《项目管理》在实际项目中的应用

徐瑞君 李丽

摘 要：在项目管理中我们按照项目管理的方法和管理手段贯穿于项目实施的全过程，让我们深刻认识到项目计划的总体战略计划和计划的细化程度，是项目能否保质保量成功完成的基础，而项目管理的主要内容是进度、费用和质量的相互协调、相互制约、相互适应，同时项目管理的风险意识、项目管理的策略、项目内容的变更与控制、项目管理的组织与领导又是项目成败的关键。

关键词：项目管理；项目应用；研究

1 从事项目管理遇到的问题

在从事项目管理的过程中，总是无法满足多方面的需求，客户满意度提高了，公司的成本却大大的增加，安排好的项目进度却因为客户无限制的变更超期，项目组成员加班加点工作热情无法提高，项目质量得不到有效的保障等等，有时会造成项目的失败。下面就项目管理中存在的主要问题分别加以阐述。

1.1 项目目标太大超过了自身能力却又要及时完成，是造成项目失败的一个重要原因。

1.2 项目方法论的缺乏，方法论也和项目大小有关。

1.3 很多项目的失败，往往是由于收集了一系列模糊不清的需求信息，这些信息可能仅仅是手头绘制或口头传送的。

1.4 离开了公司中高层管理者的支持，几乎没有任何一个项目能够成功。

1.5 人的因素对项目的影响是易于理解的，但却常常被人们所忽略。

1.6 项目变更也就是合同变更，是指对合同中的工作内容作出修改，或者追加或取消某一项工作。

2 项目管理的计划

将项目的预期目标进行筹划安排，对项目的全过程、全部目标和全部活动统统纳入计划的轨道，用一个动态的可分解的计划系统来协调控制整个项目，以便提前揭露矛盾，使项目在合理的工期内以较低的造价高质量地协调有序地达到预期目标，因此将项目的计划作为龙头，具有头等重要的作用，同时计划也是管理。

2.1 通过收集整理和分析所掌握的各种信息资料，为项目的决策人提供项目需不需要进行、有没有可能进行、如何进行、以及可能达到的目标等一系列决策依据，因此计划过程实际上也是一个决策过程。

项目的计划可按需要编制代表客户意愿的切实可行的总指导性控制计划，并在此基础上分解出如下若干分计划，由相应的职能部门分头去执行。

（1）项目前期工作计划；（2）临时设施计划；（3）设计工作安排计划；（4）项目内部招标计划；（5）施工作业计划；（6）设备及主要材料采购供应计划；（7）资金使用计划；（8）竣工验收安排计划。

2.2 项目的各项工作的开展都是以计划为依据，使项目实施各阶段、各环节都做到有法可依、有据可查、有章可循，以此来协调项目的各项活动，因此项目计划是项目实施的指导性文件。

2.3 计划使人力、物力和资金等各种资源都能得到合理的充分有效的运用，并在实施过程中可以及时地对各阶段各环节的活动进行协调，以达到质量优良、时间和费用合理的理想目标，因此项目计划是实现项目目标的一种必要的手段。

不难想像，没有计划的管理，想在预期内实现预定的目标将是一句空话。

3 项目管理的工作内容

3.1 项目定义

清晰的项目描述决定了项目控制能力，因为接下来所有工作都在描述范畴之内。不管如何进行描述，要对项目进行书面定义，让项目各方和项目组随时参考。

项目定义的形式和名称各式各样，包括：项目章程、提案、项目数据表、工作报告书、项目细则。这些名称的共同点在于，项目主管方和其他相关各方面从上而下地传达了他们对项目的期待。清晰的项目定义还包括以下方面：项目目标陈述；项目回报；使用中的信息或客户需求；对项目范围进行定义，列出所有预期的项目成果；成本和时间预算目标；重大困难和假设；描述该项目对其他项目的依赖；高风险、所需的新技术、项目中的重大问题；努力将尽可能多的具体信息，囊括在项目描述中，并使其在项目主管方和相关方面获得认可，进而生效。

