浅谈档案管理的信息化建设

张运玉

摘要：档案管理工作是中专学校教育事业的重要组成部分，档案管理信息化是中专学校信息化建设的重要组成部分。该文探讨中专学校档案信息化建设的现状，提出中专学校档案管理信息化建设的具体措施。

关键词：中专学校；档案管理；信息化；建设

中图分类号：G632 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）18-4126-02

1 概述

随着网络的普及和信息技术的发展，我国进入信息化时代。档案是企业或单位的宝贵的财富，档案管理是企业管理的重要内容，然而传统人工式的管理方式已经不能适应时代发展的需要。档案管理信息化是利用现代信息技术对档案资料进行存储、管理、开发的过程，加强对电子档案的保管和利用，是档案信息化建设的主要任务。在信息时代，档案管理信息化在我国经济和社会发展中的作用越来越大。在信息化发展的时代背景下，中专学校的各项工作也开始迈向数字化和自动化，学校的档案管理也不例外。该文探讨中专学校档案信息化建设的现状，并结合自己的工作实践，提出相应的应对措施。

2 中专学校档案管理信息化建设的现状

学校档案是学校教育的第一手资料，也是研究教学改革，提高教育事业的宝贵史料。随着中专学校的发展，档案信息量不断增长，人们对中专学校档案信息获取的需求也越来越大，利用的速度要求越发准确和迅速。大量的档案信息、公文信函只有通过信息技术的处理，才能迅速、高效地为中专教育科研和教学服务。

中专学校档案室是伴随着中等专业技术教育的发展需要而发展起来的，它的服务对象主要是中专学校的老师、学生以及教务管理人员。中专学校的档案室与其他单位的档案管理有着相似之处，但它也有自己的特色，中专学校的档案室除了要管理和存储单位的历史资料、学校的学科建设资料，还是存放和管理学生的学籍档案、毕业生档案等。大多数中专院校的档案室管理方式落后、技术设备老化、规模小，总体的信息资源建设状况尚存在较多问题。

2.1经费投入不足

随着我国高等教育的普及，中专学校面临着招生难的问题，生源也在逐年减少，与其他本科院校相比，国家及当地政府对中专学校的投入较少。近年来，中专学校的招生情况不太乐观，所以学校以招生和教学工作为重点，对档案管理工作重视不够。学校的大部分资金都用在了学校的基础设施建设、教学科研和教师队伍建设上，而对档案信息化建设方面的投入较少。经费投入不足，是各个中专学校在信息化建设方面面临的主要问题。

2.2缺乏统一的标准和规范

由于目前国内还没有统一的中专学校档案信息化建设的标准和规范，中专学校档案管理信息化建设现状是，各学校使用的硬件设备型号不统一，档案信息的存储格式也不一样，无法实现信息的共享；档案管理软件的功能和实现技术也是千差万别，在适用性和通用性方面存在着严重的不足。另外，没有制定统一的档案分类和编码规范，各个学校对档案的分类方法各不相同。这些都严重影响着中专学校档案信息化建设的步伐，制约着档案信息交流的程度和范围。

2.3档案信息资源匮乏

档案信息化建设过程中，需要大量的资金来购买相应的设备和处理软件，由于中专学校资金紧张，用于信息化建设方面的资金更是少之又少。因此，中专学校的档案馆中的信息化程度还比较低，没有精力和资金将全部纸质档案进行数字化处理和扫描，可利用的信息化资源有限。很多档案信息长年存放在学校的档案馆内，管理部门也只起到保管的作用，并没有开发档案信息资源的价值，信息资源的利用率非常低。

2.4安全性差

档案信息属于学校的机密资料，不能随意的透露和外传，因此安全性非常重要。然而由于档案信息化管理采用计算机技术和网络进行传输，这使得档案信息泄密的风险加大，另外黑客、电脑病毒等也在威胁着信息的安全。

