公用房管理系统的应用与实践初探

马思潇，王晓华，杜亚辉

(北京工商大学 国有资产管理处，北京 100048)

公用房管理系统的应用与实践初探

马思潇，王晓华，杜亚辉

(北京工商大学 国有资产管理处，北京 100048)

高校房产资源管理是固定资产管理的重要组成部分，文中分析了高校房产资源管理中存在的问题。以开发建设公用房管理信息化系统为契机，通过实践应用与操作，探讨了规范管理工作流程，对实现房产数据资源共享，提升管理水平与工作效率提出了一些建议。

公用房；管理系统；高校

高校固定资产是高等教育事业赖以生存和发展的物质基础，特别是当前在北京的高校，由于其所处地理位置大多在城区内，房产资源成为高校可持续发展不可或缺的基本保障条件。随着高校教学、科研的发展，教学科研用房更是成为稀缺资源，但当前高校在公用房的管理及使用方面仍不尽如人意。如何加强和完善公用房的管理工作，优化资源配置，促进资产使用效益提升，对全面提升学校整体管理水平，进而提高学校核心竞争力就显得尤为重要[1]。通过分析当前高校公用房产管理中存在的问题，结合北京工商大学开发的公用房管理系统，对改进管理模式，提高公用房管理水平，提升房产资源使用效益提出了建议。

1 高校公用房管理普遍存在的问题

目前，我国高校公用房管理基本上是沿用计划经济时代的管理模式，即使用行政手段一次性分配。这种模式的管理只注重形式，局限于对校内各部门的一次性无偿配给，失去了对房产动态随时进行监管的权利，形成了校内部门谁占用谁就拥有房产主导权的思维定势，学校对房产的所有权及管理权流于形式，造成所有权和处置权乃至相关收益权相分离以及由此产生的其他种种问题[2]。

1.1 房产管理分散无序，资源紧缺矛盾突显

虽然高校公用房管理体制各不相同，但多数高校都存在多头管理的现象。由于高校公用房的使用方向不同，导致行政、教学、科研、生活等用房分别由相关部门管理分配，而具体使用及管理又由使用部门掌握，导致公用房产权属不清晰、职责不明确，管理混乱，资源浪费，甚至产生公房私用、公房出租出借现象，从而造成国有资产的流失[3]。有些部门因机构改革、科研项目或实验教学停止、专业老化导致学生减少等原因使得用房闲置，但又不愿腾退;而有些新兴学科专业、实验实践基地开设、新增机构等用房十分紧张，使得这种供需矛盾长期存在。其根源就是学校房产分配与处置的部门分散，很难对公用房进行统一管理与调配[4]。

1.2 房产使用性质混乱，国有资产流失严重

高校公用房原则上应用于学校的教学科研及行政办公方面，但是由于历史的因素及影响，在20世纪90年代市场经济体制下，高校将一些非经营性房产用于投资、租赁等经营性活动，却未办理相应的非经营性资产转经营性资产的手续，且相应的管理、监督体制及措施又未到位。使得许多后勤集团、经营性工厂、公司实体等都没有将学校的房产纳入成本核算，甚至将只拥有使用权的公用房出租收益全部归己[5]。学校开源的初衷不仅没有实现，经营收益收不回来，而且给高校带来了更多的风险和隐患，最直接的后果就是造成了国有资产大量流失。

1.3 房产管理手段传统，管理效率低下落后

目前我国高校公用房管理手段相对落后，很多高校的公用房管理还处于手工统计操作阶段，公用房信息化基础极为薄弱。虽然一些少数高校已实现电子化，但也主要采用单机单用户管理或C/S多用户管理。单机单用户管理可进行查询统计，但数据管理无法实现动态，没有提高办公的准确性和工作效率，工作量较大。C/S多用户管理虽然扩大了计算机辅助办公的使用面，提高了工作效率，但依旧存在图、文、表的集成程度不够，数据传递和利用存在障碍等问题。而且C/S模式难以与Internet接轨，信息发布、系统维护极为不便。在管理分配上，由于基础数据不清晰，使用情况不了解，常常会出现张冠李戴的情况，造成管理上的混乱与无序。在管理体制上，校内各部门占有房源情况不明朗，亦无科学合理依据，房屋分配不公开透明，也容易衍生相关问题[6_7]。

