基于Web的高职院校文书档案管理系统构建

朱强

摘要：高职院校相比本科院校发展起步较晚，在学校各项工作中其文书档案管理也是容易被忽视的一个角落。在信息时代利用现代信息技术构建信息化的文书档案管理系统，对于提高管理效率、扩大信息共享、沉淀学校底蕴、促进学校发展有着极其重要的积极意义。

关键词：Web； 档案管理； 信息系统

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）15-3474-02

高职院校在办学经费投入和工作人员配备等方面一般都低于本科院校，在此情况下该如何做好文书档案管理工作。文书档案管理工作的目标一是做好文书档案的收藏，保存学校各项重要工作的原始记录和依据，保持学校规划、政策、协议等内容的实施有章可循和延续性。二是为领导决策、师生教育教学、科研和管理提供参考，促进学校发展，即文书档案的再利用，体现其用的价值。如果学校的文书档案管理工作只停留在第一步，那就失去了文书档案的重要意义，就好比图书馆的图书如果只是为了典藏，那就失去了图书的最核心的价值。如果有效地利用学校文书档案为学校发展服务，除了领导、师生员工的认识到位、规章制度的建立和完善、档案的收集整理等，还需要改进管理手段。利用计算机和网络技术构建基于Web的文书档案管理系统，能够对文书档案的管理和利用发挥支撑和促进作用。

1 系统总体设计

1.1 设计目标

构建基于Web的文书档案管理系统旨在有效减轻文书档案管理人员的工作量，简化程序，提高效率和工作质量，实现文书档案收集、鉴定、整理、归档、借阅、回收等管理工作的动态化、程序化、高效化。管理员可以方便地通过校园网或互联网在校内外登录系统进行资料查询、更新等各种管理工作。其他用户也可以通过登录系统在权限内查询、借阅、浏览归还相关文书档案资料等，实现文书档案的收藏与共享。

1.2 总体设计方案

该系统包含基本设置、文书档案管理、文书档案借阅和文书档案查询。系统能够总体设计如图1所示，其中：

1） 基本设置主要包括：文书档案分类、保管期限、文书档案密级和紧急程度；

2） 文档管理主要包括：收文登记、发文登记和归档登记；

3） 文档借阅主要包括：人员信息、档案借阅、借阅审批、档案归还和借阅未还查看；

4） 文档查询主要包括：期间收文查询、期间发文查询、期间借阅查询和期间归还查询等。

图1 系统总体设计

2 关键技术的实现

2.1系统技术架构

2.2 数据库及数据库连接技术

文书档案系统数据库是为了更加有效地利用录入存储的文书档案数据，系统数据库独立于系统应用程序，以便大量数据的管理、调用和维护，同时也有利于应用程序的调试、更新。一个数据库往往含有一个或几个文档，各个文档之间相互联系，数据库仍通过文档来组织、管理数据。数据库不同于文档，其根本区别在于数据库能表示出数据的自然联系，数据库中的数据具有共享性、最小冗余度和独立性，而且实现了对数据的统一管理和控制。数据库系统除了硬件设备和数据库管理人员之外，主要是由数据库和数据库管理系统构成的。文书档案数据库用于存储文书档案的检索项目和主题词表等所有与系统使用有关的数据。文书档案数据库数据的录入、存储是通过面向管理员用户的数据管理系统进行的。系统数据库及主要数据表设计如表1、表2所示。

表1 系统数据库设计

2.3 系统安全措施

1）系统日志监控：系统日志监控能够辅助系统管理员分析合法用户操作过程中存在的问题，主要用来记录什么时候、什么人采用哪台计算机做了什么样的操作，通过日志分析可以监控系统的使用状况，也可以在出现问题后及时查找原因。

2）用户权限管理：根据不同的用户设置其对系统功能和数据的操作权限。

3）电子文件安全管理：单独采用或借助OA办公自动化系统的文件电子签名和防篡改技术保障电子文件的安全、真实和完成性。对电子档案的查询和借阅实行审批管理，不是所有的文书档案都可以公开，也不是所有的人都可以查询和借阅所有的档案。对外借电子档案由系统在借出时设定到期时间，如借阅者到期未归还，系统将自动归还或使电子档案对借阅者实效。对重要密级的电子档案采取防复制和防拷屏处理。

