PPT演示 想要出彩也容易

仲勇

预演，独自排练做准备

所谓的预演就是关上门，打开PPT，进行一次自我模拟讲演，即一边播放幻灯片，一边根据需要进行讲解。虽然是无人状态下，但一定要像在现场一样，一丝不苟地进行演说，在此过程中就会发现可能存在的问题。我们还可以进行录像，这样能够更加有针对性地发现并解决问题。通常我们会从4个方面进行预演（如图1）。

1.演示文稿的完善

在播放文稿的过程中，我们需要检查文稿中的文本图片是否有误，播放顺序是否错乱，动画的选择是否合理，音视频文件是否和PPT保存在同一文件夹。这里需要特别说明的是，很多人不想记住讲解内容，喜欢将成段文字都放在PPT中，演示时照读，这是很不合理的。其实我们可以将讲解的内容填写在备注栏，打开PPT2013，切换到“视图”选项卡，单击“笔记”按钮，在演示文稿下方会出现备注框，将相关内容输入在这里（如图2），这样在放映演示文稿时使用演示者视图，则不会在大屏幕上显示备注内容。另外还要反复运行演示文稿，多次重复打开链接的文件。

2.现场情节的预设

演示不只是按部就班播放幻灯片，更主要是将内容传达到给观众，这就需要激发观众的兴趣，吸引他们的注意力，让观众能够记住讲解内容。此时我们就需要对自己的演示情节进行设计，如：在演示过程中添加一些互动游戏，讲几个精彩故事或观看几段视频，只要是能够调动观众对演示的关注，那就我们就可以尝试。

比如要说明“经验比学历更重要”，设计了这样一个故事。某肥皂厂自动装肥皂设备经常会漏装，出现空盒，因此厂长让技术部的博士寻找解决方法，博士花了上百万，设计了一个自动分拣设备，而厂里的工人花了100多块实现了类似的效果：在设备旁边放了一台电风扇，空盒就会被自动吹走了……这个故事就很好地诠释了自己的观点。

3.演示时间的控制

演示时间是很难完全确定的，预演时计划的时间和实际演示的时间可能会有所偏差，这就需要我们在预演时控制好时间，并且准备一些可增加或可删除的内容，通常可以从下面四个方面进行弥补（如表1）。

如果从整体上把握演示时间有难度，我们可以考虑将自己的演示分为若干阶段，然后根据内容的重要程度合理分配时间。在预演过程中，在每一部分结束时，将所花费的时间与计划时间进行对比，再确定弥补差距的方法。为了准确控制演示时间，我们可启用“演讲者视图”，切换到“幻灯片放映”选项卡，勾选“使用演示者视图”、“播放旁白”、“使用计时”和“显示媒体控件”（如图3），这样在放映幻灯片时在电脑端会出现备注和计时，而投影机上只会出现演示文稿。

4.体态语言的调整

如果演示是站立在观众面前，那么体态语言也显得尤为重要，因为演示时展示给观众的不仅仅是自己的声音，还有动作、表情、眼神等身体语言。因此在预演过程中就不能局限于演示内容的调整，最好能有一面镜子以看到自己的肢体语言，以调整自己的体态语言（如图4）。

出行检查，切忌丢三落四

出发前的检查是非常重要的综合性检查，囊括了文稿、设备等检查，检查工作可以在出发前进行，但是一定要留有足够弥补失误的时间，通常包含三个方面的检查（如图5）。

1.演示文稿，多条途径检查

对于演示者来说，演示文稿的重要性就不言而喻了，我们主要检查文稿状态、文稿内容和备份文稿。文稿状态是文稿的完整度，特别是音视频文件是否跟演示文稿放在一起，能否正常播放。内容检查包含文字、图形等内容，如果演示文稿不在自己的电脑上播放，一定注意文稿的字体，特别是使用了特殊字体，最好将字体打包到文稿中，否则文稿中的文字可能会错位。在Powerpoint2013中，选择菜单“文件→选项”出现对话框（如图6），切换“保存”选项，勾选“将字体嵌入文件”，单击“确定”按钮即可。最后检查备份的演示文稿是否是最终版本，文稿保存最好同时在电脑、U盘和网盘中保存，这样才能确保万无一失。

2.个人着装，既大方又得体

在演示时演示者自然是焦点，因此着装是非常重要的。我们一定要根据演示的内容选择合适得体的着装，通常我们会从4个方面选择着装（如图7）。

3.清点装备，该带的得带上

出发前要带上演示时要用到的各种装备，方便的话最好携带自己的电脑，在其它电脑上打开演示文稿可能会出现版本不兼容，出现乱码、字体改变、音视频特别是Flash不能播放等问题。很多时候就是这些细节问题导致演示出现故障，因此可以列出一个清单（如表2），出发前进行一一对照。

现场调试，成败尽在此时

演示现场的发挥是演示成功的关键，通常在自己熟悉的环境中我们才能侃侃而谈，大方自如，不会有太多的不适。因此有条件可以先熟悉演示场地。

首先会场一般已经提前布置好，到达后只需要熟悉一下就可以啦，比如：会场布置是否便于互动，站立位置能否让观众看清，大屏幕的摆放位置是否能确保所有观众都能看清，现场的灯光是否会造成盲区……如果发现不合理的地方可以请主办方协调处理，不能处理则在演示时由自己调节。最后就是要查看自己的设备能否正常连接，比如电源线是否容易碰到，电池能否正常供电，屏幕上的文字观众能否看清楚，麦克风的音量是否合适，演示文稿是否完好等等

一场精彩的演示，不仅仅取决于PPT，更重要的是使用PPT的人，同一个PPT通过不同的人来演示，效果也是完全不一样的。只有把这些演示前期的琐事做好，在演示时才能做到心无旁骛，将演示效果最大化。