2 构建公用房管理系统的思路与设想

2.1 公用房产管理系统建设的目标

真实再现每间房屋的自然信息，并实现房屋与房屋内资产的联动管理。

2.2 公用房产管理系统的建设原则

建设公用房产管理系统应遵循以下三个原则。

1)层级展示要清晰有序，各个校区之间的地理联系应有规划，校区内部的建筑楼宇应有指示，建筑楼宇内部的布局应有展示，具体的房间信息要准确;2)数据统计要真实一致，建筑楼宇按建筑面积统计，房间按使用面积统计;3)查询使用要方便快捷，既要考虑管理人员对管理系统的操作与应用，又要考虑使用人员查询的工具与条件[8]。

2.3 公用房产管理系统建设的阶段

基于上述原则与目标，北京工商大学公用房产管理系统在整个设计及开发过程中，主要经历了五个阶段：1)坚持广泛深入调研，集中利用两个月时间对正在开发公用房产系统的对外经贸大学、中央财经大学进行了实地现场调研;并与准备建设的北京交通大学、中国地质大学进行了沟通与交流，充分了解当前开发建设公有房产管理系统的几个较为成熟的公司情况。2)坚持积极主动沟通，将具有房产管理系统开发经验的几个公司召集起来，进行面对面的沟通与交流。主要是把学校的思路与想法阐述清楚，进一步了解在以往开发过程中的一些经验，需要注意的问题等。3)申报专项，按照规定流程进行公开招标，然后与中标供应商进行开发设计细节方面的充分沟通。公司形成基本框架后，再进行演示操作，补充完善。4)同时抓紧进行基础信息的摸底调查，这个环节比较费时费力，时间相对较长。学校专门邀请测绘公司进行实地测量，最后将基础信息导入系统;5)实现房产与房产内资产的对接联动。

3 公用房管理系统的应用及建议

3.1 公用房管理系统的具体应用

北京工商大学公用房管理系统采用.NET技术、B/S三层构架和SQL Server数据库系统，业务模块根据松耦合要求设计。这种设计的主要特征是：针对公用房管理工作的现代化、社会化、多样化的进一步要求，结合数字校园的整体建设思路，通过浏览器/服务器的应用，在公用房管理部门与全校师生间构建起一座信息的桥梁。较好的集成图、文、表的一体化管理，提高了办公的准确性、简便性。

通过需求分析，本系统采用系统管理员、房产管理员及一般用户三级管理模式。一般用户即校内教职工，可通过学校国有资产管理处网站的“公用房电子平台”查看全校范围内所有楼宇的平面示意图(见图1)或使用情况一览表(见图2)，登录国有资产管理处网站公用房管理系统接口也可实现同样功能。

图1 平面示意图

网站电子平台的房屋状况一览表与系统数据库动态关联，管理员只需在系统修改一次便可实现系统与网站平台的同步更新。

图2 使用情况一览表

房产管理员为各部门或院系的公用房管理者，在系统中除能实现一般用户的查询功能外，还可对本部门公用房信息进行有针对性的查询(见图3)。

图3 按部门查找功能界面

除此以外，房产管理员还负责本单位临时用房申请、分配用房申请的工作。系统会自动筛选出当前全校范围内空余房屋，通过用房申请模块能够较为快捷的完成此类操作(见图4)。

图4 临时用房申请功能界面

系统管理员即学校负责公用房管理工作的工作人员，主要负责系统的更新、维护、审核用房申请等。本系统针对高校公用房管理现状，为系统管理员开发了丰富的查询、统计、报表生成、用房归还提醒等功能。查询统计功能界面如图5所示。

图5 查询统计功能界面

在系统开发过程中，学校国有资产管理处不仅考虑现实的使用需求，同时也研究了公用房管理发展趋势，为将来公用房管理制度革新准备了功能模块。图6为按照学校精细化管理要求开发的定编定额管理功能。

