试论纸质档案与电子档案的关系

刘君胜

引言：随着计算机技术和网络技术的发展，档案的形式和管理方式也在发生变化，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案无可替代地成了档案管理的重要形式。如何认识纸质档案和电子档案和区别与联系，并做好二者并存的工作，从而更好地适应档案工作发展的需要，是本文论述的重点。

档案是人们在社会实践中直接形成并被有意识地保存下来的物质与精神文化财富。长期以来，纸质文件作为档案的主要载体被保存、利用。当今，随着办公自动化和电子信息技术的发展，电子档案应运而生，形成了与纸质档案共存互动的局面。二者即有区别，又有联系，同时又不能互相取代。

一、纸质档案与电子档案的区别

所谓纸质档案，就是以纸张为信息记录载体的档案；而电子档案则是指能被计算机系统识别、处理、存储在磁带、磁盘、光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码系列。二者虽然存储的内容是一样的，但在其它方面还是存在着很多的差别。

1.1载体上的区别

1.1.1载体永久性的区别。纸张的耐久性是指经过很长时间，纸张仍能保持其颜色和耐折度等特性的程度。影响纸张耐久性的因素很多，包括造纸时所用纸浆的种类、胶料、涂料、酸和金属化合物的含量以及存储或使用时的温度、湿度、光照等，即水解和氧化反应。处理好这两个问题，纸质档案的寿命就会大大延长。而电子档案的寿命不仅与其内部诸多因素和保护环境条件有关，更与科技的高速发展有关。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。

1.1.2载体形式上的区别。电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了纸质档案仅仅是单一的纸张为载体的格局。相对于纸质档案而言，电子档案容量大、体积小、可以大大节省库房存储空间，这就解决了档案保存与存储空间的矛盾。

1.2信息形式上的区别

1.2.1信息可控性的区别。电子档案相对于纸质档案而言，可以直接由计算机进行处理，省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便，又能节省时间。电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活，让它们为自己的各种需要服务。利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制，将这些信息转换成自己需要的形式；而纸质档案在这些方面不具备这些优点。

1.2.2信息共享性的区别。纸质档案的利用往往受时间和空间的限制，而且为了保护原件不受损害，在一定程度上影响了人们的使用。而电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能。而且一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示，或有多少次被打印在纸上，都不会使它的信息受到任何损失和破坏，电子档案的共享性使得档案可以供所有需要它的人共享，因而轻而易举地创造了解决了可以多人同时、异地共用同一文件的问题，这就打破了纸质档案利用排它性的局限，实现了信息共享。

总之，纸质档案与电子档案之间存在诸多的不同。纸质档案具有的特点是：稳定、永久、静态、不积极、固定的；而电子档案则是不稳定、非永久性、动态、积极、流动的，纸质档案和电子档案各自的特点表现得淋漓尽致，其区别也就显而易见。

二、纸质档案与电子档案的联系

尽管纸质档案与电子档案之间存在诸多的区别，但同为档案，只要对二者作深一层的分析，便可以从中发现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。电子档案的产生和发展并不意味着纸质档案的淘汰和否定，二者之间存在着很多关联。

2.1档案管理原则一致。我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有指导作用。档案工作的基本原则就是档案工作“实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用”（《中华人民共和国档案法》）。同样，在电子档案管理中一样也要很好地遵循这一原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。

2.2档案归档范围一致。电子档案的归档范围，同样要参照执行国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其它有关科技文件、专门文件归档范围的规定。由于电子文件的特殊性，除具有查考利用价值的电子文件需归档外，和它有关的纸质文件同样要归档。与电子文件有关的各种纸质文件主要包括两方面内容：一是产生电子文件所使用的计算机硬件说明文件，如计算机技术说明书、图纸、使用说明书、操作手册等；二是在电子文件形成过程中产生的纸质文件，如系统设计任务书说明、技术鉴定材料等。这些文件与电子文件的正常运行具有密切的联系，不可忽视。

2.3档案保管目的一致。众所周知，任何文件保管的最终目的都是供人利用。因此，电子文件和档案的保护观念，首先应该是如何保护所存信息长久或永远的安全可用。大家都知道电子文件的载体脆弱、寿命不长，而要长期或永久保管就有必要将电子文件的信息内容在纸上或縮微片上制作拷贝。同时，电子档案是伴随着计算机技术产生而产生的，发展时间不长，其保管技术起步不久，非常不成熟，存在多方面的不足；而对纸质档案的保管已有悠久历史，已形成了一套完整的管理体系，其保管技术也较成熟。在这一点上，电子档案的保管技术在一定程度上必须依赖和借鉴纸质档案的保管技术和经验。

