中小企业物资管理系统的设计与实现

罗 玮

(中铁大桥局集团有限公司，湖北武汉430050)

中小企业在创造大量就业机会、活跃市场、技术创新等方面，都有着越来越重要的作用［1］。统计资料表明，全国工商注册企业中，中小企业占了99%，其产值和利润分别约占60%和40%;而且，中小企业还提供了75%的城镇就业机会;在2012年1 500亿美元的出口总额中中小企业占有约60%的份额;此外，中小企业在满足人们的多样化需求、培养企业家、进行技术创新、参与专业协作等方面都具有重要的作用［2］。

近年来，中小企业在信息化这块发展非常迅速。但是在其信息化过程中，也发现了不少问题，如:缺乏统一规划、领导不够重视、信息系统不符合企业要求、价格偏高、系统没有能够帮助企业解决急需问题等等［3］。企业信息化简单而言就是要中小企业上马各种管理信息系统，通过作者调研发现对中小企业而言物资管理这块一直是企业的一个老大难问题，对企业而言，解决物资管理是迫在眉睫，急需解决的现实问题。

物资管理是指企业对其生产所需各类物资的采购、供应、仓储、发放、消耗、回收复用等活动进行计划、组织、协调和监督控制、指挥调度。其任务概括地讲，就是以企业生产经营为中心，快速、高效、准确地做好物资的信息调研反馈、计划、采购、供应、运输、保管发放、使用等项工作，适时适量供给，达到供应好、周转快、消耗低的目标，合理、正确科学地解决好物资供需矛盾［4］。

物资管理系统服装专卖店管理系统是典型的管理信息系统(MIS)，其基本模块包括基础信息模块、物资管理模块、信息查询模块、红字冲销模块。

1 物资管理系统需求分析

目前，物资管理在各个中小企业都是必须要开展的业务。根据分析，我们认为中小企业在物资管理上还存在着以下问题:

1)仓库、物资基础信息不全，很难及时按照要求进行物资的出入库。在一个企业中每天出入库的物资是很庞大的，如果基本的基础信息不全，要想做到后期的出入库操作是不可能的。例如:物资的基本信息不全，就会在后期的查询以及出入库操作中出现错误。有些动作还是不可操作。

经过以上分析，物资管理系统必须具有以下功能:

◆仓库基本信息:包括填写仓库的基本信息，并且能够对仓库信息进行查询修改;

◆物资基础信息:包括填写物资的基本信息，并且能够对物资信息进行查询修改;

◆供应商信息管理:包括填写供应商的基本信息，并且能够对供应商信息进行查询修改;

◆员工信息管理:包括填写员工的基本信息，并且能够对员工信息进行查询修改。

2)出入库手续过程复杂，从而导致物资出入库过程缓慢，并且人工管理容易出错。由于物资的多样性，有时需要多人管理物资的出入库，这也容易导致员工对各自的职责相互推诿，从而影响物资发放与接受。同时，在实际的操作过程中，有些物资出库后又被退回仓库。这就需要系统有入库退货的功能。在物资的保管中，有些物资不可避免地会出现报损和报废的现象。这种情况也需要系统有处理的接口。经以上分析，系统必须具备物资出入库管理、物资出库管理、物资入库退货、物资报废管理等功能。

3)对物资的各种查询也一直是对物资管理的难点，由于物资管理涉及方方面面，比如:物资本身、供应商、仓库等。由人工来进行查询明显是费力得不到好结果的做法，而且不能及时更新。相应管理者需要某种查询结果时，往往要耗费大量的人力物力来完成，而且还需要等待。这在市场快速变化的今天，是不合时宜的。经以上分析，系统需要包括物资出入库查询、物资报销查询、供应商结账查询、物资退货查询等等。

4)会计科目用错或会计科目虽未用错，但实际记账金额大于应记金额的错误账款。一般情况下，在及时发现错误，没有影响后续核算的情况下多使用红字冲销法。物资账目的红字冲销对企业的会计人员也是必须要具备的功能，经以上分析，系统需要包含:入库票号冲销、出库票号冲销、入库退货票号冲销、维修票号冲销、报废票号冲销、报损票号冲销、报溢票号冲销、供应商结款票号冲销等功能。

2 系统总体设计

2.1 系统架构

系统采用B/S模式的高可靠性和方便性来架构系统应用，这样只要能够连接上Internet就可以在各个不同的办公地点的计算机上进行操作管理。不论对具体物资操作人员还是公司的管理层人员来说，都是一种很好的架构模式。

