论电子档案管理中的安全性

黄念

【摘 要】随着电子技术的更新和网络的快速发展，电子档案也随之悄然发展，如何加强对电子档案的安全管理已成为一个十分重要的课题。文章结合工作实践，分析了电子档案在存储、使用和维护过程中可能产生的安全问题，并提出相应的改进措施。

【关键词】电子档案；安全性

随着电子技术的更新和网络的快速发展，越来越多的机关、企事业单位大力开发OA软件、推广无纸化办公。文件通过电子技术在加速处理，纸质载体这一形式正逐渐被计算机代码所取代，并在日常文书、档案管理工作中占据越来越重的地位，发挥着不可替代的作用。在我国电子文件可解释为“适合于数字计算机操作、传递和处理的文件“；电子档案定义为“具有保存价值的已归档的电子文件”，两者的出现和使用，提高了档案的利用效率，减轻了从业人员的劳动强度，是档案发展的必然趋势。

我国的文献档案历史由来已久，对于传统载体的档案，早已摸索出一套保护档案安全、维护档案真实的方法和技术。上世纪90年代起，电子技术的发展，档案数字化的出现，对电子档案的安全保障提出了新的要求，加之电子档案与生俱来的特点决定了它在安全管理上的特性，传统的保障方法不再适用于电子档案管理。作为档案从业人员，应不断探求和摸索确保电子档案安全的方法。

一、建立健全电子档案管理制度

制度的空白，极易导致使用不规范、责任分解不到位，由此迫切需要建立一套适合本单位的切实可行的电子档案保障制度，来规范网络层、系统层、用户层和管理层、员工层的操作使用流程，并严格执行，落实到位。制度是一切管理之根基，“人”是在管理工作是最不易受到约束的一环，每个人都具有个自的性格特点、思维模式、处事风格，如果缺乏制度约束，势必造成办事流程不规范，制度的关键就是在于对“人”的管理。

二、注重加强专业人员队伍建设

注重加强档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意队伍职业素质的再教育培养。电子档案事业的发展壮大，从业人员不光要求具备档案方面的专业知识，熟悉档案工作的各个环节，还需努力掌握科学管理的原则和方法，有较强的计算机运用能力，能适应电子技术发展带来的新挑战，从而提高工作效率，提高档案质量。

三、保障电子档案环境安全

电子档案的环境包括存放环境及电子档案所依赖的计算机设备的硬件环境和软件环境。

（一）建立适合磁盘光盘等介质的保存环境，保证电子档案载体的安全

确保适合存储介质存放的温度、湿度并定期进行空气净化；将电子档案避光保存，避免阳光直射，而使得介质弯曲、变形；电子档案应采用密封保存的形式，尽量减少灰尘的侵蚀；防虫害、防外力碰撞、防化学试剂腐蚀；避开磁场、电力等特殊场所等。

（二）使用带有防御功能的硬件设备

计算机设备是电子档案所必须依赖的载体，随着各种情报窃取、“黑客”入侵、病毒出现，提高设备安全性，设置多重“防火墙”、及时查补安全漏洞，更新系统、安装杀毒软件等措施能有效阻止“黑客”及病毒的入侵。保存高密级档案的计算机，应切断与外部互联网的物理连接，从而达到有效的防控。

（三）采用安全级别高的专业档案管理软件

电子档案的管理软件，一方面能有效管理档案，另一方面防止无权限者操作系统和信息资源，加之采用身份验证和文档加密等手段，进一步确保档案安全，防止非法用户截获机密文档，以真正确保电子文件的完整和安全。

四、规范电子档案的使用

电子文件要做到及时归档，及时备份。网络和计算机等硬件设备出现故障将造成非常大的危害，这就要求及时将信息备份。电子文件形成电子档案后，应做到至少备制三份，一份用来保存、一份查阅，一份异地保存，以防止突发情况造成的不可挽回的损失。

依据电子档案的机密级别，授予访问者不同的权限，从而进行有效管理。对于内容不是完全公开的电子档案，不宜用副本方式提供使用；对于副本的提供，必须在有效的监控下进行。

五、建立“双套制”模式，确保重要信息完整

因电子档案的原始性、真实性、完整性等特性，纸质档案相较于电子档案仍具有它的优势，在一段时间内，仍将与电子档案互补并存，“双套制”不失为一种理想选择。所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档，它的管理特点是避免两种载体的不足，充分发挥各自在档案管理上的优势，既具有纸质文件的完整性、原始性，又有电子文件的方便快捷，将安全与便捷共存，有在效提升使用效率的同事，确实档案的信息安全。

随着科技技术及互联网的快速发展，电子档案安全管理方面将面临越来越多的新课题，需要我们从者业不断提高专业素质，不断更新专业技能来适应新时代的档案管理要求。

参考文献

[1] 王萍，宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社，2006.

[2] 薛四新，杨艳，黄存勋.现代档案管理基础[M].北京：机械工业出版社，2006.endprint