浅析高校政府采购工作

孙 超，张峨嵋，李柏桐，程冬梅

浅析高校政府采购工作

孙 超，张峨嵋，李柏桐，程冬梅

（中国石油大学 国有资产管理处，北京 102249）

在国家对教育的投入不断增加和资金监管日趋严格的大背景下，多数高校作为国家全额拨款的事业单位，须认真贯彻落实政府采购制度。如何利用政府采购机制，将廉洁高效有机结合，提高采购效率，更好的为科研、教育服务，是高校采购管理工作急需解决的问题。以某高校政府采购数据为依据，通过对高校政府采购工作特殊性进行分析，并结合高校政府采购具体管理工作中存在的问题，提出可行的解决途径及可以采取的具体措施。

高校；政府采购；廉政高效；国有资产

国家实施政府采购的根本目的就是规范政府的采购行为，充分利用市场机制，降低采购成本，同时提高政府对经济领域的影响力。部属高校作为国家全额拨款的事业单位，执行政府采购，既是《政府采购法》相关规定的要求，也符合学校自身利益。如何通过政府采购，降低采购成本、提高资金利用效率，将是高校采购工作的首要问题［1］。

1 高校政府采购工作的主要内容

通过政府采购而建立起来的完善教学配套设施，是高校基础教学正常开展和提高科研水平的重要保证。高校政府采购管理主要的工作内容包括：计划的制定、采购的执行、后期的管理、资料的存档。这些内容都是相辅相成的，合理详实具有可操作性的采购计划是政府采购工作的基础和重要环节。执行规范、严谨的采购流程，是政府采购工作的核心内容，完善的后期验收和资料管理，是政府采购工作顺利开展的重要保证。

2 高校政府采购工作的特点

高校政府采购工作具有采购对象特殊、资金来源有限、项目进度受限、专业人员匮乏等特点。这些客观条件决定了高校的政府采购工作有别于其他行业部门，具有鲜明的行业特色。

高校作为国家科研、教学的最前沿，承担着教学、科研的双重任务。科学研究与高等教育都需要必要的物资基础，科学研究强调的是创新、扩展，高等教育强调的是逐新、吸收。这些决定了高校的政府采购具有两面性，科研类设备采购要求专业性强，多伴有研发设计，竞争范围小，采购物资涉及面广。教学类设备采购要求基础应用，采购范围采购数量很难形成规模，同时对设备的可靠性、通用性要求很高。以在京某高校为例（见表1和表2），2012年完成采购项目1108项，与科研相关的项目有649项，与教学相关的项目有383项，与行政相关的项目有76项。项目金额小于10万元的小型项目多达836项，金额超10万元小于20万元的中型项目有164项，金额超20万元的大型项目有108项。伴有研发性质的加工项目占总项目的30以上，这些特点为高校政府采购工作提出了更高要求。

表1 2012年某高校各类采购项目所占比例

表2 2012年某高校不同金额采购项目所占比例

高校资金来源日益多元化，资金配备与项目进程存在一定差异，同时高校并不具备社会企业的资金垫付能力，因此高校所能支配的资金具有较强的时效性，造成高校很多科研仪器设备采购论证时间、采购周期过短。高校资产管理部门在采购过程中，面临项目执行进度、政府采购相关法律法规的双层压力。

高校行政机构复杂，组织结构层次多，多数高校都存在多个管理部门对政府采购进行管理或按照不同职能范围进行采购，缺少一统的协调管理部门。容易产生管理间隙，影响项目的实施效果。

政府采购需要具有一定专业背景的专职人员。高校所拥有专业背景的人员少之又少，而作为高校采购直接操作者的广大教职工，更是缺失相关采购基本知识，缺失具有专业背景的采购专职人员是高校政府采购执行中的难点之一［2］。

3 采购过程中可能出现的问题［3－6］

3.1 计划准确性难以保证

现行财政管理办法要求政府采购工作执行财务预算申报制度，组织政府采购前需要提前半年甚至一年制定详细、准确的年度政府采购预算。高校资金来源多元化，项目执行进度的不确定性，都可能造成政府采购预算的不准确。以在京某高校为例，科研类项目占高校政府采购项目总量近60以上，此类项目专业性强，多伴有研发设计，不确定因素多，准确测算此类项目的政府采购预算难度很大。

3.2 采购操作过程不规范

高校政府采购执行过程中由于资金来源多元化，采购主体不固定，高校全部采购项目不可能均由高校政府采购管理部门来完成。政府采购管理部门更多参与的是大型项目、重点项目的政府采购，对其他类项目多是引导、协作项目负责方完成采购，容易出现不规范操作。主要表现在以下4个方面：

1）项目执行政府采购的周期比较长、手续相对复杂，存在项目执行进度的压力，同时政府采购目录范围内的产品在央采网上的价格偏贵。由于价格和周期两个因素，项目负责方对于政府采购的积极性不够，采购管理部门与项目负责方之间很难形成协助和协作的关系，转变为督查、管理的关系。

