机械制造业基于ERP系统的采购内部控制研究

蔡宏雁

机械制造业基于ERP系统的采购内部控制研究

蔡宏雁

在我国市场经济的条件下，机械制造业的发展既要完善企业的内控制度，还要开展有效的保障手段。本文对机械制造业ERP系统的内部控制应用现状进行分析，提出了机械制造业基于ERP系统的采购内部控制研究，希望机械制造业可以通过ERP系统的建立，实现企业采购内部的控制，由管理要效益，提高机械制造业管理水平与竞争力。

机械制造业；ERP系统；采购内部控制

改革开放发展到今天，已经取得了令人瞩目的成就。我国经济的发展和进步伴随着企业的发展和进步，发展到今天，企业的内部控制已经成为企业发展的重点。经济发展过程也是企业进行内部控制的建立与完善过程。我国发布的企业内部控制规范包括了企业资金、实物和人力等业务，企业已经相继建立起内部控制的制度。但是，仍有很多企业由于内部控制的失败而使企业的发展受挫，甚至出现倒闭。有效的内部控制一定要落实在企业的生产和经营中，ERP系统可以在系统内帮助企业解决存在的管理问题，完成数据的实时共享，实现对企业的全程监控。

一、机械制造业应用ERP系统进行内部控制的现状

1.应用ERP完成对机械制造企业的内部控制与管理

ERP系统对于企业来说，最大变革和影响就是通过信息技术的利用，实现企业内部资源共享与协同，可以加强资源各环节的管理，实现企业业务的对接，提高生产和经营的效率，降低成本，促进企业的盈利能力。应用ERP系统过程中，机械制造企业的内部控制主要表现在采购的环节和库存的管理环节、生产管理的环节。

采购环节的控制：采购是企业进销进口管理，也是企业资金流起点，关系到企业效益和采购成本和盈利能力，也关系到企业竞争力，可见，采购环节十分重要，所以，需要加强对采购环节的管理与控制。

2.采购需求的控制

机械制造企业进行原材料的采购是为了保证生产，其次才是为了库存备用，所以，一定要充分考虑企业生产与仓储等部门需求，由需求确定供给。企业的管理模式就要建立起以实际需求作为导向的模式进行采购，既要考虑需求，也要避免企业的盲目采购，发生库存的积压和资金被占用的情况。通过需求的流转，把采购的需求传递至采购部门。

3.对采购供应商与采购价格进行控制

对采购供应商信誉和质量做出评级，选出合格供应商，加强供应商材料价格的监管和控制，在价格上降低企业的成本，避免人为因素影响供应商的选择，导致企业的资源浪费。

4.做好采购付款控制

对供应商付款的方式与期限要制定严密计划，使付款资金保证合理化。做好ERP库存的管理和控制，明确机械制造企业生产存量，进行存量监控，在采购计划中完成预先控制，通过实时的查询，了解企业库存量与材料来源。ERP要做好生产管理环节管理和控制，生产材料的监管更有利于企业生产成本控制，确定材料数额与损耗率，完成企业材料的控制，防止材料浪费。

二、机械制造企业基于ERP系统的采购内部控制研究

1.选择ERP系统

机械制造企业要做好企业的相关问题调查与分析，再进行ERP系统的选择。要明确企业需要解决的问题，ERP系统是否可以解决这些问题，而企业的财力、物力和人力等方面能否支持ERP的实施等。

企业只有了解管理中存在的问题，才能降低引入ERP系统管理带来的风险，选择实践验证的技术软件，根据企业技术与管理人员的水平，确定相应咨询服务，减少实施中出现的风险。

2.企业文化要适应ERP系统

ERP起源于西方，我国企业很容易出现对ERP文化的不适应和抵触。所以，企业引进ERP系统后，一定要建立起适应的企业文化。把ERP上升为文化理念，使员工重视ERP应用。企业各部门也要加强联系和合作，保证企业整体利益，重视ERP实施过程中的企业制度建设，加强对员工专业素质的培养。企业要把ERP实施提高到企业战略发展决策需要的高度，制定出企业长期的发展目标。

3.ERP接轨和企业业务流程的重组

实施ERP可以优化企业的业务流程，提高企业内部的控制能力。通过信息化的手段，代替传统的人工控制，使企业动作模式重组，和ERP系统进行融合，将结果控制转化成系统的技术控制。把企业信息数据和ERP系统完成接轨，通过数据输入进ERP系统内，完成数据的收集与传递，降低人为干预的机率，提高数据收集的效率，实现ERP对企业的内部控制。

以ERP采购业务流程为例。ERP系统的实施改变了企业业务流程，使企业人力资源和财务、销售等进行集成管理，完成跨部门的业务处理。ERP系统采购内部控制是以采购管理与应付账款这两个子系统来构成，采购作业和存货管理也有一定的关系，采购业务成本可以说是由存货管理质量来决定的。

采购环节体现了企业的价值，而采购的成本会影响企业的最终利润。所以，采购子系统属于ERP十分重要的一部分。可以保障企业的信息流动，减少成本，提高企业的资金利用率。ERP系统的采购控制也是从企业生产部门物资的需要出发，完成企业物资采购与规划的活动。

基于ERP系统下采购内部控制是根据采购的计划在提出请购后，经过审核，以ERP系统请购价格，生成采购订单，按照订单的内容完成供应商货物的数量点收与质量验收，物资验收合格可以入库，如果不合格就要进行退货处理。

4.做好ERP系统的风险控制

ERP在实施过程中会面临很多风险，而企业也要加强ERP的风险监控与预防。通过对信息技术安全监控，运用计算机监控的技术，对部门管理进行权限的设置，使数据不能在部门间实现随意访问和修改，保证信息数据完整与安全。对数据的访问要设置单独岗位，和操作权限分离。虽然企业引进ERP系统会存在一定风险，经过企业各部门的配合，对员工进行思想上的引导，以技术培训和企业政策激励等措施，提高员工工作积极性，支持企业变革。

三、结束语

综上所述，采购的内部控制可以保证企业得到高质量生产物料，基于ERP采购的控制管理，可以建立起采购中心，对供应商进行集中管理，对采购流程进行规范与变革，按照ERP物料的需求，对采购进行严格监控和管理，节省采购时间与中间环节，提高采购效率，满足机械制造企业对物料采购的需求与内部控制。

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[2]时遇辉.在ERP平台上基于供应链的采购业务流程重组创新［J］.中国管理信息化，2013（8）：12-14.

[3]王淦，赵武，蒋玉明.ERP模式下的采购管理系统的研究与开发[J].四川大学学报，2011（5）.

（作者单位：福建龙基机械设备制造有限公司）