基于“绿色办公”理念下word2003邮件合并功能的应用研究
2014-07-29 20:56谢凤梅
教育教学论坛 2014年19期
谢凤梅
摘要：在日常工作中，常常需要编辑大量格式一致，数据字段相同，却因为其中部分数据不同而一份一份编辑打印的文件，虽然每份文件只需修改个别数据，一旦份数比较多，就成了一件非常苦恼的事。比如制作与打印考生准考证、录取通知书、请柬、工资条、荣誉证书等工作，都因为数据量较多而损耗大量的工作时间，有了“邮件合并”功能便可实现批量制作与打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作带照片的考生准考证为例介绍基于word2003邮件合并功能的灵活应用。
关键词：word2003；邮件合并；批量打印
中图分类号：G710 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）19-0187-02
何为“邮件合并”？邮件合并功能并不是一定要你发邮件，简易解释，其实就是在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档和一个EXCEL包括变化信息的数据源，两者合一，合成后的文件保存为Word文档，该文档便是我们所要的结果，检查无误直接打印即可。在日常工作中，常常需要编辑大量格式一致，数据字段相同，却因为其中部分数据不同而一份一份编辑打印的文件，虽然每份文件只需修改个别数据，一旦份数比较多，就成了一件非常苦恼的事。比如制作与打印考生准考证、录取通知书、请柬、工资条、荣誉证书等工作，都因为数据量较多而损耗大量的工作时间，有了“邮件合并”功能便可实现批量制作与打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作带照片的考生准考证为例介绍基于word2003邮件合并功能的灵活应用。
一、准备工作
准备一个Word2003文档，命名为“主文档”，格式如图1-1所示；准备一个Excel文档，命名为“数据源”，格式如图1-2所示；准备学生一寸照片；并将它们放入同一个文件夹内管理。
二、操作过程
1.打开“主文档”，选择菜单“视图—工具栏—邮件合并”，弹出“邮件合并”工具条。设置文档类型为目录，这样可以在同一张A4纸中打印多份学生准考证，便于节省耗材。
2.设置数据源。选择“打开数据源”按钮，在弹出的对话框中选择之前备好的excel文档“数据源”。
3.插入excel数据。选择“插入域”按钮，在弹出的对话框中分别将相应的字段放入姓名、考生号、身份证号、考试地点、座位号显示位置即可。
4.插入域“Includepicture”。选择菜单“插入—域—includepicture”，然后调整好该域的大小。
5.插入照片地址。选中照片显示处的图片域，按下alt+F9快捷键，然后选中代码中的“1”，选择“插入域”按钮，将字段“照片地址”插入，再alt+F9刷新即可（切记代码不可手工输入，否则无效果）。
6.合并。按下“合并到新文档”按钮，根据对话框提示选择需要合并的数据，即可生一个新的文档，按下alt+A快捷键，再按ctrl+S键保存该新文档至上述所建的文件夹内。若要显示照片，则还需按下alt+F9，到此大功告成。
7.打印输出。检查无误后可一次性全部打印，再也不用一份一份编辑打印了。
三、常见问题
1.为什么学生照片不显示？答：该情况是找不到照片，所以要确保照片地址正确，建议照片放于根目录。
2.为什么总是显示同一张照片？答：因为在合并到新文档之前进行了保存操作，应该之后再保存。
3.为什么设置了目录类型还是一页只显示了一条记录？答：应该在主文档内容最后一行，插入空白行，以便与其他记录间隔。
4.如何设置插入域的字体大小？答：只要选中域，然后设置字体大小，合并后所有字体同样大小。
参考文献：
[1]陈大银.使用Office制作成绩表、单之技巧[J].软件导刊，2012，（08）.endprint
摘要：在日常工作中，常常需要编辑大量格式一致，数据字段相同，却因为其中部分数据不同而一份一份编辑打印的文件，虽然每份文件只需修改个别数据，一旦份数比较多，就成了一件非常苦恼的事。比如制作与打印考生准考证、录取通知书、请柬、工资条、荣誉证书等工作，都因为数据量较多而损耗大量的工作时间，有了“邮件合并”功能便可实现批量制作与打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作带照片的考生准考证为例介绍基于word2003邮件合并功能的灵活应用。
关键词：word2003；邮件合并；批量打印
中图分类号：G710 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）19-0187-02
何为“邮件合并”？邮件合并功能并不是一定要你发邮件，简易解释，其实就是在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档和一个EXCEL包括变化信息的数据源，两者合一，合成后的文件保存为Word文档，该文档便是我们所要的结果，检查无误直接打印即可。在日常工作中，常常需要编辑大量格式一致，数据字段相同，却因为其中部分数据不同而一份一份编辑打印的文件，虽然每份文件只需修改个别数据，一旦份数比较多，就成了一件非常苦恼的事。比如制作与打印考生准考证、录取通知书、请柬、工资条、荣誉证书等工作，都因为数据量较多而损耗大量的工作时间，有了“邮件合并”功能便可实现批量制作与打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作带照片的考生准考证为例介绍基于word2003邮件合并功能的灵活应用。
一、准备工作
