新时期如何做好中学档案管理工作

王巧霞

摘 要：21世纪的新形势对中学档案管理有更为严格的要求，中学档案管理者要切实采取多种措施达到此种要求。档案管理属于知识管理，它能够对教育发展起到日益重要的作用。因此，要切实做好新形势下的中学档案管理，能够在一定程度上助推中学教育的快速发展。我们要解放思想、更新观念、掌握新思维、学习新理论、运用新方法，切实具备档案意识、做好档案工作，关注以及支持中学档案管理，管理好新形势下的中学档案。在进入新的世纪后，教育改革也在持续发展，档案工作出现了较大的变化。为了适应新时代的档案管理要求，本文在分析中学档案管理现状基础上，提出了若干条强化中学档案管理的相关措施。

关键词：中学；档案管理 ；现状；改进措施

一、引言

中学档案管理是学校管理中必不可少的组成部分之一，已变成当前教育界以及档案界较为关心的时尚课题之一。做好档案管理，也能够在一定程度上提升中学工作效率，服务于教育教学的相关改革，变成了判断某所学校进行管理、教育以及教学水平的一个关键尺度。随着社会进步，经济发展，中学档案管理也要随形势变化而改进，朝着更高的管理水平和目标努力。在此，笔者结合自身的工作经验，粗浅地讨论了如何认识、做好中学档案管理工作。

二、中学档案的概念、工作内容及意义

中学档案能够将中学日常活动直接记述和反映下来，而且还要将学校全部的文件材料进行保存和备查，它的总称是中学档案，这也是直接地反映了中学发展过程中的相关历史记录。详细地来讲，按照中学档案信息的业务特点，生成规律和相关的载体特征，能够将其划分成七大类档案，分别是：党政管理、教学、科研、设备、人力资源、财会及报表统计档案。它们担负着这所中学独特的历史根基，而且承担着为学校后续发展指明不断前进方向和道路的重要任务，因此对中学有着举足轻重的重要性。

中学档案管理部门收集、整理、统计、鉴定、保管档案，以及为相关部门利用这些档案提供便利的相关活动，就是中学档案管理活动，也被称作是中学档案工作。它也被看成是我国档案事业中最为基础的部分。从全部的管理活动，按照性质划分为以下八项：档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑与研究和提供利用等。但是，上述八项内容只是相对的，不是绝对不变的。

在学校日常管理中，中学档案管理是举足轻重的环节之一。首先，中学档案能够很好地记录和展示学校在确立自我形象以及建设价值观方面的具体措施，从而为学校在新时期的建设提供有意义的参考和借鉴；其次，强化中学档案管理工作，能够优化学校的自我形象，完善学校的价值观建设。二者有着紧密关系，还能够彼此促进。

三、中学档案管理工作的现状

1.中学领导对档案管理工作不够重视

部分学校的领导不具备强烈的档案意识，不能清楚地认识和发挥档案工作在学校日常管理和后续发展中的巨大作用，不能高度重视档案管理，使得本校不具备相应的规章制度，管理水平并不高，而且部分档案也没有按时归档，大多数时候都是随意地进行管理。尽管各个地都颁布实施了《中小学校档案管理暂行办法》，然而，绝大部分学校都没有按照《暂行办法》和本校实际情况，切实进行档案管理。不少学校的档案室也是徒具形式，只被用来当做学校评级、迎接主管部门的检查验收的临时设置。

2.中学档案管理现代化设备配置缺失

从绝大部分的中学档案管理来看，所需要的软硬件设备都是比较破解，没有投入较多资金，没有多少先进的管理设施和设备，造成了不能正常开展档案信息化建设。对中学档案来讲，所用的保存空间通常都比较狭小，而且较为简陋。有的依附在其他科室，也有的偏远地区学校甚至不能用计算机来开展档案管理，甚至就没有计算机等。工作人员不得不运用非常老套的手工手段来开展整理、登载、检索以及编目业务操作，档案信息化也在九霄云外。

