汽车检测站程序文件的编写规范浅析

2014-10-21 20:07陈海燕

中国机械 2014年23期

关键词：管理体系程序质量

摘要：对汽车检测站程序文件的编写结构设计，编写方法，基本结构，内容编排，格式内容和基本要求进行了完整论述，并对程序文件进行了详细分析，以及对汽车检测站程序文件协调性、可行性、可检查性相一致。

关键词：汽车检测站；程序文件

引言

近年来，随着我国营运汽车迅速增加，汽车检测站发展也很迅速，汽车检测站的管理业日趋规范完善程序文件是汽车检测站实施质量管理的基础，程序文件对单位各项活动的覆盖程度以及程序文件的适用性。

1.程序文件的结构设计及编写方法

1.1结构设计

每个程序文件在编写前应先进行结构的设计，设计的方法是：

（1）列出每个程序中涉及的活动对应的要素要求；

（2）按活动的逻辑顺序展开；

（3）将实验室的具体活动方法进行分析，并写入相应的结构内容中。

1.2编写方法

（1）根据上述类似的程序文件结构的流程图进行展开；

（2）流程图中内容作为文件中主要考虑的大构架即大条款；

（3）根据上述的构架增加具体的内容细则即结构内容，将结构内容作为大条款中的分条款；

（4）结构内容中应主要描述谁实施这些工作，如何实施的步骤及实施后应留下的记录等；

（5）程序文件还可以包括为规定某项活动所制定的专门工作制度

2.程序文件的基本结构和内容

程序文件的格式和内容由编写的组织自行确定。但是，一个组织的所有程序文件应规定统一的内容编制和格式，以便使用者熟悉、适应按固定方法编写的程序文件。

对于原有的程序文件不规范，以及在贯标中要初次设计程序文件格式的组织，在编制程序文件前，管理部门要认真设计并规定文件内容编排的格式，要求程序文件的起草者切实按规定编写，确保写出的程序文件在一个组织内部达到格式上标准化，内容上规范化，并便于检索阅读和有可操作性。

2.1程序文件的基本结构

程序序文件的基本格式主要是指对文件的版面规格和文头、文尾的规范化设计。

（1）版面一般可采用A4幅面，太大和太小不利于保管和使用。

（2）文头：程序文件的文头一般要包括：实验室标志（名称）、程序名称、文件编号、版次（含次数）、页码、文件层次或级别、文件发布或实施日期、编制者和批准者（也可放在文尾）及日期等内容。

一份程序文件往往由数页构成，可以每页都有文头，也可以只在第一页出现文头，在后续页上只在上部标志文件编号和页码。

（3）文尾：如果文头上的内容不能全部列出时，余下部分可在文尾中列出。当需要修改信息能在程序文件中体现时，可在文尾设计修改记录。在许多情况下，采取简化的文尾，将内容直接放在文头中，不另设计文尾。

2.2程序文件的内容编排

作为管理体系文件主体的管理体系程序，其范围和详略程度取决于活动的复杂程度、所用的方法以及这项活动涉及的人员所需的技能和培训。

程序文件可以用不同形式表达，有文字形式的、图表形式的，亦可图文并茂的，只要是按规序正式发布的都具有同等效力。文字形式的程序文件可按以下大纲进行编写。

程序名称由管理对象和业务特性两部分组成。如文件控制程序，对象是“文件”，业务特性是“控制程序”。

程序文件还可以包括为规定某项活动所制定的专门工作制度。

3.程序文件的格式和内容

3.1程序文件的格式

程序文件格式通常包括：封面、刊头、刊尾、修改控制页、正文。

3.2正文部分内容

（1）目的

（2）适用范围

（3）职责

（4）工作程序

（5）引用文件及相关的记录

4.程序文件的基本要求

4.1符合标准的要求

（1）审查程序文件清单，看所列程序文件是否覆盖了适用要素及有关质量活动；

（2）审查各程序文件，看是否覆盖了对质量活动的控制要求。

4.2与其他管理体系文件协调一致

（1）与手册内容保持一致；

（2）与其他管理性文件不相矛盾；

（3）与相关的技术性文件不相矛盾；

（4）相互引用程序内容协调统一。

4.3适合于管理体系运作

（1）程序文件规定的质量活动方式应适合现行管理体系运作；

（2）人员的职责明确，权限清楚；

（3）各项活动所需的资源应得到保证；

（4）程序规定的要求在实际运作中都能够达到。

4.4逻辑上完整

（1）程序文件涉及到管理體系中一个逻辑上独立的部门；

（2）按逻辑顺序对质量活动展开描述；

（3）对各项活动的描述须有始有终，形成闭环。

4.5具有可操作性

（1）目的明确，方法清楚，切实可行；

（2）规定各项工作的责任人或责任部门，并规定工作的接口方式；

（3）按活动顺序清楚地规定工作步骤；

（4）规定应保留的记录，为事后监督检查提供依据；

（5）措辞准确严谨，实现“惟一理解”，执行时不易引起混淆。

4.6程序文件内容的掌握

（1）可不涉及具体的技术问题及操作细节，这些技术问题和细节可在支持性文具体化；

（2）对需要保密的内容可在下一层次文件中引出；

（3）对现有行之有效的管理文件，在适当之处将其引入程序，不必重复描述，但应注意引用的文件须纳入受控文件范围。

程序文件是对某项活动所规定的途径进行描述的，但并非所有的活动都要制定程序文件。是否需要制定程序文件有两个原则：一是当准则中明确提出要建立程序文件时，必须制定；二是当活动的内容复杂且涉及的部门较多，使得该项活动在质量手册中无法表示清楚时，必须制定相应的支持性程序文件。

4.7常见的程序文件的名称

根据本教材评审条文解释，需制定的程序文件包括：

（1）保证公正性和保护客户机密及所有权的程序；

（2）文件控制和管理程序；

（3）服务和供应晶的选择、购买、验收和储存等程序

（4）评审客户要求、标书和合同的程序；

（5）处理客户申诉和投诉的程序；

（6）不符合工作控制的程序；

（7）预防措施控制程序（可以与纠正措施控制程序合

（8）记录管理程序；

（9）内部审核程序；

（10）管理评审程序；

（11）人员培训程序；

（12）安全作业管理程序；

（13）环境保护程序；

（14）数据保护的程序；

（15）应用不确定度的评定程序

（16）允许偏离的程序；

（17）仪器设备维护、保养程序；

（18）仪器设备（参考标准和标准物质）期间核查程序

（19）参考标准和标准物质的管理程序；

（20）样品的抽取和处置管理程序；

（21）结果质量控制程序；

（22）结果报告管理程序。

总之，程序文件是编制质量手册的基础，一个汽车检测站在确定了质量方针和质量目标，并落实了各职能部门和各类人员的质量职责以后，要通过制定各类程序文件对影响产品质量和服务质量直接的或间接的质量活动进行控制，从而保证方针和目标的落实。

参考文献：

[1]曲艺，崔淑丽.汽车综合性能检测站质量管理体系文件的编制.山东交通科技，2011

作者简介：

陈海燕（1977-），女，四川省西充县人，青海省安凯汽车综合性能检测有限公司，助理工程师。