玩转“格式相似文本”

王志军

技巧一：只选择段落标题

很多时候，我们并没有使用“标题”样式，而是通过其他的方法对段落标题进行统一的设置，例如字体为黑体、加粗、字号增大等，如果需要调整段落标题的格式或删除，手工操作显然相当麻烦。此时可以利用“选择格式相似的文本”这一功能。

将光标放在任一个段落标题中，切换到“开始”选项卡，依次单击“选择/选择格式相似的文本”，此时会发现文档中所有的段落标题已经被自动选中（如图1），接下来该如何操作，相信就不用多介绍了吧！

技巧二：找出文档中的“异数”

如果需要找出段落中的“异数”内容，例如某些段落中有事先设置的粗体或其他内容，那么仍然可以利用这一功能，将光标放在特定位置，在“开始”选项卡依次单击“选择/选择格式相似的文本”，很快就可以将文档所有相同格式的文本同时选中（如图2）。如果需要查找其他格式一致的内容，可以按照同样的方法进行处理。

此时，仍然可以利用“格式相似的文本”解决这一问题。将光标定位到乱码字符的任意位置，在“开始”选项卡依次单击“选择/选择格式相似的文本”，立即就可以去除乱码，即使仍然有少量的乱码字符，手工删除就可以了。当然，这种方法只能针对部分网页，并不具备普遍性。

技巧三：巧妙实现带框字符的替换

同事传过来一个Word文档，其中有许多带框的字符，现在希望对方框内的字符进行替换操作，但当将带框的字符复制到“查找”栏之后，却发现只显示字符，原来的方框没有了，这样自然无法进行查找和替换。

如果使用的是Word 2010或Word 2013版本，那么可以进行“选择格式相似的文本”解决这一问题。

第1步：选择带框字符

首先在文档中选择任意一个带框字符，切换到“开始”选项卡，在“编辑”功能组依次选择“选择/选择格式相似的文本”，立即就可以将文档中所有带框的字符一次性选中。如果选择文档最前面的带框字符无法实现格式选择，可以选择稍后面的带框字符。

第2步：设置样式

接下来，我们需要为这些格式相似的文本设置样式，至于选择哪一种样式，可以根据自己的喜好进行设置，建议选择“明显强调”。仍然切换到“开始”选项卡，在“样式”功能组单击“明显强调”样式，此时你会看到原来的方框已经消失，取而代之的是蓝色斜体的“名”（如图3）。

第3步：执行替换操作

打开替换对话框，在“查找内容”框键入“名”，点击“更多”按钮，切换到高级替换模式，依次选择“格式/样式/明显强调”。在“替换为”框填写需要替换的内容，检查无误之后，单击“全部替换”按钮，很快就可以完成替换操作（如图4）。

至于让替换之后的字符仍然要加上方框，操作相当简单，只要切换到“开始”选项卡，单击“字体”功能组的带框按钮就可以了。

补充

有时从网页或者论坛复制的内容出现大量乱码，一般来说这是网页设计者出于版权保护的需要，在网页背景是白色的情况下不会显示，而粘贴到Word之后就会出现乱码，这会给我们的后续处理造成很多不便。