4）数据加密：系统设计时采用窗体的安全性及对用户密码采用SHAl（安全散列算法1）进行加密。SHAI的全称是SecureHashA1gorithm（安全哈希算法）MDS算法的哈希值大小为128位。而SHAI算法的哈希值大小为160位。两种算法都是不可逆。数据库内的所有密码字段以MD5或HASH算法加密。同时，电子文件在传输过程中系统也采取了数据加密措施以保障文档安全。

3 结束语

高职院校在经费缺、人员少的情况下，利用信息化手段建设和应用文书档案管理信息系统，对于规范学校档案管理和增加档案利用价值具有极其重要意义。有利于提高整个文书档案管理工作流程的效率，提高学校整体文书档案信息共享和服务水平。同时系统的建设还需随着学校管理和师生用户对文书档案的使用需求和技术发展不断加以完善。

参考文献：

[1] 李勇，贺智.关于文书档案管理系统项目的研究[J].科技创新与应用，2013（28）.

[2] 刘波.基于SOA的数字档案管理系统集成研究[J].数字技术与应用，2011（10）.

[3] 林纪华.浅议高校文书档案管理[J].赤峰学院学报：自然科学版，2011（6）.endprint

摘要：高职院校相比本科院校发展起步较晚，在学校各项工作中其文书档案管理也是容易被忽视的一个角落。在信息时代利用现代信息技术构建信息化的文书档案管理系统，对于提高管理效率、扩大信息共享、沉淀学校底蕴、促进学校发展有着极其重要的积极意义。

关键词：Web； 档案管理； 信息系统

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）15-3474-02

高职院校在办学经费投入和工作人员配备等方面一般都低于本科院校，在此情况下该如何做好文书档案管理工作。文书档案管理工作的目标一是做好文书档案的收藏，保存学校各项重要工作的原始记录和依据，保持学校规划、政策、协议等内容的实施有章可循和延续性。二是为领导决策、师生教育教学、科研和管理提供参考，促进学校发展，即文书档案的再利用，体现其用的价值。如果学校的文书档案管理工作只停留在第一步，那就失去了文书档案的重要意义，就好比图书馆的图书如果只是为了典藏，那就失去了图书的最核心的价值。如果有效地利用学校文书档案为学校发展服务，除了领导、师生员工的认识到位、规章制度的建立和完善、档案的收集整理等，还需要改进管理手段。利用计算机和网络技术构建基于Web的文书档案管理系统，能够对文书档案的管理和利用发挥支撑和促进作用。

1 系统总体设计

1.1 设计目标

构建基于Web的文书档案管理系统旨在有效减轻文书档案管理人员的工作量，简化程序，提高效率和工作质量，实现文书档案收集、鉴定、整理、归档、借阅、回收等管理工作的动态化、程序化、高效化。管理员可以方便地通过校园网或互联网在校内外登录系统进行资料查询、更新等各种管理工作。其他用户也可以通过登录系统在权限内查询、借阅、浏览归还相关文书档案资料等，实现文书档案的收藏与共享。

