提高档案管理水平 完善档案管理对策

马晓龙

摘 要：机关机构管制脱离不了档案管制的科学程度，一定以档案管制的科学性推动机关机构管制。档案管制是机关机构管制的关键步骤，文章就怎样提升档案管制准则化、模范化水准，健全人事档案管制政策开展解析。

关键词：档案；管理；对策

1 提高档案管理标准化、规范化程序水平

从科学以及经历中都能够清楚地想要提升档案管制的程序就一定要实施准则化、模范化的作业流程以及方式，就是要求档案管制的搜集、收拾、鉴别判定、记录、保存等全部步骤都要根据标准的流程以及合理的方式开展作业。

1.1 全面普查案卷，去糟取精

这是为完成档案管制准则化、模范化的首要作业。由于普遍的较为全面的档案馆很多年没有彻底的进行过清点并且送交单位区分保管，所以肯定具有很多重复的或者没有价值的资料。因此，首先要清除这些没有价值的资料才能够防止以后开展电脑管制时存在低功效以及重复的现象。

1.2 重新组合案卷实现案卷规范化

把那些每份内容繁杂的卷宗开展从新整理。重整卷宗的准则是尽量把一些相互之间具有联系的资料放在一起。在重整卷宗的程序中还要对没有页码标志的、目录没有标注的、没有题目的或者题目含糊的卷宗要从新制作以便确保整体卷宗更加标准。从新整理卷宗不光能够使馆藏更好、保管合理，并且还能够提升实施电脑管制档案后的使用状况。

1.3 结合本馆实际规范著录工作

记录是实施电脑管制的一项关键的基本作业同时也是对输入电脑资料和信息精准度的一项关键的准备作业。在一九八六年我国下发的档案登记标准就是登记作业最根本的登记原则。不过因为每个档案馆实际的状况不同，并且电脑管制还，有别的措施需求，所以每个档案馆都要按照颁发的标准为根据，同时根据本身的真实状况按照电脑管制的措施需求拟定出适宜自己馆内登记作业的详细准则。

1.4 统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类，然后再根据每个文件的具体特征辅以关键词标识加以区分。另外，在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识、统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

1.5 规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准率因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点，在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委，北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委，还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整则要补齐，如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种。题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，很影响检索的准确率，所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

2 完善人事档案管理对策

2.1 严格按程序交接

人事档案移交是一项仔细严肃、手续慎密、职责巨大的作业，要根据流程进行。档案移交步骤：第一，对所管理的档案开展一次整体的清点，要帐实一致；第二，针对借出去的档案要立即进行催促归还，收拾好借条，同时在借条上标注缘由和催还状况；第三，对没有进行归纳收拾的零散资料要按照类别放置好，收拾好之后要立即放在相应档案中；第四，根据档案交接需求开展转交，同时在转交手续上标注转交时间、位置、转交双方、证明人、转交数量等，还必须在转交文件上签署相关人员名字，对转交作业担负责任。

2.2 强化档案管理意识，严格档案管理程序

提高主管级别对档案管制的思想，健全档案管制硬件装置，增多档案仓库，采购空调、除湿设备、档案架以及计算机。引入电脑管制程序，创建人事档案资料储存以及搜索体系。档案管制是人事管制作业的关键步骤，和薪资待遇、职称等职员利益紧密相连，所以要提升档案管制者的整体水准，提升作业积极性，从本质上保证人事档案资料预备完整、按时归还。除此之外，还要创建完善档案管制机制，努力做好档案整理完善、实质实际可信。

2.3 完善档案管制机制

创建档案作业机制一定要按照下面几点标准：（1）制定的规则要符合科学以及合理性的标准。建筑起来的规则一定要达到企业特征以及档案管制本质，符合企业档案管制的需求。（2）简单适用。机制一定要拥有可操纵性，其创建要按照便利适用、简单可行、操纵性强为宗旨，方便能够更好的施展机制的指挥以及标准用途。（3）保持机制限制的双向性。不仅限制主管也限制职员。主管的作风对机制的顺利开展有直接作用，而职员是企业的关键组成团体，是机制的关键限制目的和实施者。（4）保持机制实施的严厉性。档案机构不仅是拟定档案规则的主管机构，还是规则的实施机构。在规则的实施程序中，要做好奖惩的工作，充分表现出机制的威望。

2.4 建章立制，有章可循，规范操作

主动热情的改好档案搜集作业，机制张贴上墙，操纵作业能够有规则可依据。建设职员借读档案记录，职员档案转入以及转出和进行交接的记录表格。针对因为历史缘由，的确搜集不到的档案资料，要注明缘由，为之后的搜索作业供应便利。所以，我们在整理档案材料的时候一定要勤快，立即追踪以及添加上新的材料，实现其原始根据用途。

2.5 积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感

主动搞好宣扬作业，对搜集资料要仔细审查，把确凿可信的资料归入到人事档案中，确保品质。在档案辨别程序中，档案管制工作者要仔细负责、保证档案是完善真实的，充分了解到工作人员在管制作业中的关键性，持续改善作业形式、作业手段，改革作业形式，提升作业速度，提升工作品质。在辨别程序中，辨别对错，虚假材料定要拒绝，保护好人事档案的真实健全原则。

2.6 提高人民群众对档案材料重要性的认识

第一，增强宣扬力量，提升对人事档案关键性的了解，搞好筹议服务作业，使用多种方式向民众宣扬关于人事档案管制的内容，让他们清楚，人事档案的重要性，在之后的生活中对自己的关键作用。第二，增强对人事档案标准化的管制，对于档案的搜集、收拾、辨别以及保存等每个步骤都要按照标准开展。第三，增强搜集作业，改善档案实质，实时填充档案缺少的资料，提升档案使用功能。

2.7 加快档案信息化进程，提高工作效率

怎样使用电脑措施为人事档案开展资料储存、搜索，从而完成网络化管制，这已经是现在人事档案管制作业的关键问题。这就必须尽早创建人事档案资料库，推动人事档案的管制完成信息化以及网络化。并且，在制定有关运用权力的状况下，一些资料对机构以及员工来讲是开放的，创建公开通透的人事档案管制制度。这样，不仅可以加强人民档案思想，加强人事档案管制作业的通透度，还能够为企业挖掘人才，培育人才以及运用人才打下坚实的根基。

3 结束语

总而言之，档案是国家以及社会的珍贵资源。所以增强档案的合理管制作业，是档案机构所一起面对的问题。各个相关机构特别是档案管制机构，要从战略思想上注重以及增强事业机构档案管制作业，以档案管制合理化推动事业单位管制的高效化。

参考文献

[1]郭素萍.推进档案管理水平、提高档案公共服务能力[J].山西档案，2012.