财务会计档案管理中存在的问题及措施

徐燕飞

摘 要：随着我国经济社会的快速发展，建筑行业飞速发展，竞争越来越激烈。在企业管理过程中，财务会计档案管理直接关系到企业财政的支出和正常运作，尤其是在建筑企业中，财务会计档案管理是其必不可少的组成部分。在社会新时代的要求下，企业财务会计档案管理有了更高的标准。就新形势下我国建筑企业财务会计档案管理中存在的问题及相应的解决措施进行论述。

关键词：建筑；财务会计；档案管理；解决措施

中图分类号：F234.4 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）13-0110-02

在建筑企业中，财务档案主要是对公司在某一时期内的经济活动、相关账目和凭证等资料的记录，能对企业的经济活动进行准确的反映，有利于对企业某一类项目进行后期的研究和调查。此外，财务档案管理作为国家最重要的档案管理，被广泛应用于各个企事业单位。因此，需要不断加强对建筑企业财务档案的管理力度，以提高企业管理水平，促进企业的繁荣与发展。

1 财务会计档案管理中存在的问题

我国建筑企业财会档案管理具有稳定性、整体性、特殊性和规律性四大基本特征。近几年来，通过在实践中吸取教训、总结经验，企业的财务会计档案管理终于取得了不小的进展，但是，构建一个成熟的财会档案管理体系还是有一定困难的。目前，财会档案管理还存在许多细节问题。

1.1 财务会计档案管理缺乏完善的制度

企业是以获取经济效益为目的的经济单位，而一个企业的经营方式和发展动向与其财务会计有着密切的联系。正因为如此，财会深受企业的高度重视，但是，财会档案管理却没有得到相应的重视，甚至被忽略，因此，在资料收集上，财务会计档案资料不全面。企业只注重会计凭证等专业资料的存档和整理，而电算化方面的归档和备份工作没有做到位，破坏了财务会计档案的内在联系和整体性。在管理上，财务会计档案管理制度缺乏规范化。财务会计档案与一般文件资料不同的是，保存财务会计档案是为后期工作反映经济活动历史，以便于为企业后期工作的重大决策提供资料和借鉴，便于后期工作顺利、有效地展开。但是，企业对财务会计档案管理的重视度不够，没有正规的、熟悉业务的专业工作人员负责相关工作，并进行档案管理；相反，财会档案大多由不同的兼职人员进行管理，人员的流动性较大，且没有接受相关专业知识、技能的培训和指导，相关的档案鉴定和销毁等工作没有得到相应的重视，以致严重影响了财务会计档案管理工作的质量和效果，甚至影响了企业的长期发展和经济效益。

1.2 缺乏明确的工作责任分配

企业财务会计具有一定的稳定性，其种类繁多、内容丰富且量大，包括会计凭证、会计账簿和会计凭证。因此，为了科学、有效地开展管理工作，保证其管理质量，大多数企事业单位选择细化分工，将其分类，并根据不同的项目进行管理。一切事物都有两面性，有利就有弊，分类管理也不例外。分类管理在提高工作便利性的同时，由于缺乏明确的工作责任分配，在实际财务会计档案管理工作过程中，相关管理人员相互推卸责任，档案部门和财务部门之间没有明确、系统地划分好工作，使本来分类就混乱的档案管理起来更加困难，使许多档案资料被管理得“无人问津”，从而严重影响了企业财务会计档案管理工作的效率，阻碍了其科学、系统的发展，影响了企业的社会信誉和经济效益。

1.3 缺乏具有专业知识、技能的管理人员

对于每一个企业来说，优秀的工作人员是其长远发展、繁荣的必要条件之一。由于财务会计档案管理的规律性和特殊性，要求相关管理人员在精通相关业务情况的同时，熟练掌握相关档案的整理分类和装订技术。财会档案管理知识广泛，涉及计算机、会计、档案管理知识和相关的法律基础等。但由于我国在财务会计档案管理方面起步晚，加之对其重视度不够，导致缺乏受正规专业教育和具有档案管理工作经验的人员。管理工作得不到应有的重视，以及财务会计管理工作人员对自己工作的错误认识，严重影响了财务会计档案管理的质量和发展。甚至有的企事业单位因未认识到财务会计档案管理的重要性，未设置相关的管理部门，档案工作没有分配给专职的工作人员，而是由不同人员兼职负责，导致财务资料、档案的整理、装订不规范，致使企业财务会计档案管理工作滞后。

