新时期企业办公室秘书工作探析

陈生军

摘 要：在经济快速发展带动下，企业的发展速度不断加快，在中央群众路线及党内廉政建设的开展下，对企业秘书工作的职业要求也日益严格，由于秘书在企业中处于十分关键的位置，所以其工作效率和综合素质至关重要，作为现代化的企业更需要高素质的秘书人员来实现沟通及承上启下的工作，从而使企业更快、更好的发展。文章从新时期秘书工作的职责、要求及综合素质培养等方面对企业办公室秘书工作进行了具体的阐述。

关键词：新时期 企业 办公室 秘书工作

中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）06（b）-0190-01

目前我国处于信息化时代，知识经济得到快速的发展，经济管理工作呈现出信息化、全球化和专业化的发展趋势，在这种情况下，秘书则以一种全新的思维方式开始在各个领域中得以广泛的应用。秘书部门在各种组织和机构内得以设立。企业作为社会经济发展过程中十分重要的一个组成机构，办公室作为企业组织结构中十分重要的一部门，起着中心杻纽的地位，在工作中承上启下，在企业发展过程发挥着内外沟通的作用，通过企业办公室，可以使外界能够更好的了解企业，是企业展示实力和形象的窗口。特别是在当前市场竞争日益激烈的情况下，办公室作为企业的协调枢纽部门，其秘书面临着更多的挑战和工作任务，所以对其提出了更高的要求。

1 秘书工作的职责

在现代化企业当中，由于信息化技术的快速发展，企业管理工作日益复杂化，对秘书工作的技术性和专业性也有了更高的要求。秘书作为领导的重要助手，其不仅要具有专业化的知识，而且还要学会有效的利用内外信息网络的功能和作用，能够准确的领会领导的意图，实现对信息的采集、分析、加工和处理，为领导的决策和管理工作提供高质量的信息预案，确保领导管理决策的科学性和合理性，更好的履行秘书岗位的重要职责。

长期以来在我们印象中，秘书工作只是收收文件、接下电话、传达下领导精神等一些琐碎性的辅助工作，但在当前知识经济时代，这些辅助性工作已无法体现现代秘书工作的本质特征。作为新时期企业的秘书，需要对国家的各项方针政策进行熟悉，对全球经济技术的最新动向进行掌握，对企业的动态随时进行了解，不仅会经营管理，而且还具有组织协调、运筹策划、随机应变及综合分析能力，需要秘书人员具有较高的智能、知识和能力，能够在诸多问题及表象中及时捕捉到各种信息，对事物的发展趋势进行判断和预测，从而为领导的决策做好辅助工作，而且还要跟踪决策的落实情况，这是新时期秘书工作重要标志。

2 新时期秘书工作的职业要求

企业秘书工作的主要特点就是协助办公室主任配合企业领导完成工作，要充分发挥参谋作用，为领导提供有价值的建议和意见，在领导做任何决策的过程中要积极地为领导提供具有真实性、实用性的相关信息，为领导的决策提出有效性的建议。对领导的最终决策要经过合理的分析，并且结合实际情况制定出科学的实施方案。要想做好秘书工作，不能只对领导安排的工作言听计从的实施，而是要对工作内容进行深入的分析和仔细的研究，如果遇到问题，要能及时的提出自己的看法以及解决问题的办法。一名合格的秘书人员，必须要具备较强的处理问题的能力、深入分析研究的能力以及参与决策的能力。在处理工作的过程中要做到精益求精，避免出现任何差错，秘书工作本身存在一定的复杂性，因此，一定要稳抓工作重点，做好与领导之间的交流沟通，对领导安排的工作要做到积极主动和尽职尽责，要对企业的重点问题进行研究分析，提出有价值的意见，以满足领导的决策需要。要实时严格要求自己，尽量把领导安排的每项工作落实到位。当面对千头万绪的工作时，一定要分清轻重缓急，抓住重点工作进行及时的处理。秘书人员必须具备时间观念，对于领导交代的任务，必须按照规定的时间内完成，从而形成良好的工作效率。在工作的过程中要培养自身的分析研究能力，通过仔细的研究和分析，对一些实质性的工作进行提前安排，能有效地提高解决问题的能力。要通过在工作中的实践经验，掌握企业的发展规律，并严格按照企业的相关规定进行相关工作的处理。要站在领导的角度去看待问题，为企业的发展提出一些实质性的建议，要在工作中结合领导的观点和看法，尽量做到让领导满意，要尽可能的掌握领导的习惯和处事风格，做到能准确的领会领导的意图，满足领导对工作的要求。在对领导安排的工作进行处理的过程中，如果发现问题，要及时地向领导反映，养成敢于进言、善于进言的工作习惯，通过提出有效的建议，帮助领导改正问题和解决问题。

3 新时期秘书工作中的综合素质培养

秘书工作对于办公室工作的正常运行起着至关重要的作用，进而在整个企业的正常运行中也发挥着不可替代的作用，一名优秀的秘书必须具备较强的综合素质以及职业能力。在发现问题和处理的问题的时候一定要善于运用灵活性思维。要对企业的相关规定进行带头执行，对企业的任何决策都要做到亲自参与、仔细研究。必须要具备一定的职业素质，对于企业的保密文件要做到按照保密纪律来严格执行，坚决做到不该看的不看，不该听的不听，经手的保密性文件坚决不外传。企业的秘书工作不仅仅是要为领导服务，也要为企业的职工服务，要做好与职工的沟通交流工作，协调好企业领导与企业职工的沟通关系。要做好调查研究工作，为领导提供有价值的信息，结合工作的实际情况为领导的决策出谋划策。

秘书工作不仅琐碎，而且较为复杂，是一项十分累的工作，这就需要秘书人员要具有良好的职来道德和不怕苦、不怕累的牺牲精神。秘书工作涉及的范围较广，工作内容也较多，这就需要秘书在处理问题时在具有足够的耐心和细心，避免由于自己的疏忽而给企业带来不必要的损失。对于领导的批评要正确对待、虚心接受，找出自身的不足，及时加以改正，从而提高工作效率。要在工作的过程中不断地提高自身的灵敏反应能力以及综合协调的能力等，促进自身的业务能力达到理想的水平。要在实际工作过程中不断地学习，掌握工作的特点和规律，提高理论知识水平，要能通过事物的表面现在看出本质，通过了解事物发展的规律来有条不紊的工作。在实际工作中学习经验是一个长期且循序渐进的过程，要不断的更新自身的知识结构，在工作中获取新的知识，通过不断地学习知识来充实工作过程，从而提高自身的综合素质。

4 结语

在企业发展建设过程中，秘书工作具有极其重要的作用，特别是在当前我国社会主义现代化建设的关键时期，对企业的秘书工作提出了更高的要求，所以企业需要对秘书工作进行重新定位，确保秘书工作严格在职业规范内进行实施，强化秘书人员综合素质的提升，加强对问题的处力能力，在工作中在及时更新的自身的知识及思维模式，加强工作经验积累，辅助领导决策及决策的落实，做好参谋的作用，从而为企业的健康、有序发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1] 张龙.对企业办公室工作创新的思考[J].秘书之友，2011（3）：10-11.

[2] 田永山.电力企业办公室主任的角色定位和素质修养[J].广西电业，2003（6）：37-39.endprint