负面消息商务英语信函句法层面的语用礼貌探析

金丽

负面消息商务英语信函句法层面的语用礼貌探析

金丽

（怀化学院大学英语教学部，湖南怀化418000）

以国内外各种商务英语教材中遴选的30篇负面消息商务英语信函为研究语料，采用定性分析和例证法，从语用学的角度，对礼貌原则在负面消息商务英语信函句法上的体现进行分析，为商务英语信函写作教学和商务沟通提供有益启示。

负面消息商务英语信函；句法；面子威胁行为；礼貌原则

商务英语信函有其独特的语言特色，在布局谋篇和遣词造句方面有其自身的特点。负面消息在商务沟通中是在所难免的，研究如何使用恰当、得体的语言减轻面子威胁，有效传递所要表达的内容，让对方容易接受，并维系良好关系，有着很强的实用价值。本文从国内外各种商务英语教材中遴选了30篇负面消息商务英语信函，采用定性分析和例证法，从句法层面，对礼貌原则在负面消息商务信函中的体现进行分析，旨在为商务英语信函写作教学和商务沟通提供有益启示。

一、负面消息商务信函

Stewart根据商务信函的内容诉求将其分为4种类型：好消息信函（good news letters）、中性消息商务信函(neutral news)、坏消息信函(bad news letters)和劝说性信函（persuasive letters）［1］。Wayne和Dauwalder(1994)将坏消息信函定义为：“这些收信人不乐意接收的、会引起情感抵触的、会让收信人失望的信函。”［2］事实上，在交际中我们定义一则消息是否为坏消息，是从收信人角度出发的。换句话说，坏消息是从读者的角度来定义，而不是从写信人角度。我们在传递此类负面消息时需尤为注意，因为读者在读到此类消息时，会感到面子受到威胁或情感受到伤害。

商务信函有两大目标：主要目标和次要目标。主要目标是写作的直接原因，比如销售商品、交流信息，但这不是唯一目标。很多情形下，建立和维持与公司客户的良好关系这一目标同等重要。得体的商务信函书写方式有助于帮助公司树立良好形象。Locker（2005）进一步将坏消息商务信函的首要目标界定为：传递坏消息，让收信人阅读、理解和接收信息，并努力维系良好关系。次要目标是：树立写信人以及写信人公司的良好形象，减少写信人围绕同一主题进行的不必要的工作［3］。

坏消息商务信函种类繁多，常玉田（2006）认为这些拒绝商业合作伙伴的要求、拒绝为对方提供信息、拒绝为其账户进行信贷审批或者拒绝延期支付等信函都属于负面消息或坏消息商务信函［4］。作者主要挑选六种常见的坏消息商务信函：拒绝请求、拒绝订单、拒绝索赔、拒绝海损理算、拒绝信用证和拒绝工作申请等进行语用分析。

二、面子威胁行为和礼貌原则

Brown和Levinson1978年提出了面子论（Face Theory），并于1987年进行了修正。根据Brown和Levinson的解释，面子是每一个社会成员意欲为自己挣得的那种公众中的“个人形象”，包括积极面子和消极面子两类。积极面子是希望被别人接受，得到别人的喜爱和赞同，被当做同一群体的成员，自己的需求得到别人的理解，以及别人的尊敬。而消极面子是希望自己的行为不受别人的干涉或阻碍，自己能独立自主，有决定自己行为的自由。Brown和Levinson把这些威胁交际双方积极面子和消极面子的言语行为称为“面子威胁行为”（Face Threatening Act）［5］。说话人必须尊重听话人的自我形象，考虑听话人的感觉，尽量避免威胁听话人面子的行为，这是言语交际的普遍性特点。当威胁听话人面子行为不可避免发生的时候，说话人可以实施一些礼貌语用策略挽救听话人的面子。

Peccei(2000)认为，礼貌策略（又称补救策略）包括：（1)赤裸裸地实施面子威胁，不采取补救措施；（2）负面面子礼貌策略；（3）正面面子礼貌策略；（4）非公开实施的语用策略；（5）不实施威胁面子的言语行为［6］。负面面子礼貌策略和正面面子礼貌策略是在商务信函中使用最为普遍的两种策略。正面面子礼貌策略是在实施威胁面子行为时考虑到听话人的正面面子需求，从而实施的补救措施。在实施负面面子礼貌策略的时候，说话人考虑听话人的负面面子需求，表示自己不愿意强迫对方、侵犯对方，尊重听话人的自主自由。

礼貌原则是Leech于1983年提出的一条语用原则。作为合作原则的必要补充，礼貌原则挽救了合作原则存在的缺陷。该原则从总体上可表述为：在其他条件相同的情况下，尽量减弱不礼貌信念的表达，尽量增强礼貌信念的表达。礼貌原则的六条准则分别是：（1）策略准则：使他人受损最小，使他人受惠最大；（2）宽宏准则：使自身受惠最小，使自身受损最大；（3）赞扬准则：尽力缩小对他人的贬损，尽力夸大对他人的赞扬；（4）谦虚准则：尽力缩小对自身的赞扬，尽力夸大对自身的贬损；（5）赞同准则：尽力缩小自身和他人之间的分歧，尽力夸大自身和他人之间的一致；（6）同情准则：尽力缩小自身对他人的厌恶，尽力夸大自身对他人的同情［7］。礼貌原则保持了社会平衡和友好关系，比合作原则具有更高的调节作用。说话人遵守礼貌原则的准则是实施礼貌语用策略的前提。