3.2 合同与采购管理

外包关系的建立并不是说建立就可以建立的，这需要前期花必要的时间和精力来做好铺垫工作，需要使所有细节工作都能到位，所有合同都要及时进行签订，对于需要外包的项目交付成果，则需要以此进行细化，从而确保项目控制能够以此为着手点进行实施。同时还要将细化的内容、评估、接收标准、相关要求及时间规划进行详细的记录，然后与供应商对这些问题进行讨论分析，从而使项目各方的关系做到明晰化。

3.3 项目规划、执行、跟踪

要想全面的实现对项目的控制，则需要项目领导通过制定项目规划、跟踪及执行流程来争取各方面的支持，并以此为项目控制的基础，从而在项目内部进行全面的落实和推广。

作为项目领导，在项目规划和跟踪活动中，需要对成员进行鼓励，在得到项目组成部支持下，从而提高项目组成员参与的积极性，这样通过大家的共同参与和努力，可以更好实现对项目的控制。这样项目组成员的工作成果能够得到肯定，所以会有效的提高其参于的积极性，将项目当作自己的项目去做，这样就很容易实现项目控制，而且项目管理成功的几率也有所增加。

3.4 变化管理

技术性项目中问题最集中的方面就是缺少对具体变化的管理控制。要解决这个问题，需要在项目的各方面启用有效的变化管理流程。

解决方法可以很简单，例如被项目团队、项目主办方、相关方认可的流程图。这提醒了项目人员，变化在被接受之前会进行细致地考察，并且提高了变化提案的门槛。

审查变化提案的时候，要注意该提案是否对变化有清晰到位的描述。如果变化提案的动因描述得不清不楚，该提案就要打回去，并且要求对变化所带来的益处进行定量评估。对于那些仅局限于技术解决方案的变化提案，要多打几个问号，因为提案人也许不能全面地判断问题。如果变化提案过多地关注问题的解决，而不注重实际问题，打回去并要求关注具体的业务形势。

最后，如果不接受某变化提案，一定要做到有理有据。而且，对项目时间、成本、精力等其他相关因素所受的影响，进行合理的估计。

3.5 风险管理

项目实施过程中，风险管理是必不可少的，所以需要制定规范、全面的风险管理流程，制定出风险管理规划，从而在执行过程中能够及时发现风险隐患，对其进行有效的解决，避免风险的发生。风险管理需要与项目规划同时进行，所以在进行项目工作分解时，需要在分配项目任务的同时进行评估工作的开展，及时进行风险的寻找。项目实施过程中，需要对项目工作过程中可能会遇到的困难进行了解，从而在进行规划时，将最坏的情况设想到，对其可能发生的潜在风险进行充分的了解，以便于在实施过程中能够做到灵活应对各类风险的发生。

3.6 质量管理

质量管理提供了另一套搭建项目结构的流程，保证项目领导提出的工作要求一个不落地执行到位。项目质量的标准分两类：行业内实行的全球质量标准，公司或项目独有的质量标准。

如果公司实行或接受了质量标准，要注意该标准对你和你的团队有何要求。具体而言，这些标准会包括ISO 9000标准或六西格玛。进而确定质检清单、质控流程及相关要求，并将其与项目规划进行整合。项目必须遵守的书面步骤、报告、评估，对团队成员是强有力的推动，让大家步调一致。标准比临时要求更有效。

质量管理流程在制定过程中需要充分的考虑到客户的要求，对于客户的要求进行调查、分析，或是约客户进行访谈，从而对项目要求做到更好。

3.7 问题管理

问题管理是为了更好的应对项目实施过程中出现的问题，所以需要在项目的各个阶段及各个环节制定项目问题管理流程，这样就能够及时发现存在的问题，并进行跟踪解决。同时还需要对跟踪流程中发现的问题进行详细记录，从而确保问题的更好解决。

