高校科研档案管理存在的问题及对策构想

李燕

王锵

韩华

王理

康小龙

（西安理工大学，西安710048）

0 引言

高校科研档案形成具有保存价值和开发利用价值，主要记载的是高校广大教职员工在科研教学活动中的研究方法和研究经验成果等，反映的是高校的科研领域与研究方向。它便于人们了解各领域所研究的深度，为高校从事科研的人员提供了一定的借鉴，使其避免一些重复的研究，对提高教学质量和科研水平有着举足轻重的作用，它已成为影响学校综合实力的重要因素。

2013年底，教育部提出了关于深化高等学校科技评价改革的意见。意见中指出高等学校是国家创新体系的重要组成部分，科技评价是高校科技管理的重要手段，也是宏观管理和资源配置的重要依据，具有突出的导向作用。意见中指出的高校实施的科学分类评价办法，主要是建立科学合理、各有侧重的评价标准。若要建立一套这样的评价标准，高校科研档案的管理就显得非常重要，完善的科研档案管理将为之提供准确的数据基础。

随着高校科研能力的不断提升，科研工作中形成的具有保存价值的材料数量也大幅度上升，其管理中也随之出现了许多不尽人意的地方。因此，就需要我们协调好各方面的工作，建立健全制度，提高科研档案的管理质量。

1 科研档案的种类

一般高校的科研档案是在学校及学生的科学活动中形成的，经过一定的整理形成具有价值的文字、图表、声像等各种形式的数据和载体的历史记录。高校科研档案具有专业性、成套性和载体类型多样化等特点。

1.1 科研管理档案 科研管理档案指在科研管理工作中所形成的文字、图表、数据和声像等各种形式的材料。主要包括：学校颁布的有关科研工作的规章制度、科研项目和成果统计报表、经费来源情况以及学术活动材料来源等。

1.2 科研项目档案 科研工作是高校发展的生命线，高校教师从申请到完成一项科研课题，需要经过从课题立项、论证到课题研究、鉴定，最后课题结题的过程，是一个系列的整体过程。

2 科研档案管理面临的主要问题

高校科研档案与其他门类档案的特点有所不同，这就导致在高校科研档案的管理中会出现一些问题，例如：归档材料不齐全、归档不及时等。同时，档案管理人员的素质和信息化建设的程度也对档案管理质量有着严重的影响。

2.1 科研档案归档不完整、不及时 目前，科研档案管理制度普遍不够完善，因此高校相关部门对档案工作的重视程度也不够。高校的教学科研人员和师生员工归档意识不强，很多科研人员认为归档不安全，觉得档案放在自己手里使用更加便捷，从而造成许多应归档的材料没有归档，导致归档的难度越来越大，严重影响高校科技归档的收集和整理，使科技档案资源没有充分记录和反映科研项目的活动全貌，也无法反映一所高校的整体学术水平，更无法有效地开发利用高校科研档案资源。

2.2 科研档案管理的数字化、网络化建设不足 现阶段，收集整理的科研档案中文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像少。科研档案存档后利用率低，有些存档没有意义，大部分档案只存不用。总体来说，大部分高校科研档案管理的数字化、网络化建设不足，这是导致科研档案的利用率不高的重要原因。

2.3 科研档案管理人员综合素质不高 由于科研档案的归档工作缺乏制度保证，高校在科研管理机构设定岗位的时候，没有将归档工作列入个人的岗位职责，这就导致部门科研管理人员责任心不强，不能主动完成归档工作。而且，大部分科研管理人员都是兼职完成归档工作的，缺乏系统的档案专业知识，对档案价值及其对高校发展所起的作用没有足够的认识，这会对档案的管理质量造成一定的影响。

3 改善科研档案管理现状的几点构想

普遍来说，现阶段各个高校科研档案的管理存在很多问题，导致档案归档不及时，利用率低。因此，探寻改进高校科研档案管理的方法，提高科研档案的管理质量和利用率是非常重要的。

3.1 分级管理模式 在科研档案管理中，学校由于管理部门人手少，任务重，从而影响档案归档的质量，造成科研文件材料残缺不全。

因此，学校应考虑制定提高档案管理质量的相关规章制度，从校级、院级、个人三级入手[1]，加强校级和院级管理，提高个人归档积极性。首先，学校应重视科研档案的管理工作，给予一定的人员支持、政策支持和经费支持。其次，二级学院应配合学校做好科研档案管理工作，在学院设置专人负责档案的催交、收集和整理。第三，让教师认识归档的重要性，并积极参与其中。为了督促教师认真对待科研档案归档工作，可以考虑把科研档案收集工作与教师的绩效评价结合起来[2]。

3.2 信息化建设 大部分高校的科研档案都存在重档轻管、只存不用或者利用率低的问题，主要原因在于绝大多数的科研档案都是纸质档案，不利于完成统计分析等工作。因此，加强科研档案的信息化建设[3]，可以把死档案变为活档案，从而实现档案的高效利用，促进高校科研水平的提升。当然，在进行信息化建设的同时，也要注意保证科研档案的保密和有效利用的兼顾。

3.3 提高档案管理人员素质 由于学校对于科研档案的管理工作重视不够，大部分科研管理人员都是兼职完成归档工作的，缺乏系统的档案专业知识，从而影响科研档案的管理质量[4]。因此，应当对科研档案管理人员进行专业的培训，并加强保密意识，从而提高科研档案管理水平。首先，科研档案管理人员要积极参与档案专业绩效教育，熟悉科研工作的流程，主动参与档案归档工作。其次，科研档案管理人员需要加强自身的修养和职业道德教育，严格遵守工作纪律和保密工作。最后，科研档案管理人员还要强化服务意识，培养爱岗敬业、无私奉献的精神，从而提高科研档案管理人员具有端正的工作态度、高度的责任心，以更好地服务与高校的科研发展。

4 结束语

科研档案的管理质量对促进学校科研成果管理和转化利用至关重要，但随着高校科研工作的蓬勃发展，各高校就需要提高对科研档案的重视程度，不断加强科研档案的归档工作管理力度，使其更好地服务于教学、科研等其他各项工作。科研档案管理普遍存在着归档不及时、不齐全、重档轻管、缺乏科学规范管理和制度保证等问题。要改善上述问题，可以考虑从学校、学院和个人三级加强科研档案管理意识，制定完善的科研档案管理制度，以此提高科研档案管理人员的综合素质，促进高校科研工作的蓬勃发展，实现科研档案的高效管理和有效利用。

[1]何玉艳，郑慧.高校科研档案三级管理模式研究[J].兰台世界，2013（6）：59-60.

[2]黄贞俍.高校科技档案收集工作与教师绩效评价的互动研究[J].科技教育创新，2011（19）：140-141.

[3]顾维维.科研档案信息化建设工作初探[J].办公室业务，2013（8）：161-162.