挖掘潜能

王晓兵

一、校对，让拼写错误自动“显身”

如今用拼音打字的人非常多，因为这种输入法简单易学，不足之处也很明显，错误率会比较高。在Word2013中内置的校对功能，则可以帮助我们对文本进行校对，从而尽快发现可能存在的错误。

（一）内置校对找错误

第1步：打开文档后，切换到“审阅”选项卡，单击“拼写和语法”按钮，会自动对文章进行检测，并将可能有误的文字用彩色浪线标出，此时可以对绿色文字进行修改，如果彩色浪线标出的是正确的，可单击“忽略”按钮（如图1），这样后面同样的文字就不会再出现。

第2步：由于一些地名和人名是不规则组合，自动校对时会误判，这在很多涉及到特殊词汇的文档中经常会碰到，因此可以将特殊词汇添加到校对词库中。选择菜单“文件/选项”，打开“Word选项”对话框，在“校对”项中单击“自定义词典”按钮，出现对话框（如图2），单击“编辑单词列表”，可以根据需要添加自定义词语，最后连续单击“确定”按钮完成设置，以后遇到自定义词语就会自动跳过。

（二）自制增强型校对

网络新词层出不穷，Word自带的校对词库无疑跟不上时代，因此我们可以将QQ拼音、搜狗拼音等软件中的新词库导出来，再设法导入到Word的校对词库中，这样就避免了Word误判新词为错字或别字。

第1步：右击QQ拼音输入法工具条，选择“属性设置”弹出对话框，切换到“词库管理”选项（如图3），单击“更多分类词库下载”按钮，可以打开网站下载各种词库，双击即可安装，在QQ拼音词库丰富之后，单击“中文用户词库”下的“导出”按钮，将词库保存为ciku.txt。

第2步：在Word中打开“ciku.txt”，切换到“开始”选项卡，单击“替换”按钮，打开“替换”窗口，单击“特殊格式”选择“任意字母”（如图4），单击“全部替换”，稍后会看到词库中的所有字母都被删除了。再在查找内容中用“任意数字”进行全部替换，这样将所有数字删除，最后替换词库中的各种符号、空格等，确保只剩下纯汉字。

第3步：按【Ctrl+A】全选“ciku.txt”中的词语，再按【Ctrl+C】复制词语，最后关闭Word。进入Word校对词库所在文件夹（C：＼Users＼admin＼AppData＼Roaming＼Microsoft＼UProof），双击会自动用记事本打开CUSTOM.DIC文件，将复制的词语粘贴到该文件中，保存文件，这样下次使用Word的校对功能时则会使用该词库。CUSTOM.DIC是Word的校对词库，默认保存在系统分区中，这里的C表示系统分区盘符，admin是当前系统用户名，在Word2013的“自定义词典”窗口中可以查看当前电脑上CUSTOM.DIC文件的位置。

二、批注修订，让“改变”一目了然

在无纸化办公环境下，文档在上下流转时，通常会被修改得“面目全非”，因此保留修改痕迹就比较重要了。Word 2013中的批注和修订，恰好可以满足我们的要求。

（一）批注，“浮于表面”的修改

当我们需要对一份文档提出自己的修改意见时，就可以使用“批注”功能，这有些类似于上学时老师批改作文，圈出有问题的语句，再在旁边写上问题。打开要批注的文档，切换到“审阅”选项，将光标移到文档中要给出建议的地方，点击“新建批注”按钮，在该处右侧会出现一个批注框，在里面可以输入批注的内容（如图5）。在添加多个批注后，会自动在批注者姓名后加上1、2、3，这样可以很清楚地获知加了多少个批注。如果不需要某个批注，可选中该批注，点击“删除”按钮即可清除；如果要删除文档中所有批注，点击“删除”下的“▼”按钮，选择“删除文档中的所有批注”即可。选择菜单“文件/选项”，切换到“常规”选项，在“对Microsoft Office进行个性化设置”中可以修改用户名，这其实就是批注者姓名，不同的用户对文档进行批注，批注者姓名可以从这里修改，这样便于别人获悉批注人。

（二）修订，可直接应用的“修改”

修订可以对文档进行修改，但修改前后的痕迹都会保留，用户可以根据实际情况，选择是否接受修订。打开文档后切换到“审阅”选项卡，单击“修订”按钮后对文档进行修改，此时可以看到删除的文字并没有消失，而是在上面加上了删除线，添加的文字会接在删除的文字后面（如图6）。如果仅仅是修改了文字的属性（如字体、字号等），在文档右侧会显示相应的格式。

在接受到修订过的文档后，如果觉得修订处可以接受，单击“接受”按钮，即可自动用修订内容替代正文，单击“接受”按钮下的“▼”，选择“接受对文档的所有修订”，一次性通过修订。对于不合适的修订，可单击“拒绝”按钮。

单击“修订选项”按钮出现对话框，再单击“高级选项”按钮，在这里可以对修订的各种属性进行设置（如图7），比如：插入内容后的格式（如加上单下划线或改变颜色等），删除内容用什么标记（删除线或隐藏双下划线等）。

三、比较合并，融合批注修订的文档

如果一篇文档分别交给了多人进行了审阅，就会得到多份审阅后的文档，可能使用了批注和修订，此时要将这多份文档合为一篇文档，则可以使用Word的比较和合并功能。

切换到“审阅”选项卡，单击“比较”按钮，选择“比较”弹出对话框，分别选择“原文档”和“修订的文档”，单击“更多”按钮，会显示各种比较设置选项（如图8），选择“显示修订”下的“新文档”，最后单击“确定”按钮，会同时显示3个文档：两个原始文档和一个合并后的文档，这样我们就能很清楚地对文档进行对比，查看到区别。

同样，如果要合并两个文档，则单击“比较”按钮选择“合并”，再分别打开两个文档，合成一个新文档后，可以用新文档再和第3份修改的文档进行合并，从而实现多个文档合并成一个文档。