论高校撤并后的档案发展及管理

康俊英

摘要：重点针对高校阐述合并后的新建改造、用人、建网等方面合理规划、行政考察、法律凭证及其宣传教育、章规制度的建立等方面高校的档案管理。

关键词：档案管理；发展；机构；撤并；

中图分类号：G276文献标识码：B文章编号：1674-3520（2014）-06-0085-01为精简机构、完善职能、加强事业单位对档案的统一领导，自1993年，中国的档案管理体制经历了几次变动和改革。撤并后的事业单位档案也随之由分散管理逐步向集中统一管理的管理体制发展过渡，并且处在不断地发展完善之中。

一、高校档案管理对高校信息储存意义重大，它是统一管理本单位所有门类和载体的机构

是管理和提供利用本单位形成的各类档案而设置的内部机构，是各单位管理工作的组成部分。它是机构体系中数量繁多、最普遍、最基层的业务机构，承担着积累、保存和输送单位档案的重任，是本单位档案事业的基础。它的职责是机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构或档案工作人员，对负责保管本单位档案，并对所属机构档案工作实行监督和指导。

二、根据高校档案信息形成规律，可把高校档案分为管理档案、教学档案

（一）学生信息卡、科研档案、设备档案、人力资源档案、财会档案及上报报表、统计等，还有我们单位的声像档案（重大会议活动及其照片），共计十一项七大类别，对这些档案的管理具有以下作用;一是可以把档案专业构成要素更加统筹地结合在一起，相互促进；相互制约，使所属机构的档案工作实行监督和指导的作用。

（二）是可以用各种知识和技能去寻求成功发展和管理档案的经验规律，使档案工作能很好地为单位和社会提供优良的服务。

（三）是机构撤并后的新址可以有效地管理和开发档案新资源，最大限度地满足知识经济和信息时代对档案的信息需求。高校档案管理人员有以下要求，一是对人的要求；包括对分管领导的档案工作的历史性现状，今后发展思路以及档案队伍的思想状况、知识、水平、道德品质、工作年限及其管理经验结构等要做以基本了解，以便对档案队伍的管理进行有效考核，从而对档案管理创新形成向前发展的强大推动力。合并后的高校事业单位指定档案及管理档案的负责人，档案干部队伍要积极参与管理中的创新，增强创新意识，使我们在档案管理工作中发挥其更大的促进作用。二是档案规章制度的要求，这些规章制度不仅停留在队伍的发挥中，还要随着本单位的发展而发展。档案工作部门和业务部门应适时地调整不适应的社会及其本单位的改革。以专业为其客观事实和它的主观能动性为依据。档案工作规章制度要真正渐入单位各项管理中，重要内容就是要实现现代化的管理。不仅要有硬件设备之道，更重要的是档案工作者要掌握现代化设备的应用问题，是现代技术特别是信息技术在档案工作中得到普遍的应用，从而提高档案管理的科学水平。

三、针对我校是中等撤并后形成的高校，本着合并院校的档案管理提出以下建议

(一)首先，对两单位合并前的档案应根据原有室藏档案的特点适应范围，利用难易方等情况，采取统一管理、分散存放的办法，即原（室）原地存藏各单位。以免出现各分门别类的档案丢失及遗漏的现象发生。一个机关的档案应集中保存在一个机关档案室；一个大的全宗档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂。只需将原有形成室藏的检索工具复制一份或两份呈交合并后新成立档案室。档案人员在交接过程中会产生一些说明、介绍、使用某一全宗档案的文件资料。全宗卷是管理档案的档案。它有助于档案人员熟悉档案情况，提高工作效率，有助于综合利用档案资料和全宗连续管理。这里需要注意的是全宗文件的形成和积累，全宗卷的建立是一个逐步积累和不断完善的过程。管理它的过程就是全宗卷的形成过程。全宗卷是长期积累形成的，随时可能补充增加，所以它不宜采用装订的形式。

（二）继续做好原单位档案的收集、整理工作。如合并前各校在教学科研甚至管理方面，按年度计划中项目的连续合并时未完成的项目等方面产生的档案继续进行收集整理工作。合并时，各校库房停止不用的图章、牌匾、奖品、证书、校级文物、纪念品等，应由学校的档案部门继续做好收集、整理、保管等项工作。以保持原全宗的有机联系。

（三）对合并后形成的档案，要采取高起点的管理模式。按照档案工作的规律，首先要建立适合保存档案的专用库房。要求恒温、防尘、避光、消防安全、室藏量在10-15年左右。其次是建立高素质的档案管理队伍。这支队伍的整体素质要符合学校档案专业的发展需要。工作人员要有热爱档案事业的奉献精神，人人要有管理档案的专业性较强的能力。

（四）建立档案网络，这一网络既要有兼顾合并前室的特点，更需要注意合并后档案工作发展的新要求。大部分以为可取的模式是：合并后的高校设总档案室，综合档案室主要负责管理好合并后的各门类档案的同时，还必须在行政业务上对本校门履行各分校的综合档案室工作进行指导，监督和检查，综合档案室为基层单位档案工作服务。一方面是本专业管理体制的要求，另一方面也是综合档案室本身工作的需求。档案室接受综合档案室的领导，继续做好原有档案室的保管与利用、及时，又要根据工作的实际需要，编制各种目录、卡片索引、编制各种参考资料以便及时、主动地提供档案信息、为高效档案工作及单位领导服务。综合档案室成立之后，按照档案产生的不同来源，建立与学校有关的机构专业设置、程度科研方向选定等相适应的由综合档案在业务上、纵向领导，在行动上横向联系的档案工作网络。学校任何一个职能部门按方便收集的系统确定相应数量的兼职档案员、这些专兼职档案员在行政上履行干部领导，业务上由档案室组织领导，以便及时做好日常的收集、整理、立卷，最后移交档案时暂时性工作。

综述，档案这项工作在一个单位来说占有很大的比重。所以，人员队伍的职业道德素质十分重要，档案职业道德建设是提高档案人员素质的需要。档案人员是档案工作中最能动、最活跃的因素。改革开放经济建设和社会发展的推进对档案人员素质提出了更高的要求。高素质的档案人员又决定着高水平的档案工作。而高水平的档案工作，又决定它在很大程度上发挥档案工作在社会部门的服务作用。所以加强档案职业道德建设，有助于培养档案人员崇高的职业理想，形成良好的职业习惯，激发档案人员在平凡的岗位上充分发挥个人的才干及独特的优势，做出不平凡的业绩，维护我们档案专业部门形象。为我们高校的档案事业争光添彩。