三、电子档案不能取代纸质档案

正因为电子档案有其它档案不具备的优点，从而在当今档案界中，出现了“电子档案热”的高潮，甚至产生了电子档案将完全取代纸质档案的论调，认为在“电子档案热”的今天，没有必要对纸质档案进行管理和研究。那么，在现实情况中是不是真的如此呢？笔者认为，至少我国目前，甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的。电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限性。

3.1不稳定性。由于多种原因，电子档案在利用过程中其信息内容和载体是不稳定的。保存在计算机中的电子档案还会因计算机中毒和设备故障，会破坏电子档案内容。当电子档案在库房保管时也会无意受到损坏，保存电子档案的光盘、磁带、磁盘等一旦受到外界强磁干扰，或因存储库房的温湿度的变化，都会导致档案内容的丢失和损坏。档案的本质属性是原始记录性，电子档案因其便于修改、拷贝和难以防伪的特点，容易使人们对电子档案的原始性失信任，而纸质档案的原始性更具有说服力。

3.2不独立性。电子档案是具有保存价值的电子文件。与纸质档案一样，它是文件存在的一种形式，是信息与载体的统一体，同样具有物理实态的特征，是形成者真实活动的记录，具有参考与利用价值。由于电子档案是通过计算机录入制作生成的，所以必须借助于计算机解码转换成人们可以识别的符号后，才能为人所用。这种对计算机的依赖性和不可识别性，与传统的纸质档案在载体质量上有着根本的不同。纸质档案是采用人工可识读的记录符号，人们可以直接识别出来。从档案保护和档案工作的角度讲，纸质档案更具有科学价值和保存价值。从某种意义上讲，纸质档案本身不仅承载着历史，也代表着一段历史，这一点是电子档案无法替代的。

3.3不安全性。电子档案的共享性，使电子档案在利用过程中会涉及一些权益方面的问题，如利用者的信息权、文件内容涉及的隐私权、档案文件的公布权等。档案有其一定的机密性，而电子档案在其保密上存在缺陷。电子档案的共享利用使-些机密文件，甚至关系到国家、社会利益的重要文件容易泄密，从而带来无可估量的损失。另外，如果个别人别有用心，想修改电子档案的内容可以说是唾手可得，其信息内容很容易被修改和被破坏，而且不会留下任何的蛛丝马迹。而纸质档案是不易修改的，就算是进行了修正和篡改也会很容易的被识别出来。

3.4不完整性。电子档案内容的完整性很难保障。电子档案经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息缺失；电子档案结构复杂，储存方式多种多样，也易造成信息的缺损；电子档案的背景会伴随文件处理过程而不断累加，形式多样，存储分散，往往致使电子档案来龙去脉不清，容易丢失数据。而纸质档案的完整性比较容易得到保证，只要在保管过程中做到纸张完好无破损，就可以保证档案信息内容的完整性。

四、正确处理好电子档案与纸质档案的关系

随着当前社会知识经济、信息时代的飞速发展，各种电子信息载体应运而生，人类社会既然已经顺应历史潮流经历了电子时代，那么它就应该留下这个时代的印记，就应该和这个时代共同发展。从这个意义上说，电子档案是在人类社会发展历史进程中的必然产物，并以它特有的方式，发挥着自己的优势，和纸质档案一道为人类社会提供服务。

目前，电子档案与纸质档案并存的格局已經形成，对电子档案和纸质档案进行共同管理，对档案工作者来说是一个新的课题。

所谓电子档案与纸质档案并存，就是指在同一个档案馆（室）内，归档的同一种档案信息内容，在较长一段时期内，既要保存电子档案，又要保存纸质档案。就是在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存。继续用传统的文件形式来保持其原始性、参考性和凭证性，或是把一些利用频繁需要传输联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。

两种不同载体的档案有着各自的特点。既有相对性和独立性，又有统一性，二者相辅相成，优势互补。因此，我们在具体的实际工作上，既要坚持档案管理的基本原则，又不至于将纸质档案的理论、方法生硬的套搬于电子档案。基于这样的出发点，我们随着科学技术的发展，创建电子档案的管理理论、方法和技术，不盲目地仅仅是将纸质档案制成电子副本，造成不必要的财力、物力的浪费，这样才有可能在电子档案大量涌现时，真正做到既重视电子档案，搞好电子档案的管理，又能正确地对待纸质档案，使其继续发挥应有的作用。只有使二者有机地结合起来，充分发挥各类档案信息资源，才能更好地为社会服务。

目前，我国计算机的普及利用呈上升趋势，计算机处理汉字之取代传统打字方法，利用电子文件产生纸质文件相当普及。办公自动化、信息自动化正在迅速发展，所以，电子文件取代纸质文件已是大势所趋，但是根据目前电子档案管理的技术和实际发展来看，在一定时期内，电子档案和纸质档案还继续并存。

（作者单位：洛阳市中心血站）