1.2 总体设计方案

该系统包含基本设置、文书档案管理、文书档案借阅和文书档案查询。系统能够总体设计如图1所示，其中：

1） 基本设置主要包括：文书档案分类、保管期限、文书档案密级和紧急程度；

2） 文档管理主要包括：收文登记、发文登记和归档登记；

3） 文档借阅主要包括：人员信息、档案借阅、借阅审批、档案归还和借阅未还查看；

4） 文档查询主要包括：期间收文查询、期间发文查询、期间借阅查询和期间归还查询等。

图1 系统总体设计

2 关键技术的实现

2.1系统技术架构

2.2 数据库及数据库连接技术

文书档案系统数据库是为了更加有效地利用录入存储的文书档案数据，系统数据库独立于系统应用程序，以便大量数据的管理、调用和维护，同时也有利于应用程序的调试、更新。一个数据库往往含有一个或几个文档，各个文档之间相互联系，数据库仍通过文档来组织、管理数据。数据库不同于文档，其根本区别在于数据库能表示出数据的自然联系，数据库中的数据具有共享性、最小冗余度和独立性，而且实现了对数据的统一管理和控制。数据库系统除了硬件设备和数据库管理人员之外，主要是由数据库和数据库管理系统构成的。文书档案数据库用于存储文书档案的检索项目和主题词表等所有与系统使用有关的数据。文书档案数据库数据的录入、存储是通过面向管理员用户的数据管理系统进行的。系统数据库及主要数据表设计如表1、表2所示。

表1 系统数据库设计

2.3 系统安全措施

1）系统日志监控：系统日志监控能够辅助系统管理员分析合法用户操作过程中存在的问题，主要用来记录什么时候、什么人采用哪台计算机做了什么样的操作，通过日志分析可以监控系统的使用状况，也可以在出现问题后及时查找原因。

2）用户权限管理：根据不同的用户设置其对系统功能和数据的操作权限。

3）电子文件安全管理：单独采用或借助OA办公自动化系统的文件电子签名和防篡改技术保障电子文件的安全、真实和完成性。对电子档案的查询和借阅实行审批管理，不是所有的文书档案都可以公开，也不是所有的人都可以查询和借阅所有的档案。对外借电子档案由系统在借出时设定到期时间，如借阅者到期未归还，系统将自动归还或使电子档案对借阅者实效。对重要密级的电子档案采取防复制和防拷屏处理。

4）数据加密：系统设计时采用窗体的安全性及对用户密码采用SHAl（安全散列算法1）进行加密。SHAI的全称是SecureHashA1gorithm（安全哈希算法）MDS算法的哈希值大小为128位。而SHAI算法的哈希值大小为160位。两种算法都是不可逆。数据库内的所有密码字段以MD5或HASH算法加密。同时，电子文件在传输过程中系统也采取了数据加密措施以保障文档安全。

3 结束语

高职院校在经费缺、人员少的情况下，利用信息化手段建设和应用文书档案管理信息系统，对于规范学校档案管理和增加档案利用价值具有极其重要意义。有利于提高整个文书档案管理工作流程的效率，提高学校整体文书档案信息共享和服务水平。同时系统的建设还需随着学校管理和师生用户对文书档案的使用需求和技术发展不断加以完善。

参考文献：

[1] 李勇，贺智.关于文书档案管理系统项目的研究[J].科技创新与应用，2013（28）.

[2] 刘波.基于SOA的数字档案管理系统集成研究[J].数字技术与应用，2011（10）.

[3] 林纪华.浅议高校文书档案管理[J].赤峰学院学报：自然科学版，2011（6）.endprint

摘要：高职院校相比本科院校发展起步较晚，在学校各项工作中其文书档案管理也是容易被忽视的一个角落。在信息时代利用现代信息技术构建信息化的文书档案管理系统，对于提高管理效率、扩大信息共享、沉淀学校底蕴、促进学校发展有着极其重要的积极意义。

关键词：Web； 档案管理； 信息系统

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）15-3474-02

高职院校在办学经费投入和工作人员配备等方面一般都低于本科院校，在此情况下该如何做好文书档案管理工作。文书档案管理工作的目标一是做好文书档案的收藏，保存学校各项重要工作的原始记录和依据，保持学校规划、政策、协议等内容的实施有章可循和延续性。二是为领导决策、师生教育教学、科研和管理提供参考，促进学校发展，即文书档案的再利用，体现其用的价值。如果学校的文书档案管理工作只停留在第一步，那就失去了文书档案的重要意义，就好比图书馆的图书如果只是为了典藏，那就失去了图书的最核心的价值。如果有效地利用学校文书档案为学校发展服务，除了领导、师生员工的认识到位、规章制度的建立和完善、档案的收集整理等，还需要改进管理手段。利用计算机和网络技术构建基于Web的文书档案管理系统，能够对文书档案的管理和利用发挥支撑和促进作用。

