浅谈计算机EXCEL软件在学校教育教学管理中应用的几点体会

摘 要：相对比WORD文字处理软件来说，EXCEL软件在学校的教育教学管理中发挥着更重要的作用，对于教育教学管理数据可进行录入、处理、分析、统计等多项处理，再结合VBA、计算函数、图表等EXCEL高级功能，能更快捷、高效地解决日常教育教学管理中的问题，Excel以它简单易用、高效的特点，受到越来越多的学校教育教学管理者的青睐。

关键词：EXCEL；计算机；学校；管理；应用；教学

中图分类号：TP391.13

EXCEL与WORD一样，广泛学校的教育教学管理中，但WORD更侧重于文字编辑处理，而EXCEL除了强大的表格功能外，还具有数据统计、分析、管理等强大功能，可辅助学校的教育教学管理者减轻学校各项教育数据的处理工作量，提高数据分析的准确性和可靠性，尤其图表功能更让数据结果直观化形象性，更明确展现教育教学管理的最终结论，更提高了教育教学管理的质量，为全面提升学校工作效率服务。笔者作为一名学校校级教育教学管理者，结合多年EXCEL应用实验经验，浅谈一下计算机EXCEL软件在学校教育教学管理中应用的几点体会，与大家共享。

1 EXCEL软件功能强大，满足学校教育教学管理的需求

EXCEL软件从2007版本开始，就更新升级了操作界面见图1，功能也越来越强大，操作也越来越人性化，效率也越来越快捷。它可以进行更复杂的表格操作，进行各种教育数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、计财统计等学校教育教学各个领域，强大的功能足以满足学校教育教学管理的日常需要。例如，报表制定、成绩分析、学籍管理、档案编目、数据统计、新生编班、课表编排、教学评估等教育教学应用中总能看到EXCEL软件熟悉的身影，大大减少了劳动强度，提高了工作效率和评估效度。

图1

另外，Excel中内置大量的公式函数（见图2）可以针对学校教育教学管理的不同应用灵活选择，可以执行计算，分析信息，并管理电子表格数据信息列表与数据资料图表制作，可以实现许多事半功倍的数据运算和分析功能，带给学校管理者极大方便。还可以通过VBA实现功能拓展、更个性化的学校管理应用，例如，工资核定系统、教师人员编制平台、学校课程质量分析等等，只有您想不到的，没有EXCEL实现不了，总之，EXCEL软件功能足够强大，满足学校教育教学管理的任何需求。

图2

2 熟悉EXCEL软件操作技能，灵活提高各项教育教学管理效率

EXCEL在教育教学管理应用中占有不可替代的地位，主要用来进行报表绘制，数据分析汇总等工作，有其强大优势提高各种教育教学管理效率。

2.1 熟练EXCEL表格各种操作，制作符合学校管理需要的复杂表格

相对比WORD表格操作，EXCEL表格操作效率高，可制作复杂结构的非标准表格。学校教育教学管理工作比较繁杂，总要求制定各种复杂表格，或自行设计评估、检测、统计、分析表格，这时EXCEL软件就大显神通了。在绘制表格前一定要在白纸上按着EXCEL的提供的参考单元格画出表格结构草图，尤其是非标准表格在纸上绘制时比例失调、手绘绘制结构畸形，所以真正在EXCEL软件里绘制复杂表格时还要及时调整相应手绘不足与误差，该拆分的拆分，该合并的合并，该隐藏的隐藏，别怕麻烦，尽可能按照单元格结构把一个非标准的复杂表格制作规范、合理、适用、好用。另外，还不能忽略表格的美化、修饰操作，尽可能在EXCEL功能范围内，把表格制作得结构合理、逻辑清晰、利于后继数据增删和管理、便于统计和分析等等，这样的表格才是经过住学校教育教学管理实践考验的合格表格。