2）高校科研相关项目的设备采购多伴有研发、定制加工内容，项目负责方需要进行大量前期的调研工作，在确定具体的设计和施工方案后，才能开启政府采购程序。这种情况容易产生协助完成技术和施工方案设计的公司先入为主，形成封闭式采购环境，这与政府采购的公开、公正操作原则相悖，容易出现不规范操作。

3）科研项目均采用严格的预算制度，采购的金额和内容不能随意变更，项目负责方在具体执行过程中，可操作的灵活性不高，对于结余资金没有使用支配的权利。这些因素容易造成项目负责方在采购过程中节约成本的意识不够，造成政府采购成本不断攀高，同时可能出现购置的设备和服务于实际需求不符，造成国有资产的流失。

4）不良社会环境对高校设备采购也造成一定影响，即便是学校介入，采购过程中，也可能会出现不正当的操作，给国家资产造成损失。

3.3 后续管理工作不到位

政府采购的后续工作包括：采购协议的签订、货物的验收、后续的使用及维护。

1）采购协议的签订是政府采购工作重要的延续，所有的采购目的和要求都是依托采购协议来实现的。签订非政府采购协议供货合同的其他类协议时，高校将不可避免与具有专业商务背景的供方企业进行接洽，项目负责方缺少必要的商务知识和重视程度不够，都可能造成不利于高校的条款出现。如果高校政府采购管理部门再不能发挥应有的审核作用，高校的基本利益很难得到保证。在签订协议过程中，具体细节约定不清晰，包括验收时间、验收地点不够合理等，增加后续验收工作的难度。

2）正常购置完成后，高校需要对所购买物品进行验收，保证供方按照采购要求交付货物的同时，采购的产品能够发挥其应有的作用，避免与供方发生纠纷。虽然高校政府采购实现方式不尽相同，签订的协议条款不同，验收形式、验收办法稍有区别，但在验收过程中都可能出现一些问题。例如，项目负责方对验收重视不够，验收过程流于形式，不能真正起到验收设备质量、功能的作用，具体负责验收的人员对产品的基本参数及性能掌握不清，不能够从技术层面很好地对产品进行鉴定，不能及时发现产品存在的问题。

3）政府采购项目完成后，购置产品后期的使用及维护为项目负责方和采购管理部门提出了更高的要求。与高校物资采购相比，后续产品的管理和使用需要项目负责方给予足够重视，采购后容易出现产品使用与管理跟不上，重采购轻使用的情况时有发生。高校科研、教学设备长期管理不善，可能造成设备闲置或过度使用的现象。日常维护不到位，就不能实现仪器设备的投入产出平衡，进行政府采购的最终目标就不能得以实现。

3.4 资料管理工作不严谨

相对于其他工作，政府采购资料管理工作是最容易被忽略的一个环节。部分高校缺少相应的管理手段，规范、系统、科学的政府采购资料管理将是未来高校政府采购管理的重要目标。主要存在的问题如下：

1）相应的规章制度不健全。目前高校都具有完善档案资料管理和政府采购管理制度，但缺少完全针对政府采购资料管理的制度。缺乏统一的管理模式和操作规范，从而导致高校政府采购资料管理松散并具有较大的随意性。

2）由于政府采购管理部门、项目负责方、档案资料管理部门缺乏沟通，三方衔接存在问题，存在资料移交不全、不及时的现象，资料保存的实效性和完整性得不到保障。

3）一些高校政府采购资料管理由兼职人员完成，管理人员所负责的工作内容比较多，兼顾资料管理的精力不够。政府采购资料管理工作相对枯燥，加之学校重视程度不够，具体的资料管理人员工作的积极性不高，管理人员的基本业务水平有限，管理意识有待增强。

4 能够采取的具体措施

加强高校的政府采购从管理的层面可以采取加强制度建设、提高人员素质、借助科技手段等，具体的措施包括：计划审批和复议机制、询价和邀约谈判等相互制约机制、后期管理维护机制、建立供方数据库、建立专家数据库等配套资料管理机制。

4.1 计划审批和复议机制

建立采购计划两级审查制定，由项目负责方结合项目情况提出项目采购计划，由学校采购管理部门进行审核。对于大型、重点购置计划，采购管理部门需要组织专家进行论证后，给予审核批复。在项目执行过程中，项目负责方需要对采购计划进行修改，可以提出采购计划变更申请，采购管理部门对变更计划进行复议，能够保证项目顺利完成。在项目整体结束后，结合实际情况对项目计划进行评估，并列入第二年计划审批依据。凭借项目执行前后两级审查及复议，对进行项目监督，保证设备采购计划的合理性、有效性［7－8］。

4.2 询价和邀约谈判等相互制约机制

针对采购过程中可能出现的问题，在学校管理范围内，建立相互协作、制约的监督机制，能够有效避免采购问题的出现。

首先，捋顺项目负责方与采购管理部门的协作关系，建立平等协作相互监督的工作关系，有利于采购工作的顺利开展。规范采购流程，提高采购工作效率，简化相应的手续，缩短采购执行周期，尽可能使采购执行进度能够与项目执行进度相适应。