1 系统总体设计

1.1 设计目标

构建基于Web的文书档案管理系统旨在有效减轻文书档案管理人员的工作量，简化程序，提高效率和工作质量，实现文书档案收集、鉴定、整理、归档、借阅、回收等管理工作的动态化、程序化、高效化。管理员可以方便地通过校园网或互联网在校内外登录系统进行资料查询、更新等各种管理工作。其他用户也可以通过登录系统在权限内查询、借阅、浏览归还相关文书档案资料等，实现文书档案的收藏与共享。

1.2 总体设计方案

该系统包含基本设置、文书档案管理、文书档案借阅和文书档案查询。系统能够总体设计如图1所示，其中：

1） 基本设置主要包括：文书档案分类、保管期限、文书档案密级和紧急程度；

2） 文档管理主要包括：收文登记、发文登记和归档登记；

3） 文档借阅主要包括：人员信息、档案借阅、借阅审批、档案归还和借阅未还查看；

4） 文档查询主要包括：期间收文查询、期间发文查询、期间借阅查询和期间归还查询等。

图1 系统总体设计

2 关键技术的实现

2.1系统技术架构

2.2 数据库及数据库连接技术

文书档案系统数据库是为了更加有效地利用录入存储的文书档案数据，系统数据库独立于系统应用程序，以便大量数据的管理、调用和维护，同时也有利于应用程序的调试、更新。一个数据库往往含有一个或几个文档，各个文档之间相互联系，数据库仍通过文档来组织、管理数据。数据库不同于文档，其根本区别在于数据库能表示出数据的自然联系，数据库中的数据具有共享性、最小冗余度和独立性，而且实现了对数据的统一管理和控制。数据库系统除了硬件设备和数据库管理人员之外，主要是由数据库和数据库管理系统构成的。文书档案数据库用于存储文书档案的检索项目和主题词表等所有与系统使用有关的数据。文书档案数据库数据的录入、存储是通过面向管理员用户的数据管理系统进行的。系统数据库及主要数据表设计如表1、表2所示。

表1 系统数据库设计

2.3 系统安全措施

1）系统日志监控：系统日志监控能够辅助系统管理员分析合法用户操作过程中存在的问题，主要用来记录什么时候、什么人采用哪台计算机做了什么样的操作，通过日志分析可以监控系统的使用状况，也可以在出现问题后及时查找原因。

2）用户权限管理：根据不同的用户设置其对系统功能和数据的操作权限。

3）电子文件安全管理：单独采用或借助OA办公自动化系统的文件电子签名和防篡改技术保障电子文件的安全、真实和完成性。对电子档案的查询和借阅实行审批管理，不是所有的文书档案都可以公开，也不是所有的人都可以查询和借阅所有的档案。对外借电子档案由系统在借出时设定到期时间，如借阅者到期未归还，系统将自动归还或使电子档案对借阅者实效。对重要密级的电子档案采取防复制和防拷屏处理。

4）数据加密：系统设计时采用窗体的安全性及对用户密码采用SHAl（安全散列算法1）进行加密。SHAI的全称是SecureHashA1gorithm（安全哈希算法）MDS算法的哈希值大小为128位。而SHAI算法的哈希值大小为160位。两种算法都是不可逆。数据库内的所有密码字段以MD5或HASH算法加密。同时，电子文件在传输过程中系统也采取了数据加密措施以保障文档安全。

3 结束语

高职院校在经费缺、人员少的情况下，利用信息化手段建设和应用文书档案管理信息系统，对于规范学校档案管理和增加档案利用价值具有极其重要意义。有利于提高整个文书档案管理工作流程的效率，提高学校整体文书档案信息共享和服务水平。同时系统的建设还需随着学校管理和师生用户对文书档案的使用需求和技术发展不断加以完善。

参考文献：

[1] 李勇，贺智.关于文书档案管理系统项目的研究[J].科技创新与应用，2013（28）.

[2] 刘波.基于SOA的数字档案管理系统集成研究[J].数字技术与应用，2011（10）.

[3] 林纪华.浅议高校文书档案管理[J].赤峰学院学报：自然科学版，2011（6）.endprint