高职特色下的教学档案管理浅议

摘 要：随着高职院校教学水平不断提高，教学资料进一步丰富，教学档案管理变得愈加复杂。在现阶段高校管理中，高校教学档案管理尤为重要，是目前高等学校档案的主体、核心和重点。高职教育区别于普通高校的教学，其档案管理也应当具有其特色性，尤其在档案材料的收集、立卷与归档过程中，应当呈现出自身独有的特点。本人根据数年来在普通院校和高职院校教学档案管理工作中的经验，对结合高职院校的特色如何加强档案管理工作提出了一些观点。

关键词：特色；教学档案管理；立卷；归档范围

一、高职院校区别于普通高校的特点

1.高职院校属于职业教育，以培养能够掌握从事某项社会职业所必需的科学文化知识、专业理论知识和较强实用技能的技术应用型人才为目标；而传统的普通高校则属学历教育，以培养学术型、复合型人才为目标。

2.由于人才培养目标定位的不同，高职学院以专业建设为发展中心，而普通高校则依托学科建设为发展龙头；但课程建设是两类高校建设发展面临的共同主题。

3.源于两类高校上述的差异，高职院校的教学工作具有不同于普通高校的特点。在教学过程中，高职院校更强调教学与专有领域的生产实践相结合，强调“手脑并用”，“学做合一”，理论教学与实践训练并行，知识与技能并重。

二、高职院校教学档案的归档范围

1综合性教学管理与教学文件材料：包括上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件，学校制定的相关教学制度、办法、规定、条例等各类教学文件。

2.招生工作材料：包含招生计划、简章、专业介绍、代培计划、合同、招生工作总结等材料。

3.教学计划、方案、重点课程教学大纲及课程简介、教改方案与总结等，包括实践教学计划、实践环节教学大纲、实践教学大纲，实验指导书、实践环节指导书等。

4.学籍管理材料：含新生登记表、学生成绩表、在校生名册、学籍变更材料等。

5.学生奖惩材料：包括行政奖惩与学籍奖惩两方面。

6.课堂教学材料：包括课程安排表、教师任课安排、教学进度表、典型讲义与教案、经典题库等。

7.毕业生有关材料：涵盖毕业生名册与毕业生质量调查等方面内容。

8.教学实习、生产实习中产生的有关材料。

9.优秀毕业论文、毕业设计材料。

10.教材方面材料。

11.教师建设材料。

12.成人教育材料等

三、我院教学档案基础材料的收集与立卷现状及展望

基础教学材料的收集与立卷是做好教学档案工作的首要环节。由于高职院校大多来源于升格后的中专院校，二级管理不够成熟，档案基础工作较为薄弱，因而在材料的收集与立卷方面比普通高校面临更多的困难，需要解决更多的问题。

1.基础教学材料按大类进行收集整理

教学档案是在教学活动中形成的教学过程、教学科研和教学成果以及教学管理工作状态的真实记录，其工作涉及量大面广，具有多样性、系统性、周期性、连续性、分散性、通用性等特性，这决定了教学档案工作具有很强的系统性和专业性。由于高职院校二级管理的不够到位，各教学院、系在教学管理工作中常常处于从属地位，而兼职档案员又往往缺乏足够的档案业务素养，加之本职工作繁忙、学校工作岗位经常变动等外在因素，致使档案员岗位缺少稳定性，等等。

针对这些问题，我们采取了如下对策：一是院档案室以文件形式制定了档案管理办法和文件材料整理归档制度，明确了我院各类档案的归档范围和保管期限；二是数年来坚持在每年的上半年开办兼职档案员培训班，由档案室业务负责人讲解部门档案收集与整理的基本工作内容与基础工作规范；三是以老带新、以专业带业余进行个别辅导，对新档案员进行具体的业务指导；四是结合目前高职院校教学管理工作的实际，利用教务处对各教学院、系教学管理中心地位的龙头作用，借助笔者具有专业教学档案工作经验的优势，采取了教务处兼职档案员具体指导院、系和其它处室兼职档案员按大类收集并粗略整理基础教学材料上交教务处的模式，由教务处兼职档案员进行材料的甄别、整理并最终完成教学档案的立卷与归档。如此，既基本保证了基础教学材料收集的连续和完整，又保证了教学档案内容的系统与规范。

2.教学档案的预立卷

针对高校教学工作是连续、长期、不间断的性质，各下属学院及处室兼职档案员应在相对固定的时间段对教学档案进行预立卷，着重在每学期开始和结束收集各部门的教学材料，以逐步实现教学档案收集工作的规律化、制度化和规范化。具体内容如下：

A、每学年在学期结束时应将总结性的资料进行整理，在某项重大教学工作或活动结束时，将相关的材料如新生登记，教学评估，毕业生就业跟踪调查工作等及时进行预立卷。

B.在任何阶段都可以发现并收集资料，如某项学科建设的批复、新增专业点的批复或各类组织的竞赛记录等。

C.收集易缺材料，如实验成果报告、在教学过程中的先进方法与经验，学生的毕业论文、学校每次统考的试卷分析等等。

3.教学档案的组卷与归档

随着高职院校教学工作二级管理的逐步完善，教务处的管理方式将由过程管理转变为目标管理。工作中心下移，教学档案立卷与归档的模式也随之面临改革。

二级学院和教学相关处室的兼职档案员需要在教务处档案工作人员指导下，学习根据教学文件材料的形成规律，以保持其有机联系和便于查找利用为原则进行组卷的方法，对所收集的基础教学材料进行组卷归档。主要有如下几个环节：

A、按部门、问题、时间或材料内容的关联及内在联系等要素进行组卷，每卷原则上不超过200页；按正件在前，定稿、原件在后，批复在前、请示在后等顺序排列；

B、所有材料拆掉金属物，修补破损文件材料，编制页码并在有文字页面的右上角逐页打号；

C、录入、打印卷内文件目录，置之卷首；填写卷内备考表，置于卷末；

D、拟写案卷标题并按规定格式书写案卷封面；

E、按三孔一线的规范装订案卷；

F、编制档号；录入案卷目录；向档案室（馆）移交档案，并办理移交验收手续。

四、教学档案的保管和提供利用

学校档案室（馆）按档案门类和年度保管档案，编制检索工具，并按不同主题对其进行编研开发，向校内外开放，提供利用。高职院校的档案编研应充分结合高职特色，重视实验、实践等环节材料的编研开发。

作者简介：武晔，1963.6，教务处语委办，大学专科。endprint