图6 定编定额管理功能界面

3.2 公用房管理系统使用体会及建议

本系统在我校试运行已一年有余，公用房管理系统的开发建设，不仅有利于将原来归属于各部门管理的房屋资源全部纳入到国有资产管理处的统一管理之中，实现了用房资源管理、统计的一体化与科学化，减少了部门之间的扯皮与推诿，提高了管理水平;而且理清了公用房各类数据的基础，形成了信息化的图、文、表等简便、丰富的查询资源，保障了国有资产管理的完整性、准确性与实时动态化，任何变更公用房使用用途的调整均能够得到及时体现，提高了工作效率;本系统在设计流程及操作应用上将各个工作环节进行了规范化要求，对于系统的任何操作都将留有痕迹，各项审批手续齐全，公用房的调配、变更、借用、退还等都公开透明，便于查询，使得工作有据可依，有制可循[9]。

4 结束语

作为系统管理员，笔者有几点粗浅的体会和建议：1)科学的管理手段需要配合科学的管理制度。手段是制度的衍生品，如果先进的管理制度不能及时地落实，再好的手段也不能完全发挥其效用。2)不断夯实基础数据是系统运行的保障。高校内无论人员、部门又或房屋的信息都不是一成不变的，公用房管理要做到动态实时，就必须做到人员、部门、房屋使用信息的定期更新，新建、修缮、调整等变动房屋数据及时上传。3)领导重视、各部门配合缺一不可。学校公用房数据量庞大，各类遗留问题众多。公用房管理单靠一个部门是远远不够的，系统准确稳定的运行离不开学校领导的重视，各部门的配合以及所有房产管理员的支持[10]。

[1]杨晓红.高校固定资产核算中存在的问题及其对策[J].咸宁学院学报，2011，31(6)：64.

[2]王漫耘.高校房产使用管理中存在的问题及对策[J].辽宁科技大学学报，2012(3)：333_334.

[3]温伟民;季景书;申小龙.高校房地产综合管理信息系统规划与设计研究[J].中国管理信息化，2011，14 (13)：69.

[4]赵曦.关于高校公用房改革的几点思考[J].赤子，2009(10)：32.

[5]王一柏，张士杰，王晶，等.高校公用房科学管理探索与实践[J].中国现代教育装备，2013(2).56_57.

[6]韩红江.对高校公用房管理的思考与探索[J].石油教育，2010(4)：74.

[7]朱米娜.浅谈高校房地产管理信息网络化建设[J].中小企业管理与科技，2012(3)：275.

[8]赵曦.关于高校公用房改革的几点思考[J].赤子，2009(10)：32.

[9]陆云松.高校公用房管理工作浅析[EB/OL].[2013_5 _13].http：//wenku.baidu.com/view/7567a9d376a2002 9bd642de2.html.

[10]百度百科.人口与房屋动态信息管理系统[EB/OL]. [2013_5_13].http：//baike.baidu.com/view/ 9516386.htm.

Using and Practice Study of Commonprem ises M anagement System

MA Sixiao，WANG Xiaohua，DU Yahui
(Department of State-owned Assets Management，Beijing Technology and Business University，Beijing 100048，China)

Common premises is an important part of the fixed assetmanagement in university，this paper analyzes the problems of the common premisesmanagement.Taking the development of commonpremises system as an opportunity，through the practical application and operation，we discuss the discuss theworkflow of regulatingmanagement，the sharing of the common premises data，the improvement of themanagement level and work efficiency.Based on the abovementioned aspects，we put forward some suggestion.

common premises;management system;college and university;regulatingmanagement

G482；C931.6

A

10.3969/j.issn.1672_4550.2014.01.058

2013_09_14

北京市高等教育学会“十二五”高等教育科学研究规划项目（BG125YB122）；北京高校技术物资研究会2012年研究课题（JSWZ201203）。

马思潇（1984_），男，硕士，主要从事高校国有资产管理工作。