电子档案的有效管理及存在问题

张立鸿

档案学属于管理学，是图书馆、情报与档案管理一级学科下设的二级学科。档案学就是探索档案、档案工作和档案事业的发展规律，研究档案信息资源的管理、开发的理论、原则与方法的学科。

一、电子档案管理的基本特征

随着电子技术的迅猛发展和推广，档案工作产生了由纸质到光电介质载体的飞跃，从而给档案的纸质管理带来新的机遇与挑战。电子档案是一个新概念，全新的档案形式，是一种新形式、新内容、新载体的档案。如果说档案电子化、多媒体档案只是档案物理载体的量变，而电子档案管理则是从内容、形式到手段的质变。相对于传统的纸质或多媒体而言，电子档案具有鲜明的特征。主要是：

1.实体的虚拟化。电子档案是存储在计算机或者网络中的，看不见摸不着。电子档案海量信息，使得未来的数字档案存储只能是分布式存储的。

2.档案中各项内容集合性较高。文本、图片、音频、视频等融于一体，甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展相关内容，并且可以多角度的展示。

3.易于编辑、管理、传输等。所需要投入的大量编辑、邮寄、通讯、复印、打字、装订等费用都节省下来，直接降低了成本。

4.交互性强、投资成本低。电子档案的形式是在线的、实时的、网络化的，使得用户之间可以十分便利地沟通。

基于电子档案管理的上述优点，随着经济及电子信息技术的发展，电子档案管理已逐渐成为档案管理领域中最为重要的一种表现形式。企事业单位、高等院校、社会机构甚至个人都可能产生大量的电子档案。电子档案属于档案学领域，涉及到一定的信息安全，目前还没有一个强制性的电子档案管理行业标准，并且电子档案的管理还存在一些问题，亟需不断深入研究和解决。

二、现有的电子档案管理方案

电子档案现有的安全管理措施包括载体管理、硬拷贝管理、电子拷贝管理和“双套制”管理等多种措施，各种措施都具备各自的特点，优缺点并存，具体分析如下。

1.载体管理。载体管理是指从电子档案载体制作材料的质量和载体物理性安全两个途径实现安全保护的。制作材料包括磁盘、光盘、输入输出设备等，都极大的影响档案获取人对信息的收集、保存、整理、修改、调取等活动。因此载体保护就是电子档案最底层的保护措施。

2.硬拷贝管理。硬拷贝管理是指在纸质保管时，将电子档案材料进行删除。这种保护措施利大于弊，不复合档案管理学发展的趋势。

3.电子拷贝管理。电子拷贝管理是指脱机媒体措施包括载体保护、硬拷贝保护、电子拷贝保护和“双套制”保护等多种措施，各种措施都具备各自的特点，优缺点并存。

4.载体管理。载体管理主要是指从电子档案载体制作材料的质量和载体物理性安全两个途径实现安全保护的。制作材料包括磁盘、光档案资料，制作磁带、光盘、磁盘等载体的档案备份并存在档案库中的一种保护机制。此方法具有较多优越性，但是对备份载体存放环境要求较高，管理风险较大。

5.“双套制”管理。以硬拷贝和电子拷贝双重备份方式，形成两种介质备份档案的“双套制”管理方式。该方案安全性较高，但是存在人力、物力、资金成本高，纸质版本档案不具备数据相关性和证据性等特征，不能很好反映档案内部数据之间的关联性。

三、电子档案管理存在的问题

上面介绍了现有的多种电子档案管理措施，都能起到很好的管理作用，并从专业技术的角度，探讨了各种方案的优缺点。但我国电子档案管理领域在管理制度、管理理念、管理风格上，存在着非系统性、盲目性、被动性、缺乏制度性和低效率性等问题，严重制约着档案管理工作的发展。

电子档案管理是一项系统工程，要求对各个环节进行有序的、相关的综合管理。但是在现实管理过程中，不管是内部因素还是外部因素、不管是体制原因还是人为原因，都使得电子档案管理出现“头痛医头脚痛医脚”的现象，说明我国部分机构还没有建立起电子档案管理的系统论、科学性理念。

管理的盲目性表现在“人云亦云”，现有管理没有了解档案管理基本特点、没有针对性、没有深究性，只是简单跟风，不能很好地控制管理风险。这和很多工作者的观念、技术以及其所在岗位整体素质有一定的关系。有的部门相关人员对电子档案管理知识掌握较少，没（下转第16页）（上接第12页）有相关的安全保护意识，工作处于被动状态，没有很好的主观保护意识，这就为风险的来临提供了机会。另外部分行业缺乏相关档案管理制度和标准，在管理实施过程中，会出现因为缺乏制度和执行标准，而导致电子档案不能受到很好的保护。

传统管理措施还具有低效率性。表现在，由于保护成本高，使得风险的控制成本相应较高，从而造成人力、物力、财力等的巨大投入，从而得不到相关部门的重视和支持，使得效率性很低。

上述即为电子档案安全管理的概念、方法、特点及存在问题，本文通过这些内容的分析，希望为后续相关研究提供依据，开拓研究思路。如电子档案安全管理的解决方案、制度完善、管理技术创新、管理理念加深、管理效率的提高等问题，都需要进一步深化研究。

（作者单位：西影电影集团有限公司）