准备一个Word2003文档，命名为“主文档”，格式如图1-1所示；准备一个Excel文档，命名为“数据源”，格式如图1-2所示；准备学生一寸照片；并将它们放入同一个文件夹内管理。
二、操作过程
1.打开“主文档”，选择菜单“视图—工具栏—邮件合并”，弹出“邮件合并”工具条。设置文档类型为目录，这样可以在同一张A4纸中打印多份学生准考证，便于节省耗材。
2.设置数据源。选择“打开数据源”按钮，在弹出的对话框中选择之前备好的excel文档“数据源”。
3.插入excel数据。选择“插入域”按钮，在弹出的对话框中分别将相应的字段放入姓名、考生号、身份证号、考试地点、座位号显示位置即可。
4.插入域“Includepicture”。选择菜单“插入—域—includepicture”，然后调整好该域的大小。
5.插入照片地址。选中照片显示处的图片域，按下alt+F9快捷键，然后选中代码中的“1”，选择“插入域”按钮，将字段“照片地址”插入，再alt+F9刷新即可（切记代码不可手工输入，否则无效果）。
6.合并。按下“合并到新文档”按钮，根据对话框提示选择需要合并的数据，即可生一个新的文档，按下alt+A快捷键，再按ctrl+S键保存该新文档至上述所建的文件夹内。若要显示照片，则还需按下alt+F9，到此大功告成。
7.打印输出。检查无误后可一次性全部打印，再也不用一份一份编辑打印了。
三、常见问题
1.为什么学生照片不显示？答：该情况是找不到照片，所以要确保照片地址正确，建议照片放于根目录。
2.为什么总是显示同一张照片？答：因为在合并到新文档之前进行了保存操作，应该之后再保存。
3.为什么设置了目录类型还是一页只显示了一条记录？答：应该在主文档内容最后一行，插入空白行，以便与其他记录间隔。
4.如何设置插入域的字体大小？答：只要选中域，然后设置字体大小，合并后所有字体同样大小。
参考文献：
[1]陈大银.使用Office制作成绩表、单之技巧[J].软件导刊，2012，（08）.endprint
摘要：在日常工作中，常常需要编辑大量格式一致，数据字段相同，却因为其中部分数据不同而一份一份编辑打印的文件，虽然每份文件只需修改个别数据，一旦份数比较多，就成了一件非常苦恼的事。比如制作与打印考生准考证、录取通知书、请柬、工资条、荣誉证书等工作，都因为数据量较多而损耗大量的工作时间，有了“邮件合并”功能便可实现批量制作与打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作带照片的考生准考证为例介绍基于word2003邮件合并功能的灵活应用。
关键词：word2003；邮件合并；批量打印
中图分类号：G710 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）19-0187-02
何为“邮件合并”？邮件合并功能并不是一定要你发邮件，简易解释，其实就是在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档和一个EXCEL包括变化信息的数据源，两者合一，合成后的文件保存为Word文档，该文档便是我们所要的结果，检查无误直接打印即可。在日常工作中，常常需要编辑大量格式一致，数据字段相同，却因为其中部分数据不同而一份一份编辑打印的文件，虽然每份文件只需修改个别数据，一旦份数比较多，就成了一件非常苦恼的事。比如制作与打印考生准考证、录取通知书、请柬、工资条、荣誉证书等工作，都因为数据量较多而损耗大量的工作时间，有了“邮件合并”功能便可实现批量制作与打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作带照片的考生准考证为例介绍基于word2003邮件合并功能的灵活应用。
一、准备工作
准备一个Word2003文档，命名为“主文档”，格式如图1-1所示；准备一个Excel文档，命名为“数据源”，格式如图1-2所示；准备学生一寸照片；并将它们放入同一个文件夹内管理。
二、操作过程
1.打开“主文档”，选择菜单“视图—工具栏—邮件合并”，弹出“邮件合并”工具条。设置文档类型为目录，这样可以在同一张A4纸中打印多份学生准考证，便于节省耗材。
2.设置数据源。选择“打开数据源”按钮，在弹出的对话框中选择之前备好的excel文档“数据源”。
3.插入excel数据。选择“插入域”按钮，在弹出的对话框中分别将相应的字段放入姓名、考生号、身份证号、考试地点、座位号显示位置即可。
4.插入域“Includepicture”。选择菜单“插入—域—includepicture”，然后调整好该域的大小。
5.插入照片地址。选中照片显示处的图片域，按下alt+F9快捷键，然后选中代码中的“1”，选择“插入域”按钮，将字段“照片地址”插入，再alt+F9刷新即可（切记代码不可手工输入，否则无效果）。
6.合并。按下“合并到新文档”按钮，根据对话框提示选择需要合并的数据，即可生一个新的文档，按下alt+A快捷键，再按ctrl+S键保存该新文档至上述所建的文件夹内。若要显示照片，则还需按下alt+F9，到此大功告成。
7.打印输出。检查无误后可一次性全部打印，再也不用一份一份编辑打印了。
三、常见问题
1.为什么学生照片不显示？答：该情况是找不到照片，所以要确保照片地址正确，建议照片放于根目录。
2.为什么总是显示同一张照片？答：因为在合并到新文档之前进行了保存操作，应该之后再保存。
3.为什么设置了目录类型还是一页只显示了一条记录？答：应该在主文档内容最后一行，插入空白行，以便与其他记录间隔。
4.如何设置插入域的字体大小？答：只要选中域，然后设置字体大小，合并后所有字体同样大小。
参考文献：
[1]陈大银.使用Office制作成绩表、单之技巧[J].软件导刊，2012，（08）.endprint
