OAIS在规划管理GIS业务系统中的应用

胡拥政

(深圳市规划国土房产信息中心，广东深圳 518034)

OAIS在规划管理GIS业务系统中的应用

胡拥政

(深圳市规划国土房产信息中心，广东深圳 518034)

规划管理部门GIS业务系统会产生大量的电子文件，如何有效、及时地抓取这些电子文件进行归档管理，一直是个难题。本文从实际应用角度出发，研究基于开放档案信息系统(OAIS)技术的电子文件管理模式，以期实现GIS业务系统中电子文件的有效管理。

开放档案信息系统(OAIS)；GIS；电子文件；信息包；前端控制

一、引 言

规划管理部门日常产生大量的专业档案，目前多是使用档案目录计算机管理与档案实体扫描件相结合的管理方式，已越来越不能适应业务流程中大量电子文件及时归档、妥善管理的实际需求[1-3]。

开放档案信息系统(OAIS)参考模型是目前国际上较为先进的档案管理技术，能够较好地解决业务系统中电子文件及时归档、存储管理、发布应用方面的问题，因此可以考虑将OAIS技术应用于规划管理GIS业务系统中，以期实现电子文件管理的前端控制和全程跟踪[4-5]。

二、关键技术

OAIS是美国太空数据系统咨询委员会(CCSDS)与ISO联合制定的一项国际标准(ISO14721)，旨在对信息的获取、存储和长期保存规定概念和参考框架。基于OAIS的电子文件应用技术可以解决规划管理GIS业务系统中大量专业档案的管理问题。OAIS信息模型是围绕“信息包”建立的。所谓信息包，实际是一个逻辑模型，是将信息在系统中输入、运转和输出的结构概念化。信息包贯穿于档案信息保存功能的全过程，包括信息获取、归档存储、数据管理、访问和发布等。信息包的概念和关系如图1所示。

图1 信息包的概念和关系图

信息包分为3种类型：移交信息包(SIP)，是文件从形成者向OAIS移交时所形成的信息包；归档信息包(AIP)，是信息在OAIS存储并保护过程中形成的；发布信息包(DIP)，是应查询请求将信息包传送给用户。OAIS的功能实体如图2所示。

图2 OAIS的功能实体图

基于OAIS的电子文件应用技术是采用“文件连续体”理论，关注文件管理的动态过程，强调从文件产生、办理、归档、保管利用，到鉴定销毁全过程各环节的连续，主张文件的连续管理、全程管理、前端控制[6]。

三、技术思路

1.采用标准

采用国际上先进的电子文件管理技术进行建设，遵循如下相关标准：

1)国际标准ISO14721，即OAIS参考模型：提供一个基本概念框架，可用于实现电子文件的长久保存和存取。

2)国际标准ISO15489，名称为《信息与文件-文件管理》：提出“机构内的文件管理要实现与业务系统、业务流程的集成”[7]。

3)国际标准ISO23081，名称为《信息与文献-文件管理流程-文件元数据》：对元数据的理解、实施和使用提供了指导。

4)《电子文件归档与管理规范》(基于OAIS)。

5)信息包基于XML格式封装。

2.基本思路

按照国内外现行标准、规范的要求，结合工作实际，参考OAIS开放档案信息模型，通过构建确保规划审批电子文件真实性、完整性与长期可读性的系统整体框架，实现对规划审批业务过程中产生的电子文件的及时抓取、同步归档、全程跟踪，实现对增量与存量电子文件的有效管理，构建起与规划审批过程紧密融合的电子文件应用模式，全面提升规划审批文件管理、利用的信息化水平[8]。传统规划审批资料归档管理模式与面向电子文件的管理模式对比如图3所示。

图3 管理模式对比图

3.基于OAIS的电子文件管理流程设计

应在GIS业务系统中设计自动归档功能，对办文流程中涉及的电子文件进行实时采集，然后自动“推”给档案管理人员，经其审核鉴定、电子签章后入电子档案库，同时在业务审批数据库中记录存储路径及元数据信息[9]。

在办文流程中对数据进行采集时，应分两种情况：一种是有电子数据的情况，可直接“推”给档案管理人员进行审核鉴定、电子签章、入电子档案库；另一种是没有电子数据的情况，则需要通过扫描功能对纸质材料进行扫描并存储在临时目录中，然后“推”给档案管理人员进行审核鉴定、电子签章、入电子档案库，之后清除临时目录中相关数据。

基于OAIS并结合规划管理业务实际情况的电子文件管理流程设计如图4所示。

图4 电子文件管理流程设计图

4.对GIS业务系统进行改造

为实现电子文件在GIS业务系统中的前端控制、全程管理，需按照设计的流程对现有的电子政务平台进行改造，以便能实时采集规划审批申报、审批中和审批完成的电子文件，技术框架如图5所示。

5.业务流程及岗位优化

相应的，需对业务流程进行优化，并设置电子文件管理岗位。在办文与业务审批流程方面，主要是增加CA认证和电子签名环节、增加电子文件自动监控点，对原业务流程不会有大的影响；同时需建立电子文件管理中心，增设数据接收与集成处理、数据档案存储管理与发布两个岗位，或对原有档案管理岗位配置相应职能，前一个岗位主要是接收电子文件、实体档案等并进行集成处理，后一个岗位主要是进行数据管理、档案存储管理、数据访问与发布管理等。业务流程及岗位优化框架如图6所示。

图6 业务流程及岗位优化框架

四、应用效果

按以上设计进行实践应用，创建起以电子文件管理为核心的，以工程管理、业务办公和信息服务为主要内容的，技术先进、结构合理、功能齐全的电子文件应用环境，实现电子文件的标准化、流程化、精细化管理，提高相关决策的科学性和前瞻性，为档案信息资源建设的质量提供坚实的保障[10]。系统应用界面如图7—图9所示。

图7 系统应用界面1——建设项目分布图

五、结束语

经实践发现，在规划审批业务流程中建立基于OAIS的电子文件全程管理环境，能够有效实现电子文件的及时归档和查询利用，有益于无纸化进程。

图8 系统应用界面2——查询某项目信息

图9 系统应用界面3——调出该项目相关档案

[1] 冯惠玲，赵国俊.中国电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2009：51-54.

[2] 吴宝康.档案学研究中的一些想法[J].档案学通讯，1996(3)：12-13.

[3] 刘家真.电子文件管理——电子文件与证据保留[M].北京：科学出版社，2009：48-55.

[4] 薛匡勇.现代档案观研究[J].档案学通讯，2006(2)：17-21.

[5] 王德俊.当前国际档案界学术新动态新观点[J].北京档案，1998(1)：24-27.

[6] 李泽锋.基于OAIS电子文件管理系统体系研究[M].北京：世界图书出版公司，2010：20-30.

[7] 安小米.基于ISO15489的文件档案管理核心标准及相关规范[M].北京：中国标准出版社，2008.

[8] 黄存勋，倪道善.文档一体化[M].成都：四川大学出版社，2000：65-69.

[9] 吴升，王家耀.近年来地理信息系统的技术走向[J].测绘通报，2000(3)：20-24.

[10] 严荣华，王发良.城市规划管理信息系统的开发与实践[J].测绘通报，2001(8)：29-30.

Application of OAIS in Planning Management GIS System

HU Yongzheng

P208

B

0494-0911(2014)09-0112-03

2013-06-06

胡拥政(1971—)，男，山东荣成人，高级工程师，主要从事规划国土信息化工作。

胡拥政.OAIS在规划管理GIS业务系统中的应用[J].测绘通报，2014(9)：112-114.

10.13474/j.cnki.11-2246.2014.0309