档案管理数字化的重要意义及工作重点

【摘 要】档案管理数字化工作要想在现代事业单位中进行广泛性的普及，培养专业人才，保障录入质量，在工作过程中，有关部门应积极推进档案管理数字化的发展，满足档案管理工作的实际需要。

【关键词】档案管理；数字化；工作重点

档案管理数字化是现代档案管理的发展趋势，其对于提高档案管理的质量，强化档案的管理有着重要的作用。在对档案管理数字化工作进行研究的过程中，我们发现档案管理数字化工作要想在现代事业单位中进行广泛性的普及，有关事业单位应首先对档案管理数字化的实际的意义进行了解，同时对档案管理数字化工作中的重点进行掌握。只有这样才能有效的促进档案管理数字化在事业单位中的应用。

一、档案管理数字化的意义

（一）高效便捷，易于管理。档案管理数字化是将档案管理与现代电子技术相结合，将纸质的档案转化为数字档案，在电脑中进行存放。由于数字档案其存放于电脑之中，以电子数据信息的形式存在，因此数字档案仅占有虚拟空间，而不占据实体空间，这就有效的减小了工作人员在进行档案查询与整理过程中的困难，降低了工作人员的工作量。又由于电脑系统在查询，搜索等方面具有一定的优势，因此在进行档案查找与编辑的过程中，可以有效的减少档案管理人员的工作时间，提高了档案管理的工作效率。

（二）系统严密，安全性高。传统纸质档案由于数量巨大，占地面广，因此在进行档案管理的过程中经常会由于管理过程中的疏漏造成档案信息的外泄或者档案的丢失与损毁，使得档案管理的质量下降，并对事业单位中工作人员的个人隐私造成影响。对档案管理进行数字化管理后，工作人员可以通过电脑技术的应用，建立起有效的电子档案管理系统，并针对档案的重要性设立不同层级的安全保护措施。同时，针对档案的查阅进行严格的规定，可以通过设立密码，指纹识别等方式，提高档案的管理的安全性。

（三）网络管理，调取方便。我国大多数事业单位内部都建立起了适宜企业内部工作展开的局域网络，企业各部门之间可以通过网络的应用加强部门间联系，实现各部门间资源的共享。档案管理工作人员将档案信息录入电脑系统后，企业中的各部门可以通过单位内部局域网络，通过密码验证的方式进入档案数据库中进行档案的调取与查阅，这样不仅可以减少档案调取过程中的时间，同时也减轻了工作人员的工作负担，使得工作人员的档案资料可以在企业内部进行快速的流通，提高企业各部门间的办公效率。

二、档案管理数字化的工作重点

（一）建立管理体系，完善管理制度。档案管理数字化在我国刚刚开始普及，我国大多数事业单位在进行应用的过程中，在管理制度与管理方法等方面仍存在着不足。因此有关事业单位应加大对数字化档案管理的了解，在原有档案管理的基础上进行新制度的建立，通过建立管理体系，完善管理制度的方式，促进数字化档案管理的进一步完善。值得注意的是，在进行管理体系以及管理制度的建设过程中，有关人员应对数字化档案管理的科学性，合理性进行有效的引导，确保数字化档案管理可以保有旺盛的生命力，不断的向前推进。

（二）培养专业人才，保障录入质量。由于数字化档案管理需要借助计算机技术以及网络技术的支持，因此传统的档案管理人员在进行工作的过程中经常会出现一定的局限性，难以有效的对计算机进行操作，无法完成正常的信息录入与管理工作。鉴于此，有关事业单位应对单位内部档案管理人员的素质进行提升，保障管理人员的工作质量。首先，事业单位应有针对性的进行专业人才的培养。针对数字化档案管理对计算机技术与网络技术的需要，组织档案管理人员对计算机技术以及网络技术进行学习，并在学习一段时间后进行技术的考核，以便验收培训的成果。其次，要保障信息录入的质量。档案信息是事业单位员工的基本信息，其对事业单位内部员工未来的发展，以及事业单位对员工的了解等都有着一定的影响。因此，有关事业单位应加强对档案信息录入的监督，确保信息录入的准确性。

（三）关注网络安全，提高技术应用。就目前我国的网络环境而言，其在很多方面存在不稳定性。尤其网络安全问题更是现在社会大众普遍关注的问题。档案管理数字化需要将档案信息进行网络化管理，实现档案信息的网络流转。因此提高网络安全是实现网络管理数字化的重要条件之一。档案管理部门在进行网络安全管理的过程中，首先，应注意对网络安全技术的应用，对现代网络科技的发展给予关注，积极引进最新的病毒查杀软件，提高网络的安全系数。其次，工作人员在进行电脑操作的过程中，应保持小心谨慎的态度，避免进入不安全的网站，点击不可靠的邮件。最后，工作人员应做好电子档案信息的备份，避免因病毒袭击造成电子档案的丢失，影响档案管理工作的进行。

（四）完善硬件设施，打造保密机制。要想有效的促进档案管理的数字化，有关事业单位不仅要从人员与制度等方面入手，同时还要对档案管理过程中硬件设施给予足够的关注。档案数字化管理中的硬件设施主要指电子计算机设备，扫描设备等。由于现代电子产品更新的速度日新月异，因此档案管理部门应定期的对市场上的电子产品进行关注，对于本单位中过于陈旧的电子设备进行及时的更换与维修，以满足档案管理数字化的需要。

三、结语

综上所述，档案管理数字化是对事业单位档案管理工作的一次有益的推进，其对于提高事业单位档案管理质量有着重要的作用。在今后的工作过程中，有关部门应积极推进档案管理数字化的发展，满足档案管理工作的实际需要。

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作者简介：李洁华（1963- ），女，广西容县人，馆员，主要从事档案管理工作。endprint