试论职业学校的档案建设

岳华

【摘要】加强职业学校的档案建设在当下越来越重要。如果建设好，对培养合格人才保证人才的有效安置，建立人才信息库促进学校的长远发展都具有重要的现实意义。

【关键词】职业学校；档案；如何建设

随着国家对职业教育的重视，加强职业学校的檔案建设越来越显得重要。职业学校的档案工作，是学校一切工作的综合反映。一所学校，如果能把自己历年工作实绩的所有资料，全面系统地划类归档，建立起规范化的学校档案，对进一步加强和改善学校管理 ，全面贯彻教育方针，提高教育教学质量，促进学校在扬长补短中不断前进，有着极其重要的意义。 作为培养各类技能型人才的职业学校，加强学校档案建设，对于培养合格人才保证人才的有效安置，建立人才信息库促进学校的长远发展都具有重要的现实意义。

一、职业学校档案建设的内容

1.行政管理方面

校史及学校平面图、建筑图纸；上级的文件、通知及有关批复；工作计划、总结及大事记；各种规章制度、会议纪录及有关内部文件；固定财产登记表、统计报表及财务资料；受各级各部门表彰情况及证件；历年学校领导班子的组成人员及基本情况等。

2.教学管理方面

教导处、教研组及团队组织的工作计划、总结；每学期教师任课情况安排表；每学期期终考试、各类学科竞赛及每学年学生见习、实习应知应会测试成绩、毕业考试试卷、质量分析、成绩统计表、分数册；不同版本的教材、教参；历年所订主要报纸、杂志；图书资料、教学仪器、文体器材、电教设施（含自制软件）的登记册；学校和教师在各种报章杂志上发表的论文、经验材料及他人发表的（含广播、电视）报道本校事迹的新闻、通讯、经验材料。

3.教师管理方面

逐年逐学期教职员工的花名册及基本情况登记表；逐月逐日教职员工的考勤原始记载 ；教师在校级以上（含校级）进行示范课、观摩课、教改实验汇报课、新教师转正定级公开课的教案及评教记 录、指导意见及结论；教师在县级以上有关会议交流过但未发表过的经验材料；每学期教师的学科教学计划及班主任工作计划；教职员工的年度工作总结及考核评定材料；学历不合格教师的文化、业务进修资料及学历合 格教师的继续教育资料；逐学期填写的《教师业务档案》等。

4.学生管理方面

每学年的新生入学花名册及基本情况登记表；学籍登记表（学籍卡或借读卡）；转学、休学、复学、留级的有关证件、存根及失学、死亡原因的情况登记；学生的各种技能资格证书；学生体检登记表、奖惩情况登记表；学生毕业去向及毕业生花名册、毕业证存根、毕业生合影、就业安置率等。

二、职业学校档案建设的优越性

1.实行档案管理，能增强对学校检查评估的真实性和准确性

学校档案是督查、评估和指导学校工作的可靠依据。有的学校，平时做了许多工作并卓有成效，但督导检查时，听汇报成绩不少，查资料证据不足，有的已经失落，有的一时找不到，而评估“重证据，不轻信口述”，积分自然受到影响。有了档案资料，就是真凭 实据，督查评估就能做到公平合理。

2.实行档案管理，能调动教师的工作积极性，激励教师的竞争意识

比如《教师业务档案》，每学期根据各人的工作实绩填写一次，内容和本人见面，学校领导、教研组长和本人共同签字方能生效。由于绝大多数教师的上进心、自尊心很强，这样做对每个教师都是一个有力的鞭策和鼓舞，增强其事业心和责任感，对全面 贯彻教育方针，面向全体学生，全面提高教育教学质量，都有极大的促进作用。评模，评职称、评教评学等，就能避免凭印象、走后门、耍权力。“模范不模范，翻开档案看”，按工作实绩排队上，这几个过去的 “老大难”，就会变成再也不难。

3.实行档案管理，便于查找和使用有关资料，便于利用校史及有关实物

实行档案管理，便于查找和使用有关资料，便于利用校史及有关实物（包括录音、录像等），对学生 进行校史教育、传统教育、爱国主义教育等。也有利于学生的技能培养和建立人才信息库。

4.实行档案管理，能进一步加强和完善学校的科学管理体制

实行档案管理，使每所学校都能从本校的实际出发，摸索经验，按照教育教学规律办好自己的学校。教育是一门科学，有其本身的规律，但这个规律并不是任何人随便 都可以掌握的，只有在工作实践中，不断总结成功的经验，记取失败的教训，得而不骄，失而不馁，才能从中找出规律，指导自己的工作在曲折的道路上不断前进。档案资料为此提供了有利条件，使学校管理从随意性、 经验型向自觉型、科学型发展。

三、职业学校档案建设的途径

1.人人树立档案意识

一个学校能否把档案建起来，并管好、用好，关键是领导。领导重视档案建设， 善于用档案资料统管学校各项工作，是做好档案工作的根本保证。要加强领导组织全校教职员工学习《档案法》，人人树立档案意识，在日常工作过程中养成积累资料的良好习惯，避免平时不注意收集保存，遗失了，期末交不 回档案室，入不了档。

2.校校设立管理人员

一般地说，各类职业学校，在不增加编制的条件下，都设有档案专（兼）职管理人员。要制订管理人员职责和管理制度，除建好、管好、用好档案资料等内容外，要特别注意在管理人员变更时，做好交接工作，防止人员变动资料丢失的混乱现象。

3.件件资料分类入档

档案资料，通常一学期收集整理一次。对所收集的资料，在入档前一定要进行审查整理，认真鉴别，决定取舍，然后系统地分类、分项、分卷装入档案袋。各学校都要建立档案室，档案室除放置档案柜存放文书资料等档案案卷外，还要陈列、存放学校有史以来保存下来的有价值的珍贵实物（如各种有价值的奖品，用过的校牌、校旗等）和报纸、杂志、教材、试卷等不能入袋的资料。

4.事事处处注意“四性”

即档案资料的连续性、完整性、系统性和价值性。连续性，是指跨学年的重 要事件，如教改实验课题，一般都不是一个学年能够完成的，周期较长，一轮实验要延续几个学期甚至几年，对每学期、每学年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告，以及其他有关资料，或二轮、三轮的实验资料，都要注意连续性；完整性，是指本学期、本学年的某件事、某项活动要有头有尾，善始善终，防止有部署没检查，有计划没总结；系统性，是指分类立卷工作要规范化。要科学地系统地分类分项，便于查找资料，发挥档案 资料对学校工作的指导作用；价值性，是指对收集起来的资料，要严肃认真地审查整理，对那些没有教育价值、科研价值、保存价值和历史资料查找使用价值的就不必入档，可另作处理。档案资料不能兼收并蓄，把凡是 收集到的东西统统塞进档案袋里。即使入档的资料，也要标明保存期——“永久”、“长期”。

总之，建立健全职业学校的档案，加强档案建设，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，有利于为社会培养更多的技能型人才，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。

参考文献：

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[2]罗学玲.档案信息化建设中存在的问题及对策[J].和田师范专科学校学报，2004

[3]郭志敏.档案信息管理系统建设应注意的几个问题.山东档案，2003

[4]杨德春.浅谈如何提高档案管理人员的素质[J].今日科苑，2009