2.2 系统数据库设计

系统整体需要的表很多，主要有入库单表、入库明细表、入库类别表、出库单表等。

通过主键建立表与表之间的关系，在设计过程中要尽量保持较小的数据冗余度。

3 系统功能模块实现

根据系统的需求分析，可以将系统从功能上分为基础信息、物资管理、信息查询、红字冲销、系统五大部分。

图1 系统功能图

3.1 基础信息

基础信息模块主要由仓库基础信息、物资基础信息、供应商基础信息、员工基础信息小模块等组成。这些小模块都能够提供用户对各种基础信息的收集功能，通过这些模块界面用户可以将企业所涉及到的各种信息都收集到数据库中，以备下一步应用。这个步骤很简单，但是也很重要，是后面各个步骤的信息来源。其中物资基础信息模块是基础信息收集的重点模块，在这个模块中主要实现物资的相关信息查询、添加、取消、修改、删除等操作。物资基础信息包括:物资名称、物资编码(由公司内部统一制定)、价格、采购单位、条形码等信息需要用户进行输入。同时在物资基础信息模块中也要提供简单的查询功能，可以设置多种查询条件，以备用户在当前界面进行查询。其它的模块功能基本和物资基础信息模块类似，只是各有各自的具体输入收集内容。

3.2 物资管理

物资管理模块主要由物资出入库管理、物资入库退货、物资维修管理、盘点打印等小模块组成。物资管理的基本功能是对出入库的物资进行管理，还包括对物资维修、物资报损等情况进行处理，最后还要能进行简单盘点打印，实际就是一个小结统计功能。物资出入库管理包括入库和出库两个方面，在入库方面主要功能是记录物资进入仓库的相关信息，在出库方面主要功能是记录物资流出仓库的相关信息。这两个模块是物资管理功能的主要模块，其在实现原理上也是类似，只是出入方向不同。入库管理需要登记供应商名称、操作员、负责人、物资名称、单价、数量、金额、存放仓库等信息。将这些录入信息都存放到后台数据表中，方便企业对物资的管理。出库管理则是物资的流出，需要登记领取人、操作员、库管员、物资名称、数量、仓库名称等信息。出库物资实施登记保存后，实际上是从数据库表中删除或者减除掉相关的物资记录数量。物资维修管理是对维修物资的修缮进行管理，有些物资由于时间的原因或者其它原因，出现了一些问题。这时需要有员工对其进行处理维修。

3.3 信息查询

信息查询模块主要由物资出入库查询、物资退货查询、物资维修查询、物资报废查询、物资报损查询等模块组成。在实际的应用中，很多情况下都要查询物资的当前状况。在手工阶段，查询信息的获取是费时费力。同时也达不到时间的要求，往往员工整理好信息以后，这条信息对于领导的参考价值大大降低。所以，有一个能够及时查询物资各种信息的模块对于整个系统来说是非常必要的。物资出入库查询模块可以设置各种查询条件，包括模糊查询，要有一定的灵活度才能满足用户各种各样的查询要求。查询结果可以在界面直接显示，同时如果有需要也可以以不同的格式进行保存，以方便调阅。各种查询都是基于后台的各个表单，因此往往涉及到多个表之间的链接查询。这就要求在代码部分设计好查询语句，以高效率完成查询工作。

3.4 红字冲销

红字冲销模块主要是由入库票号冲销、出库票号冲销、入库退货票号冲销、维修票号冲销、报废票号冲销、报损票号冲销等模块组成。在企业中，在需要冲销功能时，可选择此处的红字冲销模块，按照各自的需求进行相应操作。

3.5 系统

系统模块由系统登录、口令修改、系统退出模块组成。这个模块功能主要是对于登陆用户的选择、口令的修改等，属于辅助功能模块。

4 结束语

该物资管理系统构建于B/S模式，适合于中小企业。系统设计结构合理、功能完善、操作方便、扩充性能好，在投入实际运行中反映效果良好、稳定可靠，能够大大提高工作效率，具有一定的推广价值。后期还可以根据用户的反馈和要求进一步完善系统的功能，使其更加具有实际应用性。

［1］肖居孝.中小企业在国民经济中的地位和作用分析［J］.党史文苑(学术版)，2007(7):51－52.

［2］张建.中小企业在我国国民经济中的作用［OL］.［2009－11 －27］.http://www.sxjsh.net/dectial2.asp?Nid=284.2009－11－27.

［3］刘丹.我国中小企业信息化问题研究［J］.经济师，2006(2):173－176.

［4］阳汝民.浅谈材料管理系统在建筑企业的应用［J］.中小企业管理与科技，2011(15):296－297.