处理待解决问题的流程很简单，包括列出新问题的流程、定期复查待解决的问题、处理老问题的方法。对于没有太多组织管理权的项目领导而言，问题跟踪流程的力量在于让其把握了问题状态和进度的实时信息。一旦问题责任人承诺了问题解决的时限，我们可以任意公布问题解决过程中的变数。不管问题责任人是本项目成员，还是其他项目或部门的成员，谁都不乐意随时将自己的大名置于人们质疑的目光中。问题清单的公开使得掌握该清单的人获得一定的影响力和控制力。

3.8 决策

项目管理时时有决策，快速得当的决策对于项目控制至关重要。即使项目领导掌握了控制权，完善的集体决策流程仍然裨益颇多，因为共同决策能获得更多内部支持，效果自然会更好。

项目工作中的决策绝非易事，项目组内纷繁复杂的观点让决策更加困难。项目各方认同的问题解决流程可以简化决策的过程，照顾各方要求。

尽早和项目组一起设立决策流程，或采用现有流程，或对现有流程做适当的修改。好的决策流程能为你的项目控制提供强有力的支持。该流程应该包括以下步骤：（1）清楚地陈述必须解决的问题；（2）吸纳所有需要参与决策或将会受该决策影响的成员参与决策过程，这样可以争取团队支持；（3）与项目组一道重审项目陈述，必要时进行修正，让每位成员获得一致认识；（4）针对决策标准（如：成本、时间、有效性、完整性、可行性），开展头脑风暴或讨论。选择那些与计划目标关联的、可执行、可供项目各方参考供决策之用的标准；（5）与项目组一道确定各标准的权重；设定决策的时限，规定用于调查、分析、讨论、最终决策的时间；开展头脑风暴，在规定时间内尽可能多地产生决策想法。多方发展整个项目组都能接受的想法；（6）通过集体投票的方法进行筛选，至多确定六个考虑项进行具体分析。分析其与决策标准的契合度；（7）理性对待讨论中出现的异议。有必要的话，可增加决策标准；（8）根据评估和权重标准，将这些选项进行排序；（9）考虑采用首位选项的结果。如果没有异议，则结束讨论并开始实施决策；（10）将决策写入文件，并与团队成员及项目相关方面沟通决策结果。

3.9 信息管理

项目信息是非常关键的资源，如何管理值得仔细思考。有的项目使用网站和网络服务器，或信息管理系统，进行项目重要信息的存储。有的项目则使用群件来维护项目文件，并提供电子邮件等服务。

不管用何种方式存储项目数据，要保证所有项目成员能随时获得所需信息。将最新的项目文件存储在方便查找的位置，进行清楚地标记，及时删除过时信息。

4 项目管理的持续改进

越来越多的组织开始认识了项目管理。项目管理实施中的持续改进是其中至关重要的一环。当企业在项目管理上走向成熟，并达到了一定程度的成功时，就获得了可持续性竞争优势。

5 结束语

文章就项目管理的方法，提出一些思路，解决了长期以来困饶项目管理方面的诸多问题和具体操作方法，为项目管理的科学化、规范化和流程化打开了一扇希望之门，充分感受到项目管理存在的问题不是没有办法解决，而是看公司内部治理结构的优化程度和项目经理对项目战略的计划的充分考虑，来避免问题的出现和规范化的解决问题，只要我们根据具体项目的实际情况，合理的计划和细化项目，把影响项目实施过程中的有关原则性、关键性等问题提前预想清楚，制定解决办法或解决流程，就一定会实现和谐项目管理的双赢和多赢。

参考文献

[1]Harold Kerzner（美）.项目管理计划、进度和控制的系统方法[Z].

[2]郭斌.项目管理持续改进的九个方面[Z].

[3]帕特丽夏.恩斯华斯（美）.从技术主管到项目经理[Z].