2 改善财务会计档案管理的措施

2.1 提高对财务会计档案管理的重视度

要想提高对财务会计档案管理的重视度，首先要转变对财务会计档案管理工作的认识，让企业的每一个员工都要切实认识到财务会计档案管理工作的重要性。只有这样，才能保证财会档案管理工作的质量和效率，只有从思想上开始转变，才能实现企业的发展转变和突破。为了让公司员工认识到财务会计档案管理的重要性，并将政策、决定实践到工作中，就要先让企业领导认识到财务会计档案管理对企业发展的影响，同时要加强财务档案管理人员对自身管理工作的认识。只有这样，才能实现对财务会计档案管理的改进，为后期的管理措施奠定了极为必要和关键的一步。

2.2 建立完善的财务会计档案管理制度

在新时代社会发展的潮流下，根据财务会计档案管理的实际情况，在不违背国家法律制度的前提下，创建一套系统的、完整的、符合企业实际情况的财务会计档案管理制度是必不可少的，同时，需要不断强化和完善，使制度更加成熟。在国家法律法规的允许范围内，相关工作人员要勇于承担责任，做好自己的每一份工作。与此同时，要推行“管理责任到个人”的制度，明确分工，责任到每一个岗位、每一位员工，赏罚分明、奖优罚劣，保证每一个管理部门的工作质量和工作效率。

2.3 对财务档案管理人员进行专业培训

财务档案管理人员综合素质过低、缺乏管理经验会直接影响财务会计档案管理工作的效率和质量。首先，企业需要根据实际情况，招聘、分配专（兼）职人员处理每日的财务会计档案资料的接收采集、整理分类、建档归档工作，以及日常管理、调阅服务和登记备案工作。同时，提高档案管理人员的素质，定期组织专业培训，使财务会计档案管理工作人员得到新的专业知识补给。比如，电算化知识等方面的学习和培训；开展相关档案管理的法规章程，培养每一位员工的团队合作精神。员工是为企业创造社会信誉和经济效益的主体力量，只有整体提高参与财会档案管理工作人员的基本专业素质，才能更好地完善档案管理工作。

2.4 发展现代化财务会计档案管理

随着社会的发展和时代的进步，信息时代引领我们走进了新的发展纪元。现阶段，社会的进步、生产力的提高都归功于信息化，财务会计档案管理信息化是时代发展的必然趋势和要求，也是衡量一个企业管理水平的重要标志之一，建筑企业尤其如此。财务会计档案管理信息化建设不是简单的经济资源的投入与负担。财务会计档案也是经济主体极为重要的资源，发现问题并及时解决，可以为企业后期工作的重要决策提供有价值的依据和借鉴，为企业创造尽可能大的社会价值和经济价值。充分挖掘和合理利用财务会计档案、资料，也能创造出不小的成果。时代在进步，财务会计档案的管理和发展也要与时俱进，实现财务会计档案管理信息化、现代化，不仅是对财务会计档案管理人员的挑战，同样也是企业发展新的机遇，为档案管理的规范化、科学化和专业化创造条件。

3 总结

财务会计档案管理关系到企业的发展与繁荣，是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据，因此，在日常工作中，要将财务档案的管理工作重视起来，同时组织财务会计档案管理人员进行专业知识、技能的培训，建立完善的财务会计档案管理制度，使财务会计管理信息化，从而提高财务会计档案管理工作的质量和效率，为企业创造更多的经济效益。

参考文献

[1]谢绍文.简析企业单位财务会计档案的管理[J].新财经（理论版），2012（03）：20-22.

〔编辑：刘晓芳〕

Abstract： With the rapid development of Chinas economy and society， the rapid development of the construction industry， competition is increasing. In the process of business management， finance and accounting records management directly related to the proper functioning of financial expenditures and， especially in the construction companies， financial accounting records management is an integral part of its. At the request of a new era of social， financial and accounting records management companies have higher standards. Be discussed on the new situation of Chinas construction enterprises in the financial accounting records management problems and corresponding solutions.

Key words： architecture； financial accounting； records management； solutions