3.中学档案人员专业素养不高

从档案工作来看，专职人员数量较少，通常都是从其他工作转岗或是其他专业调转而来，一些也是兼职从事档案工作，没有接受过专业化培训。但是，从档案管理来讲，它的专业性比较强，管理人员要有着较高的道德素养、精湛的知识技能、良好的管理协调能力和分析问题、解决问题的技能。综合上述因素，部分学校所配置的档案工作者就人手不够，对中学档案业务的效质量、效率以及水平产生了极大影响，极大地降低了档案工作效能。

四、强化中学档案管理工作的措施

1.提高对档案工作重要性的认识。

要在全校范围内拧成一股绳，在档案管理方面形成共识，如此方能更好地为学校开展档案管理营造出优良的管理环境。还要提升学校领导以及教师对档案管理的重要性、性质、意义等方面的认识，要强化对他们的档案意识理解和把握，更新老旧的档案管理理念。对学校领导而言，要按照《中小学校档案管理暂行办法》，切实集中、统一管理学校的相关档案，根据相关制度，督促相关部门和人员，收集整理好散布在相关处室的相关档案与材料，要保证档案与材料的准确性、完整性以及系统性。

2.加大对中学档案管理软硬件设备的投入

在学校档案管理中，档案信息化是今后的发展目标和方向。针对档案管理的信息化建设已经是必然趋势，资源共享势不可挡。所以，要进一步下大功夫，增加学校在档案信息化的资金和技术，切实投入更多经费，添置更为先进的档案管理软、硬件设备等。要创造更多的客观条件，逐步完成学校在档案信息化领域的相关建设。它的标志之一是，将手工档案管理改换为计算机档案管理。从中学档案来看，有着繁杂的内容，庞大的数量，多种多样的类目，手工的管理效率低，不便于使用。因此，要进一步加大资金和技术投入，切实完成档案信息化建设。详细而言，要切实提升学校在档案领域的规范化以及标准化建设水平。大力开展档案的信息化建设，要真正抓好档案的规范化以及标准化建设。规范化的档案业务能够为建立健全以及彻底实施档案标准奠定良好的基础。从当前来看，整体而言，档案信息化系统依旧处在从文件处理过渡转变为信息管理系统的阶段，实现此步骤的重中之重是数据库建设。数据库指的是通过发达的信息技术，合理地管理和利用档案材料。

3.强化中学档案工作人员的工作素质。

要注意以下方面：要选择专业对口的专职档案管理人员，如此方能尽可能地激发他们的积极性和主动性。要有针对性地培训现有员工，熟练运用档案工作所需要的多种常用技能。再就是要“走出去”、“请进来”等，要开展多种形式的学术交流，吸收和学习其他单位在档案管理方面的成功之处，不断充实本单位的档案管理工作，切实注重培养所需要的技术性人才。对中学档案工作人员而言，要具备下列素质结构：业务素质、政治素质以及智力、非智力因素以及能力素质的综合，要体现出“广”和“博”的知识面，而且还必须是“专”与“精”的多面手。所以，对档案工作者而言，要很好地了解和把握先进档案单位在档案管理方面的工作状况和发展态势，这样才能更好地拓展视野、丰富知识，实现厚积薄发，扎实地提升自己的档案业务技能和水平。在此过程中，也要不断地提升运用分析、利用、开发档案信息的相关机制，促使档案信息能够切实流动，更好地服务于学校发展和社会进步。

五、结论

综上所述，档案管理工作能够在很大程度上影响中学教育教学的发展和提高，为了更好地适应形势的发展，要进一步对档案管理进行科学的规范，做到与时俱进，才能更好地提升档案管理事业的进步和发展。只有真正地扎根在中学教育管理中，才能更好地借鉴以及吸收出色的档案管理研究理论成果和实践结果。学校领导要高度重视档案管理工作，提升对它的认识程度，加快档案管理的发展步伐，从而更好地服务于教育事业以及社会进步。

参考文献：

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