其次，对于伴有研发、定制加工采购项目，加强具体的设计和施工方案审核。在保证其合理性和可操作性的前提下，打破封闭式采购环境，结合采购资金情况，引入询价机制和邀约谈判机制，推动项目信息公开，提高政府采购竞争性，使学校在采购过程中处于优势地位，保证学校的利益。

再次，在学校层面上适度放开执行计划、结合采购计划复议制度，提高项目资金使用的灵活度，保证项目负责方节约资金的积极性，并能使有限的项目资金发挥最大作用。

最后，加强人员队伍建设，提高项目负责人及采购管理人员的廉政风险防范意识，使其能够从学校的利益出发，杜绝不当行为的出现［9］。

4.3 后期管理维护机制

后期管理是政府采购延续工作，必须建立健全合同制度和验收制度。在合同签订过程中，由项目负责方、采购管理方、供方三方参与共同完成，实现三方的相互监督和制约，保证学校的利益。规范验收流程，验收责任落实到具体责任人员，保证项目负责方对验收工作的重视，提高验收的效果。通过加强对采购管理人员的素质培训，使其拥有相关的技术储备和商业知识，协助项目负责方完成合同商务部分的拟定，同时能够参与重要设备装置的验收。在明确合同责任和义务的基础上，严格按照合同相关约定，对于验收过程中发现的问题，全力解决保证学校的合法权益，对于未按合同履行义务的供货方予以抵制。

4.4 建立供方数据库、建立专家数据库

结合政府采购管理办法，完善相应资料的规章制度，建立统一的管理模式和操作规范，加强资料保存的实效性和完整性。提供对政府采购资料管理的重视程度，有条件的可以由专职人员管理。在保证政府采购资料管理工作顺利开展的前提下，建立供方数据库、建立专家数据库。利用供方数据库，能够有效保存供方的资金实力、售后条件、服务承诺等信息，为今后的政府采购工作提供重要依据。同时专家数据库的建立，有利于学校政府采购的规范管理，克服学校政府采购专业人员不足的困难，保证政府采购工作顺利开展［10］。

5 结束语

《中华人民共和国政府采购法》颁布与实施十余年，推动了我国行政事业单位政府采购的制度完善和管理规范。高校作为我国科研、教育的重要载体，所能支配的采购资金日益增加。高校自身应建立健全相关的配套制度，提高管理人员的业务素质，形成高效、顺畅的政府采购途径，充分利用政府采购机制，将廉洁高效有机结合，必将为高校的快速发展、科学研究的顺利进行创造条件。

［1］张家栋，李士明.高校仪器设备采购特点分析及应对建议［J］.实验技术与管理，2012，29（11）：1－3.

［2］张晓丹.浅析高校仪器设备采购工作［J］.中国现代教育装备，2012（23）：27－29.

［3］杨桂丽，翟彦博，胡晓南，等.谈高校仪器设备的规范化管理［J］.中国建设教育，2007，6（6）：37－39.

［4］陈海平.试论高校仪器设备的管理［J］.实验科学与技术，2012，10（6）：178－180.

［5］李海蓉.论集中招标采购管理模式在企业中的应用［J］.现代商贸工业，2013（2）：17－19.

［6］鞠宝华，王存放.竞争性谈判采购方式在现代医院医疗器械采购中的应用［J］.中国当代医药，2013，20（2）：169－170.

［7］尹立苹，李彦启，曹智贤，等.高校政府采购人员素质与采购效益研讨［J］.实验科学与技术，2012，10（6）：161－163.

［8］苏纯娣.创新采购模式降低采购成本［J］.铁路采购与物流，2012（12）：35－36.

［9］马维娜，郝平，周亮.高校廉政风险防控管理的实现路径［J］.北京科技大学学报：社会科学版，2012，28（4）：141－146.

［10］刘瑾琦，刘明.浅析高校招标档案管理［J］.实验室研究与探索，2012，31（12）：219－220.

Analysis of the W ork of Government Purchase in University

SUN Chao，ZHANG Emei，LIBaitong，CHENG Dongmei
（Office of State－owned Assets Administration，China University of Petroleum，Beijing 102249，China）

In recent years，as the government increases the investment in education，most colleges and universities get a lot of government funds.And the supervision has become stricter.How to use government funds is very important.So the Government Purchase System mustbe conscientiously implemented to improve procurementefficiency and provide better service for scientific research and education.This paper analyses the current problem of government purchasework in universities based the procurement datas ofmy university on propose to provide countermeasures.

universities；government purchase；clean and efficiency；state-owned assets

G482；F810.453

A

10.3969/j.issn.1672－4550.2014.05.069

2013－09－11；修改日期：2014－04－03

孙 超（1984－），男，硕士研究生，副科长，主要从事设备、家具采购管理工作。