让企业管理有章可循 有据可依

文｜本刊记者 孙璐

档案管理系统是建筑业开发与应用新工艺、新技术、新材料的主要依据。通过对存档的档案资料进行整理、研究、分析对比，档案管理人员能够从中找到目前企业内部所隐藏的问题，然后采取相应措施解决问题。

自从我国加入WTO世贸组织以来，欧美国家的先进技术正源源不断地涌进国内。在这种条件下，建筑业应用推广的一些新工艺、新技术、新材料正在不断加快更新的步伐，这就需要企业不断收集各种资料与数据，并进行分析研究，努力掌握技术特点，从而为以后建筑施工技术的应用推广打下坚实基础。

从某种角度来讲，档案管理系统真实反映了建筑企业的经营活动。档案管理系统是建筑业开发与应用新工艺、新技术、新材料的主要依据。不管是建筑企业用工机制的改革、安全劳动竞赛、考核绩效工资，还是项目建设的目标管理、建筑工程项目招、投标，都能够借助建筑企业的档案管理系统得到真实反映。通过对存档的档案资料进行整理、研究、分析对比，档案管理人员能够从中找到目前企业内部所隐藏的问题，然后采取相应措施解决问题。

档案管理系统用于帮助企业构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台。

档案管理系统为建筑施工企业提供了档案资料的现代化管理工具，目前来看，在建筑行业中应用的功能主要有文档一体化管理，即档案管理系统与OA、MIS、PORTAL等业务系统无缝连接。通过有效的前端控制，使大量有价值的电子文件按照点在档案管理要求自动、完整、规范地采集到电子档案管理系统中。

其中包括档案采集功能，主要完成对纸质档案材料的数字化采集处理功能，并利用网络技术，实现多人多客户端对多本档案同时进行扫描采集功能，并按操作角色进行分工及权限管理。

档案管理系统还可以实现文档的本地及远程查档、阅档功能，并采用多种安全加密处理方式，确保系统运行安全可靠。同时，根据不同的需求实现对档案信息的综合查询及统计分析功能，条件设置灵活，结果以二维表、柱状图、花名册等形式显示。利用信息技术，完成日常档案业务处理功能，包括档案案卷管理、档案材料的管理、档案零散材料收集、档案信息审核等功能。

相关调查数据显示，目前，只有44.3%的建筑施工企业引入了档案管理系统，这说明档案管理系统作为一个重要的基础应用系统在建筑施工企业中并没有广泛应用。在许多建筑施工企业中，甚至将档案管理系统与知识管理系统混为一谈，将两者视为一个内容。这些数据说明了大多数的建筑施工企业对档案管理系统的价值认识还不够，然而，还是有少数的建筑施工企业认识到了档案管理系统的重要性。中交第一公路工程局有限公司在档案资料管理系统建设方面就颇有建树。中交第一公路工程局有限公司通过档案资料管理系统实现了文件防扩散功能，系统提供文件防扩散功能，确保文件离开系统后能够安全控制。

系统自动完成原始文档格式到控制格式的转换。Off i ce文档、JPG、TIFF、GIF、TXT、HTM类原始文档格式自动转换成控制文档格式，对于授权用户可以打印的电子档案，系统能够控制在线的打印次数。对下载的电子文件能脱离系统和网络进行阅读有效期控制，阅读有效期控制尽量精确，同时，在文件流传输前对生成的标准PDF文件进行D3DES加密处理，生成临时目标加密文件，组织该目标加密文件的FTP方式URL，进行下载、硬件ID捆绑加密、硬件ID捆绑解密、D3DES解密处理。

档案资料管理系统还实现了与OA系统链接登录，在OA系统中增加档案查询系统的链接页面，点击链接后，OA系统将用户名和密码传递给档案查询系统，如果校验成功，则登录档案查询系统，否则进入提示页面。

在档案管理系统中，利用者如果需要对自己权限范围外的档案进行借阅（包括档案电子文件的浏览、下载、打印和档案实体的借阅），需要利用者在档案管理系统中提出申请单并将申请发送给OA系统，OA系统对该申请单进行审批，并把审批结果返回给档案管理系统，由档案管理员根据审批结果对申请单进行授权处理，用户可以根据授权结果完成档案电子文件的浏览、下载、打印和档案实体的借阅。

档案管理员可以在档案管理系统中通过检索等手段，采用单选或多选的方式选择需要分发的档案信息，并对这些档案信息进行授权等处理，然后发送到一个或者多个查询用户的在线申请库中，并通知查询用户在查询系统中可以根据权限进行阅读和下载。此时需要在OA系统有信息提醒，提醒利用人员进入档案系统中查看推送信息。档案管理员可以选择一个或者多个指定查询用户，系统支持将生成的分发数据包发送给多个查询用户。

在网络版档案管理系统增加数据接收的功能实现将竣工资料管理系统中的数据归入网络版的综合档案管理系统中。档案管理员可以对归入档案库中的竣工档案数据进行审核，只有审核通过后才归档接收，否则予以退回。