3 中专学校档案管理信息化建设的具体措施

3.1改变管理观念

中专学校传统的档案管理方式受到技术条件的制约，主要以人工操作为主，档案也是以纸质的形式来保存和存储的。随着中专学校信息化进程的加快，学校的档案也开始向电子化和信息化的方向转变，相应的管理模式也发生了较大的变化。中专学校的档案管理人员必须改变传统的管理理念，跟上时代的步伐。在过去档案实体只是作为保管部门进行简单的组合，实际上，档案信息是中专学校档案管理的载体和对象，只有将档案数字化才能进一步的加工处理和存储，从而实现在网络上的传输、共享以及在计算机上的检索。

中专学校的档案管理工作者要结合学校的实际情况，根据学校的总体发展规划进行档案信息化建设，充分利用现代信息处理技术、计算机技术和网络技术实现档案管理的数字化、信息化和自动化。在管理理念上，要打破传统的管理模式和理念，更新观念，跟上时代发展的步伐。

3.2 注重标准化建设

标准化是信息化的基础，也是实现档上共享的首要条件，档案管理具有跨部门、跨地域的特点，因此，必须加强规范化和标准化管理。在具体的标准化建设中应遵循以下原则：一是尽量考虑采用国际标准，再考虑采用国家、行业及地方标准；二是以标准化管理为主，制度管理为辅。

首先要规范案卷管理，尽可能将存在某种联系的文件组合在一起，对于无卷内目录、无页码要重新整理；其次要统一分类号，根据《中国档案分类法》将档案信息进行分类；最后要规范题名，在进行著录时要统一规范题名，避免文不对题和含糊不清等情况的发生。

3.3丰富档案资源

档案信息资源建设是档案信息化建设的关键和重要组成部分。在信息资源建设中，要档案信息进行数字化处理，不仅要把现成的档案资料数字化加工，还要收集分散的档案信息。信息资源建设的好坏直接关系到中层水蜜桃档案馆建设质量的好坏，如果没有完善的档案信息资源，建设信息化的档案管理系统也就失去了意义。

中专学校的专业设置不同于高等学校，它注重对职业技术的培养，因此，专业性很强，同时具有行业特色，因此中专学校要尽快建立学校重点学科、重点专业的特色数据库档案。

中专学校要建立师资档案管理数据库，为每一位要校老师建立信息档案，全面准确地记录老师的基本信息、教学信息、科研信息等，能够为学校的教学工作提供各种统计数据，以帮助制定教学策略，提高学校的教学水平。

中专学校的学生毕业后将走向不同的工作岗位，档案资料中应该建立毕业生信息档案，记录学生毕业后的去向，包括姓名、性别、专业、工作单位、工作地点、城市、从事的职业、联系方式等。这些档案信息可以跟踪中专学校毕业生的工作动态，通过他们的反馈更好地改进学校毕业生档案管理工作。

3.4加强专业人才的培养

由于档案信息化建设对人才的要求较高，既需要精通计算机技术、网络技术，又需要精通档案管理业务，因此，这样的人才目前还比较短缺，如果系统出现故障，本单位的人员无法解决，只能等待厂家的技术支持人员服务，影响正常的管理工作。

对于中专学校来说，在信息化建设的同时，还需要加大对专业人才的培养和培训，提高档案管理人员的业务水平和素质，满足现代档案管理的需要。在人才培养方面可以采取多种渠道，一是加大对高级人才的引进，通过薪酬、福利等方面的优惠政策，来吸引高级专业人才的加入；二是加大对现在档案工作者的技术培训，使其成为能够熟练掌握并运用先进网络技术的档案管理复合型人才，以更好的适应档案管理信息化的工作需要。

4 总结

档案信息化是中专学校信息化建设的重要组成部分，建设并利用好这样一个管理信息系统，不仅需要档案管理者更新观念，还需要充分利用信息技术，发挥人才优势，整合档案信息资源，实现中专学校档案信息化建设的持续发展。

参考文献：

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[2] 潘莉.浅谈加强企业档案管理信息化建设[J].甘肃科技，2013（9）：13-14.

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