浅谈医院档案管理常见问题及对应策略

王苗

引言：档案管理有利于医院的综合发展，加强医院档案管理对领导决策、医院发展具有重要意义。本文就医院档案管理中常见问题进行探讨，针对医院档案管理中存在的问题找出有行之效的解决方法，以提高档案管理水平及利用率，促进医院的发展

科学有效的档案管理有利于医院的综合发展，为医院长远发展提供准确的决策，为医院现代化管理打下坚实基础；有利于医疗技术与医疗质量的有效管理，对调整各项医疗指标、技术指标提供准确、真实、可靠的数据支持；有利于医院的各种设备设施的管理，通过对其使用性能、使用率的准确分析，保证医疗设备的有效利用。

医院在实际档案管理中存在以下几个问题：

一、档案管理意识薄弱，档案利用率较低

部分医院中，档案管理人员甚至领导，缺乏档案管理意识，仍然存在“重经营，轻档案”的思想，对档案管理在医院管理中的重要性和必要性缺乏正确深刻的认识。从而忽略了档案的科学管理，导致了医院发展的连续性和历史资料的完整性的缺失，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。甚至不少单位没有建立档案室，各种门类、载体档案没有实行集中统一管理，业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象尤为严重。

二、档案管理人员素质及水平都不高

在现行医院管理中，目前多数从事医院档案管理的工作人员未经专业化培训，在专业素质、理论水平、文化程度等方面仍需学习改进，知识面窄、学历低。而且医院只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，没有培养档案管理人员素质和水平的意识，更未将其纳入培养计划和要求。导致许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上时代的发展趋势。

三、档案管理制度不健全

在多数医院档案管理制度不健全，导致档案收集效率偏低，管理分散，缺乏信息资源整体统一性。应当归档的文件材料没有及时收集、归档，散存在部门或个人据为己为的现象屡见不鲜。部分医院的档案管理工作中没有统一的管理标准和模式，对纳入档案的内容没有明确的要求和规定，更没有制定统一的立卷归档制度。由于档案管理制度不完善，很多有价值的资料、数据都丢失了，阻碍了医学研究的发展。信息管理和档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，从而使现代医院的发展跟不上新时期发展的需要。

四、档案管理设备落后，跟不上时代的要求

随着现代科技与经济的发展，很多医院的档案管理设施设备都已经落后，甚至老化，而医院在档案管理工作中硬件投入不足，使档案现代化管理水平不高。许多医院的档案管理工作仍然存在许多困难，如房屋不足，设备陈旧，资金短缺。甚至于在这个计算机网络普及的时代，仍然停留于手工收集、检索水平上。信息量少，工作效率低下，严重阻碍了医院档案的科学化管理。

五、档案管理无远景规划，不能适应医疗业务的飞速发展

在医院近期和远期规划中，一般对医院规模、诊疗科目、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规则。而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。档案管理水平的滞后，必将影响医院管理水平的提高，影响业务技术的发展。另外，管理技术滞后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机系统管理档案的较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。

我们应该从以下方面入手解决这几个问题：

第一，加强档案管理人员业务培训，提高管理者档案意识。

将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质，通过学历教育、专业培训、进修学习等手段，提高业务水平，建立档案管理人才梯队，适应档案业务发展，不断总结探索档案管理工作及业务发展规律，全面提高档案管理人员素质，推动档案管理水平的提高。

第二，建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度。

随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立档案管理科，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。同时，要拓展档案的归档范围。而这一切离不开领导的重视。医院领导要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，制定相应的考核制度，将档案管理纳入各科室责任目标中，责任到人，与考核奖惩挂钩，从制度上加强档案管理工作。

第三，重视医院档案管理长期规划，保证档案建设与医疗业务建设同步发展。

医院档案管理作为医院管理的重要组成部分，在医院的建设和发展中是不可缺少或替代的。医院在制定中长期规划中，应充分考虑档案管理的设计和建设，要根据医院发展规模和需要，不断增加投入，提高档案管理的建设力度，使档案管理的用房条件、设备配置、人员配备、业务培训、管理水平等综合实力与医院的业务发展相适应。

第四，科学配备现代化管理设备，提高管理效率。

现代化档案管理，是与现代化科学与技术接轨的管理方式。随着现代化设备和技术的发展，档案管理使用现代化设备必不可少。需改变传统的纸质档案管理模式，转变为现代的电子档案模式，充分发挥计算机和网络资源的优势，利用计算机网络进行医院档案的收集、整理、保管、鉴定和统计等工作。实行文档一体化管理，顺应现代计算机网络技术多媒体发展的趋势。利用计算机网络技术，把档案管理工作做到细致化、精确化、现代化和高效化。通过构建网络电子档案服务平台，把收集整理好的众多档案构建成档案查询系统，实现资源共享，实现档案信息资源的数据化和网络化，为更多的医学研究者提供可靠有用的资料来源，共同促进现代化医学的进步。

总之，加强档案管理，提高医院档案利用率对医院及医学科学的发展意义重大。在卫生事业改革进入攻艰阶段和医学科学飞速发展的今天，我们必须提高认识，改进档案管理及利用方式，为医院学科建设做好铺路石，也为人民健康事业及构建和谐社会贡献自己的力量。

参考文献

[1]罗梓元：关于医院档案管理创新的几点思考.

[2]韩光：创新档案管理，促进医院可持续发展.

（作者单位：淄博市妇幼保健院）