论高校职工住房档案信息化的管理与实践

欧阳慧

摘 要：在高校住房改革不断深化的形势下，职工住房档案日益增加。将住房档案信息化、规范化，建立职工住房档案信息现代化的管理系统，成为提高高校住房管理的水平与效率的重要任务。

关键词：档案信息化 住房档案 信息化

中图分类号：F293 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）06（b）-0201-01

随着我国教育事业的快速发展和城镇住房制度改革的进一步深化，高等学校停止了住房实物分配，全面推行了住房公积金制度；原有的公有住房按照房改政策出售给教职工；由实物型住房分配转变为货币化分配，高校职工的住房条件得到了极大的改善。

1 高校职工住房档案信息化管理的背景

2005年初，根据房改政策属地化管理的原则，哈尔滨工程大学颁布了《哈尔滨工程大学住房分配货币化实施方案》，并结合学校实际情况，同时出台《哈尔滨工程大学购房、租房补贴发放和购房借款试行办法》。这是学校停止住房实物分配，开始实行住房分配货币化改革的标志性文件。截止到2013年12月，8年的时间，学校分数十批次为五千多名教职工发放各类住房补贴，总金额近三亿元。职工住房目前呈现出多样化的格局，由传统的单一的承租公房转变为承租公房与已购公房、教工已婚周转公寓与引进人才公寓、博士后公寓与外聘专家公寓及教工单身公寓等七种性质住房并存的格局。

2 高校职工住房档案信息化的推动力量

2.1 高校职工住房档案的主要内容

随着时间的推移，相关政策和文件的陆续出台与落实及各类性质的住房使用与管理，产生的档案越来越多。包括学校在不同时期与教职工签订的各种类型的承租合同、住房调配凭证单、教职工填写的住房补贴申请表、个人住房凭证，相关单位开具的住房证明材料、住房补贴发放的审核确认表、签订的借款协议等等数以万计的文字材料。另外还有关于公寓和住宅的信息包括房屋坐落、平面图、建筑面积、使用面积、物业、包烧费、房租、住户基本信息等，以及住户申请、领导批示等各类档案材料。鉴于高校住房管理的内容和形式的日益多样化，信息量越来越大，对职工住房档案信息化管理的要求越来越迫切。

2.2 职工住房档案的特点和要求

（1）职工住房档案具有很强的政策性。

住房制度改革是一项政策性很强的工作，国家、省市及学校下发了许多文件。我校在落实有关住房政策文件，又产生了很多相关的住房申报、证明和审批材料，这些信息都具备很强的政策性，涉及到国家、集体和当事人的利益，需要将相关的文件进行妥善的保管。

（2）职工住房档案具有变化性。

高校职工的住房情况是不断变化的。一是由于教职工住房调换、买卖、继承引起的变化。二是由于房屋的拆迁、改造、翻新所发生的变化。三是因为政策性的原因导致的房屋属性的变化，例如房改买断住房等情况。这些变化都需要在档案上准确记载，适时更新内容。

（3）职工住房档案具有需要长期保存的特点。

住房档案具有长期性和连续性。学校住房档案的历史往往是从建校起就一直延续下来，而个人住房档案则伴随着一个职工从入职到退休直至去世长达几十年的时间。随着时间的推移，将越来越多的高校住房档案信息用现代化的信息手段加以全面的、有效、快捷地收集、整理、归类保存和利用是档案信息化建设过程中需要解决的问题。

3 职工住房档案信息化及基本原则

3.1 职工住房档案信息化

所谓高校住房档案信息化，就是在高校房产部门的统一规划和组织下，在住房档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对住房档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

3.2 职工住房档案信息化的基本原则

（1）安全保真。

经过数字化后的住房档案信息应当符合能够体现住房档案文件的初始状况，保有“可资为凭”的属性，确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合，满足对住房档案进行真伪辨证、文字校勘、原件对照等方面的利用需求。

（2）内容整理。

我校目前纸质档案和电子档案的结合，一是完成纸质档案的归纳整理工作，为住房档案的信息化管理打下良好的基础。二是以职工为基本单位建立住房档案编号，整理归档电子文件。目标是使住房档案信息化后能够具有超文本浏览阅读、全文检索以及分析研究的综合支持功能。

（3）标准规范。

基于住房档案信息数字化成果必须适应网络传输利用的目的，所有的住房档案信息必须按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行数字化，尽可能采取通用标准。

4 提高职工住房档案信息化管理水平的措施

4.1 健全住房档案信息化的标准规范

规范统一的数据库形式是住房档案信息数字化建设的生命所在。因此高校房产管理部门要制定档案信息数字化建设的统一标准，科学实施标准化、规范化运作，从而建立起完善的住房档案信息资源共享体系。另外，为了保证相关数据的准确性与检索目录的专指性，还必须对住房档案原件的进行鉴别、统一著录标引，完善档案分类体系，确立具体的分类原则。防止因缺少规范统一的数据格式与机读目录格式标准，制约数据库系统的流通与交互功能，也就难以达到档案信息资源共享的基本目的。

4.2 建立职工住房档案信息现代化的管理系统

一般来说，住房档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是住房档案目录信息的数字化。其目标是按照楼号或者职工工号建立档案目录数据库。做好这项工作的关键是严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录数据库结构。二是住房档案全文信息的数字化。采用扫描录入方式将档案全文按原貌逐页存储为图像文件并为其编制目录索引，或是经OCR识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。

在实际房产管理过程中，可以发挥计算机的优势，利用数据库软件，经过系统分析与设计，实现数据的查询、维护、统计、计算分析、预警提示等功能的运用，通过住房档案的信息化，来提升高校职工住房管理的水平和效率。

4.3 提高档案工作人员的专业技术和相关知识水平

住房档案信息化建设是一项传统房产管理与现代科学技术紧密结合的专业工作。实现档案信息化不仅要对高校房产部门进行硬件和数据库的建设，更要培育住房档案的信息化的管理队伍。管理人员要深入学习住房档案的管理业务，了解相关的法律法规，成为既能掌握档案整理技能又精通计算机技术的复合型人才。

总之，我们还要加强档案信息化理论研究，不断丰富完善档案信息化的内涵。建立起科学合理、规范务实的档案信息化体系，是我们高校房产管理部门今后一个时期的重要课题。

参考文献

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