浅析高校职工住房档案信息化管理

欧阳慧

（哈尔滨工程大学，哈尔滨150001）

0 引言

高校职工住房档案是高等学校的房管部门对教职工住房和公寓以及与之相关一系列事务进行管理的工作过程中，在房产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房产权属管理工作和住房补贴发放管理过程中直接形成的有保存价值的历史记录，是高校职工住房管理工作的真实记载和重要依据，是高校档案管理工作的重要组成部分。

1 高校职工住房档案的主要内容

高校职工住房档案除少部分是在其形成过程和前期运动阶段中就采用了数字化记录形式以外，绝大部分档案是纸质档案。包括有房屋土地证、不同时期与教职工签订的各种类型的承租住房合同、住房调配凭证单、公寓延长租住协议、教职工填写的住房补贴申请表、领导批示、职工与配偶个人信息、个人住房凭证，相关单位开具的住房证明材料、住房补贴发放的审核确认表、签订的借款协议等数以万计的文字材料。另外还有关于公寓和住宅的信息包括房屋坐落、平面图、建筑面积、使用面积、物业、包烧费、房租、住户基本信息等各类档案材料。

2 住房档案信息化建设

2.1 住房档案信息化建设的意义 在深化城镇住房制度改革的大背景下，高等学校职工的住房形式呈现出复杂多样性。如全面推行了住房公积金制度；原有的公有住房按照房改政策出售给教职工；由实物型住房分配转变为货币化分配。伴随而来的是产生了大量的纸质文档。如何进行有效、方便快捷的查询管理，对其进行统计分析，为决策提供有力的事实依据，是摆在高校房产部门面前的迫切需要解决的问题。

2.2 住房档案信息化建设的涵义 住房档案信息化建设是指运用信息技术提高高校住房档案工作的现代化水平，重新思考职工住房档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中职工住房档案管理与应用的基本框架与基本方法，实现高校职工住房档案管理更好地适应住房制度改革和快速发展的教育事业。

2.3 住房档案信息化的技术

2.3.1 办公自动化OA技术 办公自动化技术分为三个不同的层次：第一个层次是事务型办公自动化系统，只限于单机或简单的小型局域网上。第二个层次是信息管理型，是把事务型办公系统和数据库紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。第三个层次是决策支持型。它建立在信息管理级的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。住房档案电子文件信息的生成、传输、加工处理都离不开办公自动化技术。

2.3.2 数字化技术 数字化技术也是档案信息化的基础技术。住房档案信息数字化即将纸质文件等传统介质的文件和已归档保存的电子形式的档案，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等现代信息技术手段进行加工处理，将其转变为数字形式的电子媒体并制成住房档案信息数据库，拓展档案信息资源开发利用，为实现网络环境下的住房档案信息资源共享奠定基础。

2.4 数字化档案与纸质档案的关系

2.4.1 纸质档案是数字档案形成的基础 除了部分档案信息资源是由其形成者直接以数字形式形成外，相当部分的档案还必须依靠管理人员去进行收集、加工整理，然后转换成数字形式才能上网提供利用。数字档案信息的原生性、真实性和可靠性必须以纸质档案作为保障。

2.4.2 数字化档案为纸质档案提供了新的管理和服务机制 纸质档案管理，其核心是拥有纸质档案文件实体，并进行收集、整理、鉴定、保管、统计及利用等业务工作。而数字化档案则打破了纸质档案的物理界限，引入逻辑的、动态的档案信息资源和信息管理系统，能够灵活方便地搜寻、选择、联结档案信息资源。正是这种动态搜寻联结机制，极大地延伸纸质档案的信息服务能力，从而提高档案管理利用水平。

3 高校住房档案信息化的实现

3.1 档案信息化理论体系建设 当前哈尔滨工程大学的住房档案信息数字化分为两个层次：一是住房档案目录信息的数字化。规范住房档案信息的著录标引，按照楼号和工号建立档案目录数据库。系统将档案划分为住房档案、人员档案、补贴档案三大类，即互相独立，又密切关联，档案管理人员可以进行灵活的查询和联结分析；二是职工住房档案全文信息的数字化。采用扫描录入方式将档案全文按原貌逐页存储为图片格式。并为其编制目录索引，或是经OCR识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。利用数据库软件，进行系统分析与设计，实现数据的查询、维护、统计、计算分析、预警提示等功能。住房档案的信息化，实践着一种新型管理模式，迅速、多方位地检索到档案资料，提升了高校职工住房管理的水平和效率。

3.2 档案信息系统标准化建设 住房档案信息化建设的焦点与核心问题集中表现在实现档案信息系统标准化问题上。针对电子文件与电子档案的管理标准化，国家档案局、建设部、国家科委、国家质量技术监督局等部门先后发布了4个有关CAD电子文件的管理标准及《电子文件归档及管理规范》，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档等作了指导性规定。与此相关，还制定了《档案著录规则》等近十个国家级行业标准，但还存在标准和政策配套建设上的缺陷，仍需加强制定档案信息管理制度标准。

3.3 住房档案电子文件的管理原则 ①全程管理原则。职工住房档案的电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期要进行全程管理。电子文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。②原生态保存原则。电子文件的内容、结构和背景信息要与形成时的原始状况一致。只有将原始文件格式的电子文件保存在其原始生成信息系统中，才能100%地确保其“原始性”，从而最大限度地确保电子文件的真实性。这就是电子文件原生态保存策略。③完整性原则。要求生成电子文件的职能活动、电子档案文件的内容、结构、作用、办理过程、结果、上下文关系、对其产生影响的历史环境等信息以及数据属性无缺损。例如：教工周转公寓分配档案就要包括会议纪要、“教职工公寓管理办法”文件、教职工公寓申请表、人事部门审核凭证、职工与配偶个人信息、打分排队表、个人选房凭证、保证金交款协议书、与教职工签订的公寓租住合同、领导批示、公寓延长租住协议、退房记录、房屋平面图、使用面积、物业、包烧费、房租、住户租住情况等完整信息内容。④多种载体、多套保存原则。具有永久保存价值的住房档案电子文件，按照多种载体保存原则，应同时保存文件的电子版本和纸质版本，并且一式三套：一套封存保管；一套供查阅使用；一套异地保存。⑤安全保管原则。是指保存电子文件的载体和电子文件的信息要安全。要依靠电子文档保护技术来维护电子文件的载体安全，以确保存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性；要依靠信息安全技术来维护电子文件信息安全，以确保电子文件信息内容完整、不被篡改、不泄密。

高校职工住房档案信息化工作是一件涉及面广、复杂性高、长期的、系统性工程，需要必要的组织协调与科学合理分工。

[1]GB/T 18894—2002，电子文件归档与管理规范[S].

[2]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001年8月.

[3]富平，李鹏云.浅谈传统图书馆与数字图书馆的融合——兼谈国家数字图书馆业务建设[J].数字图书馆论坛，2008(8).