油田社区综合管网档案管理现状与对策

李贵平

中原油田开发建设30多年来先后建成了10个社区、34个住宅小区，在社区建设、管理过程中形成了大量的水、电、气、暖、通讯、电视等综合管网档案资料，这些社区综合管网档案是油田建设项目档案的重要组成部分，是社区供水、排水、供电、供热、通信、电视、消防、物业管理的重要保障，档案部门必须加强油田社区综合管网档案管理，确保上述档案资料的完整、准确、系统。

1 油田社区综合管网档案管理现状

1.1 档案收集规范度不高。油田建设开发初期的综合管网档案，由于油田档案机构和管理制度不健全，档案部门不能准确掌握工程项目开工、竣工时间，无法动态监管和规范约束，造成管网工程建设文件材料归档不全，部分管网档案仅有交工资料无竣工图纸，特别是部分住宅小区水、电、气、暖、通信等改扩建、维修施工形成的档案材料归档不全问题突出。

1.2 档案整理规范度不高。在油田社区综合管网档案整理的过程中常有卷内目录和档案资料实体不符的情况出现。另外，由于个别施工单位工程技术人员责任心不强，在编制竣工图时缺乏对管线埋设的深度、节点、材质、管线走向及附属构筑物进行深入细致的调查，使竣工图成为所谓的“示意图”，不能准确反映出管线现场具体的施工建设信息，给以后的档案利用带来了一定的困难。

1.3 档案管理方式落后。随着住宅小区的改扩建，新管线不断增多，旧管线也在不断更换和废弃，各类管线的规模和复杂程度也越来越高，形成的综合管网档案也越来越多，使得传统手工管理及计算机目录级查询的社区综合管网档案管理方式已无法迅速、准确地提供档案信息。

1.4 档案人员素质待提升。综合管网档案是否系统、完整、准确，关键是做好管网工程文件材料的收集工作，而能否把好收集关，则取决于整个工程建设工作的管理水平和档案人员的自身业务素质。而目前一些施工单位不设专人收集、整理管网工程资料，或临时抽调一些不懂专业的人员管理，这样就会造成资料收集不齐全、填写内容不准确，内容不真实的档案，给今后档案管理和利用带来隐患。管理人员的管理知识结构老化，也严重影响了档案管理工作的技术水平。

2 对策

2.1 纳入合同管理。工程建设单位在与施工单位签订工程项目承包合同时，除对施工单位移交竣工技术文件材料的时间做出具体要求外，还应对竣工技术文件，尤其是竣工图的编制任务、归档文件材料的质量检查标准等做出明确规定。如明确规定由施工单位编制包括竣工图在内的竣工档案资料，并预留工程概算总造价的3%作为竣工档案保证金，竣工档案经建设单位和辖区内档案管理部门验收合格后，再将保证金如数退还，竣工档案不合格者保证金不予退还。

2.2 强化日常监管。以质量控制前移为端口，保证归档文件材料的质量。档案人员应当转变观念，在加强对建设单位工程技术人员的业务指导的同时，对施工单位技术人员进行业务指导，加强编制竣工技术文件的质量要求和规范，引起施工单位对编制技术文件材料的重视。要做好从形成到归档的全过程归档文件材料的管理，把综合管网文件材料的形成纳入建设单位的行政、经营、生产技术管理中，做到管网档案归档与项目建设进程同步，保证归档文件材料的质量。

2.3 把好工程验收关。工程施工单位在办理施工许可证时，如果不附管网工程档案归档承诺书，将不予办理施工许可证；工程完工后，必须有档案管理部门参与竣工验收，了解工程施工内容，审查档案移交是否齐全完整，否则工程不予通过验收。

2.4 强化档案业务培训。档案人员应更新观念，增强责任意识、现代化意识，提高自身业务素质同时，加强对相关部门档案业务指导力度，定期举办由建设单位专兼职档案员、施工单位和监理部门资料员参加的档案培训班，以油田基本建设档案管理细则、建设项目档案验收细则、科学技术档案案卷质量标准为主要内容，对管网档案归档内容、整理标准、装订方法等系统讲解和实际操作演示，通过培训提高人们的档案意识和业务素质，保证归档竣工技术文件质量。

2.5 建立管网档案信息系统。油田各社区管理中心、档案部门应密切配合，尽快建立油田社区综合管网档案信息管理系统。可先由各社区组织专业人员对现有管网进行普查和探测，收集准确数据，移交档案部门。档案部门进行系统整理、鉴定后，利用数据库技术和GPS技术建立一个精确度高、时效性强的综合管网档案信息系统，并实时动态更新和维护，实现油田社区综合管网档案管理的科学化、标准化、信息化。

（作者单位：中原油田档案管理处 来稿日期：2014-04-16）