ERP环境下会计信息系统内部控制初探

郭淑华

ERP环境下会计信息系统内部控制初探

郭淑华

本文以ERP系统的应用为基础，阐述了ERP环境下财务会计信息系统内部控制的新变化，并就ERP环境下财务会计信息系统的风险防范与管理进行探讨。

ERP系统；会计信息系统；内部控制；风险管理

ERP系统是一种应用计算机技术的全新的企业管理思想，传统的会计信息系统内部控制的缺陷是没有把内部控制的流程、方法与信息技术和环境有机结合起来，因此，引入ERP系统技术是实现由传统管理模式转变为现代信息化管理模式的需要，但如何构建ERP环境下财务会计信息系统内部控制体系和由此产生的风险防范制度是我们面对的课题。

一、ERP与内部会计控制的内涵

ERP，即企业资源计划，集先进的信息技术与管理思想，利用信息的整合技术将企业内部各个部门连接在一起，是一种被现代企业广泛应用的先进管理模式。它的核心是通过业务量推算企业需要消耗的资源，并在此基础上实现资源的优化配置。

内部会计控制是指为保证资产完整、财务数据的准确性和可靠性等而实施的措施和程序,其目的是确保企业合法经营、防范财务舞弊、提高经营效率。

ERP在会计信息系统内部控制中的作用和影响；ERP系统层次丰富，一般分为财务系统、供应链管理系统、制造管理系统、项目管理系统、人力资源管理系统和决策支持系统等。其中财务系统又包括现金管理、资产管理、财务计划，应收和应付款管理、费用管理、报表分析、财务管理等功能。随着ERP的产生和发展，财务信息也由传统的事后反馈变为事前的预测、决策和事中的监控。

企业会计信息系统的内部控制，包括手工方式下财务会计信息系统内部控制阶段、电算化方式下财务会计信息系统内部控制阶段、网络环境下财务会计信息系统内部控制阶段和ERP环境下财务会计信息系统内部控制阶段。ERP系统对财务会计信息系统内部控制的影响主要包括：（1）增加了企业内部控制的内容；（2）使内部控制的环境更加复杂；（3）提高了企业内部控制的要求。具体影响主要有：

第一，收集信息数据的范围和方式发生了变化，ERP系统下收集数据既包括财务信息数据也包括业务信息数据，并且可实现信息共享，完成财务与业务数据的对称分析，实现经济信息的统一管理与控制。

第二，增强了会计业务数据处理的实时控制，ERP系统是一个整合企业所有业务部门数据的综合性整体，可以及时进行数据处理，并运行一系列的数据处理程序。各业务部门的业务数据将会直接传送到系统中心，财务部门能够即时共享到业务部门的数据，从而提高财务部门在企业决策过程中的作用，实现在某个时间点对业务活动进行控制转变成随时对业务活动进行控制，形成从预测到实施到决算一系列过程的控制，即由单项到整体，由某一方面转为整个体系的控制。

第三，实现了会计数据处理流程的重新整合与设计，在ERP下的财务会计信息系统中会计数据能够实现实时输入、处理、分享，从而把传统的会计数据处理模式转变为自动模式。ERP下的财务会计信息系统整个过程都由计算机控制，它的数据来源是原始的会计数据，录入后进行集中化、自动化的加工处理，得出处理结果后作为下一层级的数据并对之再进行处理。

第四，数据仓库技术的应用提高了财务决策支持能力，通过数据仓库技术的财务会计信息系统的数据采集、存储、处理、传送都由业务处理系统自动完成，并直接将业务数据转换成财务数据，且财务信息系统的数据生成是由业务数据而来，所有与业务活动相关的数据都可以从系统中得出。

第五，会计核算组织体制及其责任发生了变化，ERP环境下会计工作组织体制以数据的不同形态作为制定的主要依据，财务会计组织则划分为数据收集组、凭证编码组、数据处理组和系统维护组等专业组织，其责任相应发生了变化。

二、会计信息系统对内部控制的新要求

（一）确保输入数据的准确性

电子数据如会计账簿、会计报表等的输出靠的就是会计软件对原始数据的加工处理，并将结果存储在磁盘或软盘中。电脑输出数据的正确与否在很大程度上取决于输入数据的准确性，这要求一切数据的处理过程和处理方法都必须规范，并保持输入数据的方法相对稳定性和输入数据的准确度高。

（二）杜绝利用计算机犯罪

在ERP环境下增加了许多在手工系统中减少的，或不曾有的风险。

（三）强化会计档案保管

ERP环境下会计的档案包括软盘备份的数据、计算机内存在的数据和打印输出的数据。会计软件在安装或者操作过程中出现任何问题，都可能导致系统中电子数据被破坏甚至丢失。因此，既要保管好相关的纸质数据文件，还要保管好各种电子会计数据。

三、ERP环境下企业会计信息系统内部控制水平的对策与建议

（一）健全内部控制风险评估机制，提高系统风险防范能力

ERP下企业内部控制系统对信息系统的依赖度增强，信息系统的复杂增加了企业的风险,数据随时会被截获或改写，资料会容易被删除和篡改，因此不能直观地观察到不断增加的数据安全风险。在ERP的建设、实施和日常维护上，都须注意这些风险问题，要运用风险识别、风险分析和风险应对的理念和方法进行测评以及处理，使企业对将要发生的风险得以及时规避与处理。ERP系统在风险防范方面主要采用的工具是信息技术与会计业务活动相结合。

（二）正确审核输入数据，确保输入数据的正确性和完整性

ERP环境下需要对输入数据进行审核，防止输入环节数据错误。审核数据的方法主要有静态审核、屏幕审核、二次录入审核等。静态审核，即人工审核，指将打印的凭证与人工凭证进行核对。屏幕审核，指对屏幕上显示的凭证进行人工审核。二次录入审核，即重复输入校验。实际工作中，应根据不同情况选择合适的审核方法，确保输入数据的真实性、正确性和完整性。

（三）建立健全ERP岗位管理制度

必须严格调整ERP下企业会计组织机构的岗位职责、权限，明确规定各会计人员上机的操作权限，做到责任明确、授权清晰，并定期进行岗位轮换，加强会计信息化之后的岗位控制。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。

（四）加强会计电算化档案管理

计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。

（五）加强内部审计制度

在ERP系统运行过程中，审计人员对会计业务处理等工作的评价和检验，有利于检测财务软件的可靠性，发现各种内控制度在执行中存在的问题，提出解决问题的建议，有利于提高会计核算质量和管理水平。同时企业也可以考虑定期聘请中介机构，进行内部会计控制制度的专项审计，借助外部中介机构的力量以更好地查漏补缺。

四、结束语

实践ERP既需要企业进行内部会计控制创新,也能由此实现企业的信息化建设和管理现代化。只有将ERP体现的管理思想和信息技术完善地结合在一起,才是企业实现内控的有效途径。

[1]王振武.会计信息系统.东北财经大学出版社，2012.

（作者单位：山东能源集团肥城物资有限公司）