档案工作在医院管理中的作用

王春静 郭冀慧

(河北省唐山市人民医院 河北唐山 063000)

作为科技事业档案重要组成部分的医院档案，是医疗卫生事业单位开展业务活动的真实记录，面对现阶段社会发展的新形势，医院的整个工作都面临着新的机遇和挑战，这也对医院档案工作提出更高的要求。

1 要领导重视，完善制度，是做好档案工作的首要条件

医院档案工作涉及方方面面，反映了医院整个工作的全过程，为医院的职能服务提供了有效途径。基础工作做的好坏，一方面与档案管理人员的责任心有关，另一方面领导对档案的重视程度是档案工作发展的关键。医院领导要充分认识档案工作在现代化医院管理中的重要位置，应投入大量的精力关心档案建设，支持档案工作，要想方设法创造条件，加大资金投入，配备先进设备，培养选拔高素质的专业人才。加强制度建设，使档案工作走上制度化、规范化的路子，并与年终考核相结合，才能充分发挥综合档案管理在医院工作中的作用。

2 加大档案收集力度是做好档案工作的基础

在档案规范管理中，除了相应的硬件条件外，做好其基础工作是十分重要的，这其中档案的收集工作又是最重要的，因此一定要牢牢抓住收集这个重要环节。只有做到全面地收集资料，才能为档案的服务奠定基础。档案是档案服务工作的物质基础，做好档案工作，首先就要拥有档案资源，没有档案，其服务就无从谈起，因此要不断加强档案的收集的力度，认真做好档案收集工作。由于有些领导的不重视，档案资料“为我所用”的现象严重，该交存的不交存，散失在个人手中。再加上科室人员岗位的变动，没有严格的工作交接手续，造成文件资料的丢失和损毁，给医院工作造成的损失是无法弥补的。例如:设备维护工作如果没有资料，保养不及时，遇上故障维修时，找不到资料、图纸，不仅会给工作造成很大的损失，还延误了患者的就诊时间。另外，基建档案如果资料保存不完整，工程施工不注重档案的归档，在以后的水电管线维修、建筑等出现问题故障时同样无法解决。对此，要进一步完善档案的收集归档制度，纳入有关人员的岗位责任制中，并作为年终考核的一项重要内容。同时档案人员还要具备强烈的主人公意识、较高的业务素质和极强的协调能力。档案人员要与各业务科室加强联系，沟通信息，了解本单位工作性质、职权范围、机构设置情况，要做到平时收集、集中收集与年终收集相结合，及时把应该归档的资料收集起来，从而做到广泛收集。

3 提高档案工作者的整体素质是做好档案工作的保证

档案管理现代化的实施对档案管理人员素质提出了更高的要求。档案管理人员不仅要具备很强的责任心和良好的职业道德，以及极高的政治素质，还要具有较强的档案创新意识。档案人员要不断加强档案管理知识的更新，刻苦学习新业务、新知识、新技术，特别是计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网等现代化办公设备在档案工作中的应用，要求档案人员要熟悉和掌握复制、缩微、视听以及电子计算机、网络等现代技术知识，提高综合能力，更好地为医院发展服务。

4 借助网络技术，加快档案信息网络化的服务步伐

医院管理的过程就是一个获得信息、处理信息、利用信息的过程，它是一个综合性的管理系统，医院档案管理作为一个子系统在运行过程中，将会越来越深入地融入到医院整体信息化工作中，为医院管理提供越来越多的综合信息，形成更具有综合效益的资源库。它的发展走向必然要求医院建立档案管理网络，形成信息、档案管理一体化模式。

医院档案工作的信息化，单靠医院档案部门是无法胜任的，必须把档案工作信息化纳入医院办公自动化的总格局之中，依靠办公自动化系统的开发部门、文件形成部门的协作，将档案信息化与办公自动化融为一体，同步进行，协调发展。

5 探索医院档案开发利用的新途径，更好地为医院发展服务

医院档案反映了医院的基本业务活动，是医院建设和发展过程中形成的宝贵财富，理应服务于医院工作。随着我国卫生事业改革的深入，各个医院都在不断地摸索和调整适合医院发展的策略，积累了一些成功的经验和失败的教训，医院档案室要有针对性地开发档案信息资源，为医院领导的决策提供参考。医院档案室还可以通过医院院报和医院OA网刊登和公布医院档案管理工作信息，利用实物档案和照片档案以举办展览的形式，向医院各科室进行院史教育，介绍室藏，推动档案的利用。