浅谈档案保管工作的意义和任务

杜永江

（威海职业学院，山东 威海 264200）

中国的发展有着源远流长的历史，而随着社会的发展，文字的产生，国家机关利用文字来记录事情的前因后果，上传下达，就形成了文件文书。而将这些文件文书进行整理就形成了现在的档案。档案涉及的范围非常广，包含了各种各样的人以及各种各样的团体。同时它的记录方式也是多种多样的，覆盖了纸质和音像的各种形式。而档案也因为他的真实性，可参考性在社会主义现代化的建设过程中发挥着举足轻重的作用。

档案是一种必须要坚持的社会形式，以纸质或音像的形式存在并且其中一些重要的有价值的内容要永远保存下去，为子孙后代学习继承。但是我们同时也要注意到随着时间的推移，一方面，档案的数量在不断地增加和日益完善；另一方面，档案在保存过程中由于很多原因也在不断的被损坏。

对于日益增长的档案，通过整理档案和加强分类来解决这一矛盾，而对于容易被损坏的档案，则通过加强档案的保管和管理来解决。当然不得不承认目前还有很多关于档案保管的问题有待解决。例如：因为时间过久纸质材料的老化、纸上的字迹也变得模糊不清，甚至有些纸质材料因为时间久远变成了纸片纸屑，到了不能再用的程度。另外还有一个问题，害虫吞噬纸张，影响档案的保存。另外档案保管的环境比较落后，很多建筑破旧阴暗潮湿。

文化大革命“四人帮”的破坏，给档案保管方面带来的后果也是十分严重的。破坏了档案管理制度同时也损坏了一些国家重要档案，各地的档案保管机构，档案馆也在不同程度上受到了打砸破坏，影响了档案保管的寿命。

总之，档案保管工作是一项重要又艰巨的任务，一方面，我们希望档案保管长久下去，真实地反映国家社会情况，为子孙后代服务；另一方面，档案保管由于自身原因和客观原因，寿命又是非常脆弱的。为了解决这些困难的问题，必须加强档案的保管工作，使档案保管能够在一种稳定健康的环境里更长时间的保存下去。

维护档案的完整与安全，是档案保管工作的最重要的内容和核心环节。从很大意义上来讲，档案保管由于受到环境和人为因素的影响，要想使档案保管工作正常顺利进行，我们要不停的和自然和社会进行一定的斗争，从而保证档案的完整与安全。总结来说，档案保管工作应该做到四个大的方面：完整、有序、保密、安全。

而要想做好档案保管工作，首先要建立和维护档案的存放秩序，由于档案的作用是为了方便人查阅，对后代有一定的参考价值。所以要对不同类型的档案进行分类规整，并按照一定合理的顺序进行排列。这种有序排列，既能保证档案保管的完整与安全，又能方便他人对于档案迅速进行查阅和抽取。所以我们一定维持好这种合理的科学的有序保管，是档案保管更合理更规范。在做好规范的情况下，其次我们要保证档案的安全，这里我说的安全就是不让档案发生损坏，不管是人为的还是自然的。虽然档案很多是纸质的，随着时间的推移，很难保存这些纸张，容易让这部分档案发生损坏，所以我们要有针对性的让这些档案存放在干净整洁干燥的环境里，降低档案由于自然原因发生损坏的几率。而对于人为因素来讲，在人们对档案进行查阅的时候，档案按管理部门要做好思想教育和警示工作，并对这些查阅者实行严格的监管，确保档案完整借出，完整归还，从而将对人为因素对于档案的损坏。

最后要维护基于政治原因下档案的安全，由于档案自身的性质和特点，档案中所记录的一些信息可能涉及到个人隐私甚至国家安全，而一旦这些信息被一些不法分获悉，会对个人乃至整个国家造成巨大的伤害。所以档案保管一定要做到安全和保密，不让档案丢失或泄密，影响到个人或国家的发展前景。

而做好档案保管工作也对我们档案管理人员提出了一些基本要求：

（1）预防为主，整治为辅。为了安全完整的保管好档案，我们有很多科学规范的方法。但概括起来说无非是从自然角度和人为角度来进行预防政治。首先，从自然的角度，要注意档案报管的环境，要注意防火、防水、防尘、防潮、防鼠、防虫、防光、防霉等，这些因素如果不多加注意，都会让档案由于自然原因而发生无故的损坏。其次，从认为角度来说，要注意防偷窃、防破坏等等。有些人可能不注意档案安全问题，在借阅时不注意，导致档案发生丢页，损页甚至丢失的不良后果。所以我们一定要注意对档案借阅人员进行提醒和教育。把这两方面的问题解决了，就可以从很大程度上有效地阻止档案文件的损坏。但一旦档案真的发生损坏之后，我们又该怎么做才能让档案损失降到最低呢。如发生丢失，一定要追查丢失的源头，想尽一切办法找到丢失的档案；如发生破坏或火灾等事故造成档案损毁，一定要追究相关人员的责任；如因为灰尘、潮湿、老鼠等自然因素造成了档案的破损，要对档案进行恢复，加强对纸张的保护或者对模糊不清的字迹进行进一步的修正等。在防和治两个方面，防是最重要的，因为很多档案还是完好的，所以我们先要做好预防工作。另外档案一旦发生损坏，修复是很难的，即使修复了，很多时候也很暗恢复成原貌。所以对于档案保管来说，预防才是保管的根本办法。但强调以防为主，并不意味着整理恢复就不重要了。因为很多档案通过修复，同样起到了给人查阅，传承成果的作用。所以预防和整治是相辅相成，缺一不可的。

（2）有的放矢，统筹兼顾。由于档案自身的性质和特点，有些档案是非常重要的，甚至是机密的，是需要永久保存和流传的，而有些档案的重要性则到不到这种程度。所以对档案保管一定要做到有的放矢、统筹兼顾。对有些重要的机密的涉及到国家安全或者重要技术等方面的档案，一定要进行妥善安全保管，永久传承下去。而同时对于那些一般类型的档案也要兼顾，使这些档案尽可能更长时间的保存下去。

（3）勤俭节约，真实可靠。档案保管由于对于自然因素和人为因素要求较高，所以需要一定的物质条件和技术设备。但不管需要什么样的支持，都要本着节约的态度来对档案进行保管，不要产生不必要的浪费。同时由于档案是为了方便后代查阅，所以我们保存的档案一定是真实可靠的，不然就失去了档案保管的意义。有些重要的档案，一定要进行核实和保护。如果感觉纸质材料容易发生损坏，可以转换成电子模式或者音像模式或者这几种形式的结合，使之能以多种形式进行保存。

（4）着眼当下，立足未来。档案保管的作用是为了档案能更好更多地被人使用。所以不要为了保护档案而不让人借阅，不让人使用，这样也失去了档案的价值。同时在在使用的过程中要注意对档案的保护和监管。这看似是有点矛盾关系的，但正是这种矛盾关系，才体现了档案的价值，体现了档案保管的意义。所以，当下要保证人们能顺利的借阅，又要保证未来档案继续发挥它的传承作用。