浅谈城建档案信息资源整合性服务

祖木兰·米吉提

[摘 要] 随着城市化建设的不断发展，作为城市建设活动的真实记录，城建档案资料数量也逐年剧增。城市建设档案对于城市的未来发展有重要的参考价值，因此，应加强城建档案的开发与利用工作。本文结合城建档案管理的相关内容，对城建档案信息资源的整合性服务进行研究，以期提高城建档案工作价值，提高城建档案信息资源利用率。

[关键词] 城建；档案；信息资源；整合；服务；实施；策略

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）15- 0107- 01

城建档案是城市在进行发展规划、建设及管理过程中产生的所有资料。城建档案信息资源内容和形式丰富，涉及绿化、环境、商业、医疗、教育等多领域多行业，包括声音、文字、图像等多种类型的资料。城建档案对于城市的发展具有重要作用，因此，应加强城建档案信息资源整合性服务建设，提高城建档案资源的利用率。

1 城建档案信息资源整合性服务建设中存在的问题

所谓城建档案信息资源整合，就是指通过对现有档案信息资源进行重组，形成具有服务针对性的档案信息流，从而在一定程度上形成城建档案信息跨区域、跨行业的有机联系，实现档案信息的高度共享。当前城建档案信息资源整合性服务建设中还存在以下问题。

1.1 管理部门权责不明

由于城建档案涉及多个部门与单位，这容易引发档案管理权限矛盾。同时，由于城建档案由城市不同的领域产生，由不同的单位负责保管，而不同单位在档案管理条件、管理方法、管理意识、管理能力等方面存在差异，导致档案管理比较混乱，档案资料容易出现不同程度的流失或损毁。

1.2 档案信息资源利用率低

由于城建档案由不同的单位负责保管，内容比较杂，各单位的保管方式以及公开化程度也不尽相同，再加上分处保存距离较远，城建档案保管单位相互沟通少，与社会交流不通畅等原因，给城建档案的信息资源共享造成很大阻碍，导致档案资源的利用率比较低。

1.3 信息化建设程度不高

城建档案信息化建设对于提高城建档案利用率，促进档案事业的发展有重要意义，然而目前，大部分档案管理部门的信息化建设程度不高，给档案信息资源整合造成极大阻碍。具体来说，一是信息化基础设施还比较落后，必要的网络设备的数量较少，一些必要的软件如管理信息系统等的利用率还不高；二是人力资源缺乏，缺少计算机专业、网络通信专业的专门人才，信息化建设意识薄弱，导致档案资源的信息化建设发展缓慢。

1.4 工作人员缺乏主动服务意识

城建档案是城市发展历史的真实记录，是城市进行后续规划和建设的有力凭证，应对城建档案的开发利用予以高度重视。然而目前，很多行政部门的领导对档案工作不重视，片面关注档案的收集整理，还没有树立档案信息的整合性服务意识，导致目前城建档案工作还停留在城建档案的保管上，缺乏对城建档案信息资源的编研整合以及信息化建设。

2 加强城建档案信息资源整合性服务建设的实施策略

2.1 建立高效科学的档案服务有机整体

要实现城建档案信息资源整合性服务，首先必须建立高效科学的档案服务有机整体。要在城建档案行政管理部门牵头的基础上，明确各档案管理单位的职责分工，加强各档案管理部门之间的协调交流，从而在城市档案管理体系内部实现区域互补、专业互补、馆藏结构互补，实现各个城建管理部门之间的档案资料共享。在此基础上，要利用相关软件建立档案信息数据库，利用网络技术和计算机技术在互联网上实现城建档案整合性服务的社会共享，逐步建立区域性、跨机构、多层次、各专业、高效率的城建档案社会公共服务系统。

2.2 建立和完善城建档案管理信息系统

城建档案信息资源整合工作是以城建档案管理信息系统的建立和完善为前提。首先，在城市档案管理部门之中选择核心城建档案整合性服务领导部门，对具体的信息整合工作进行咨询、规划、指导、监督，明确各个档案管理部门单位之间的分工，加强相互的监督和沟通工作；其次，要建立和完善城建档案管理规章条例，加强对规章条例的执行和监督力度；最后，要加强对城建档案整合工作的价值、作用、管理方式等内容的普及和宣传，对城建档案工作进行统一规划。

2.3 实施合理科学的城建档案信息资源整合方案

由于城建档案信息资源类型多样，内容丰富，分布广泛，应依据档案专业特点或项目工程的不同，充分利用信息技术、网络技术，来规划具有针对性的信息资源整合方案。如城建档案中的综合性实体档案，应将整合重点放在档案材料的收集整理方面，尽量保证档案资料的全面、完整，从而完整展现城市整体面貌。而对于一些专业性较强的档案，如水文、环境质量档案等，则应重点关注档案资料的准确性、精炼性和深度，加强对材料的深入开发。

2.4 建立多样化城建档案信息资源整合性服务方式

当前的档案信息资源在线服务还仅仅局限于本馆内部档案目录查询和部分馆藏特色在线展示等层面，应建立多样化城建档案信息资源整合性服务方式。一是建立联机公共检索目录，实现跨馆服务。各档案管理部门通过建立各自的档案信息资源数据库，并将其作为联机公共目录查询系统的一部分，并按照科学分类和主题分类的方式对档案资源进行分类，以便于用于检索。二是建立公共性联机检索数据库，向用户提供网上档案有偿服务。这就要求各个档案管理部门在建立内容丰富的数据库的基础上能够随时更新自身数字馆藏内容，使用户能够随时随地进入数字档案馆并进行档案预览或下载等操作。三是建立和完善跨馆协同服务。要充分利用办公自动化的优势，在局域网内建立档案管理信息系统，实现跨馆协同服务，使档案处理工作和档案查询工作更加方便快捷。

3 结 论

随着城市建设的发展，城建档案的信息挖掘价值和经济价值也日益凸显，加强对城建档案信息资源整合性服务建设，不仅能够提高档案信息资源的管理和利用效率，还能够促进城建档案事业的发展。当前，城建档案信息资源整合性服务建设还处于起步阶段，还需要档案界各部门、社会各行业的共同努力，真正实现城建档案信息资源整合性服务。