2.2 充分应用EXCEL的运算与分析能力，快速提高学校教育教学管理效率

学校教育教学管理中必不可少的考勤表格统计、课程总表、学生成绩统计分析、人事管理信息分析统计等，这都需要EXCEL强大的运算与分析功能，作为学校管理员必须提高EXCEL操作能力，掌握EXCEL的相应应用技巧，才能快速提高学校教育教学管理效率。例如，在EXCEL中，Excel函数一共有11类，而对于学生成绩的分析统计，这也是最常见的EXCEL表格应用，应用最多的就是数学函数和统计函数，需要求和、平均数函数，另外，还需要排序和筛选、条件格式等操作，才能把整班乃至学年段大量学生成绩分析统计工作高效完成，还可通过SQL语句，灵活地对数据进行整理、计算、汇总、查询、分析等处理，尤其在面对大数据量工作表的时候，SQL语言能够发挥其更大的威力，快速提高办公效率，从而大大提高了教育教学管理效率。

2.3 合理应用EXCEL制图功能，为教育管理数据增添色彩

EXCEL图表功能丰富多彩，可针对不同学校教育教学管理需求，制作出功能强大、内容各异的图表。尤其可以为学校管理的WORD总结文档和PPT汇报课件添加更具说服力，生动有趣、直观形象的图表，更易于理解和阅读、评价。建立图表之前一定要把数据表创建成功，并符合一定的逻辑关系，根据所要展示的数据内容和形式，选择图形类型，然后根据图表向导创建图表，再进行修饰，使图表更加精致，有时间的话，还可以为图表加上背景、图注、正文等等，让图表成为汇报、总结、展示中的点睛之作。

2.4 灵活应用EXCEL宏命令，使学校管理数据操作自動化

VBA虽然功能强大，拓展EXCEL功能，但对于学校管理者来说有些困难，但通过宏管理器仍可以创建和使用简单的VBA宏——只需打开Excel宏录制器：Excel将会记录您的活动并把它们转换成VBA宏。当执行该宏时，Excel就会再次执行这些操作。在此基础上，可以打开VBA编辑器增删代码，完成更高级的个性化应用。例如，自动执行需经常执行的过程：例如，您可能需要准备一个月末学校人事出勤汇总报表，如果经常需要执行这个统计操作过程，就可以一个宏完成该任务。

3 关注EXCEL操作细节，避免学校管理数据的非人为混乱

在应用EXCEL进行学校管理数据统计、运算、分析时，一定要关注一些EXCEL的操作细节，避免学校管理数据的非人为混乱。这其中比较关键的设置选项为“设置单元格格式”，这里面有很多数据的实用性设置选项，如数字、对齐、字体、边框、填充、保护等，尤其是文本和数字格式最容易混调，造成显示错误。另外，还有在数据运算分析时，一定要确定好引用的单元格，特别是跨单元簿的数据引用，确保引用正确、合理，没有任何差错，不然，差之一毫谬之千里。这就需要学校管理者提高EXCEL操作技能，积累操作经验，把相应EXCEL操作隐患剔除，生成一个无差错，高效率的EXCEL数据表格，提高学校管理效率。

综上所述，EXCEL软件已经深入到学校的教育教学各项管理工作当中，发挥着重要作用，只有在不断应用实践中，提高EXCEL操作能力，才能恰如其分的把EXCEL功能发挥出来，提高学校教育教学管理效率。

参考文献：

[1]张荣，刘斌.Excel在管理信息系统课程实践教学中的应用[J].中国管理信息化，2012（20）.

[2]田茂琴.浅谈Excel在学校教育教学管理中的应用[J].才智，2014（19）.

[3]陈京.浅谈如何利用Excel提高教学管理的办公效率[J].中央民族大学学报（自然科学版），2005（03）.

作者简介：邸德春（1961.04-），吉林磐石人，男，一级教师，信息技术学科，研究方向：信息技术教育管理。

作者单位：磐石市烟筒山镇中心小学校，吉林吉林 132302