三、礼貌原则在负面消息商务信函句法层面的体现

如何提高负面消息商务英语信函的礼貌程度是写信人应该关注的。言语的意义不仅由内容决定，而且由形式决定。尽管坏消息本身令人不愉快，但是表达同一意思，使用不同表达方式，会导致不同的结果。为了表达对收信人的礼貌，为了缓解负面消息商务英语信函的冒犯语气，写信人可以从句法层面，采用以下语言机制和技巧：

（一）使用相对较长、较复杂的的句子

短句简单有力，但是在传递不愉快信息时不宜使用。负面消息传递越间接，则越礼貌。负面消息如果被放在复杂句的从属句中，就不会显得那么突兀。同时，读者的注意会被转移到句中其它信息上去。一些由although,as,because,if,since引导的从句常常出现在坏消息商务英语信函中。

（1）We did not select your sorter.

（2）Although we did not select your sorter,we were favorably impressed with your system and your people.［8］

例（1）用了仅六个单词的简单句拒绝了报盘。该面子威胁行为直接明显，毫无疑问会让读者觉得难以接受。例（2）中写信人将负面消息放在由although引导的让步状语从句中，写信人成功地将读者的注意力转向句中后半部分的好消息。写信人提供的潜在利益，从某种程度上可以弥补因为拒绝而给对方造成的损失，这样照顾了读者的负面面子需求。该句符合了礼貌原则的策略准则和赞扬准则。使用较长、较复杂的句子有助于体现礼貌、维护双方的友好关系。

（二）使用疑问句

商务英语信函写作中通常采用陈述句、疑问句、祈使句。相对于陈述句和祈使句，疑问句似乎让读者有更多接受或拒绝请求的自由。因此，当言语行为不利于收信人时，最好使用疑问句。这样，写信人的请求变得不那么强加于人，其面子威胁程度也减轻了许多。

（3）You are required to make some allowance on your quoted prices so as to enable us to promote your goods in our market.（poorly written）

（4）Please make some allowance on your quoted prices so as to enable us to promote your goods in our market.

（5）May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to enable us to promote your goods in our market?［9］

比较三个例句，第一句是最不礼貌的。写信人以一种居高临下的口吻和收信人交谈。毫无疑问，这种不恰当的口气破坏了交际双方的平等，势必引起收信人的不满。例（4）中祈使句前加了please，相比例（3）礼貌很多。尽管例（4）不如预期的那样礼貌，但是该句型结构通常出现在日常交际中用于提出请求。例（5）中，写信人使用了疑问句，以一种自然、礼貌、友好的方式提出了请求，收信人享有更多接受或拒绝该请求的自由。在阅读这样的信件之后，收信人会从双方的共同利益和面子需求角度考虑，很可能会接受写信人的建议。

（三）使用被动语态

杨林聪（2002年）指出被动语态有以下优点：（1）隐藏施动者；（2）句子重心放在所做的事情上，而不是强调谁做；（3）可以弱化不愉快的思想和消极的想法［10］。为了避免直接责备收信人，在负面消息商务英语信函中，写信人通常会用被动语态，强调动作行为而不是施动者。间接陈述令人不愉快的消息，使得收信人的消极面子得以保留。故意隐藏施动者，满足了不伤害收信人面子的需求。例如：

（6）It is apparent that each sample has been subjected to long periods in extreme sunlight.［11］

例句选自拒绝海损理算的商务信函。被动语态的使用突出了长时间遭受烈日暴晒这一动作行为，收信人的过失则被含蓄地表达出来。这种传达信息的方式大大减少了收信人的损失，体现了策略准则和同情准则。在传达负面消息的同时，合作伙伴的友好关系得以维护。再比较下面两例句：

（7）We are certain employees of the Shipping Company damaged the goods because of their careless handling.（poorly written）

（8）We are certain they were damaged through careless handling while in transit.［12］

对比上述两个例句，我们发现例（8）重心放在运输中货物受损这一事实上，写信人没有在信中指出这一行为应由谁负责。相反，例（7）不仅强调了不当操作这一行为，而且清楚地指出航运公司的员工应对此问题负责。这对航运公司的消极面子造成了威胁。尽管航运公司作为第三方没有出现在对话中，但是对其礼貌是必须的。考虑到将来的合作，使用主动语态的句子谴责商业合作伙伴显然是不恰当的。被动语态省略施动者，使得传递的信息更为客观礼貌。

（四）使用虚拟语气

使用包含could,would,might,wish,I wish,as if等条件表达式的虚拟语气来表达愿望、建议、推测或与事实相反的情况时，负面信息将会以更积极礼貌的方式被表达出来。使用虚拟语气的句子里常会包含拒绝的原因。而陈述原因会改善语气，从而缓解负面信息。

（9）I wish I could tell you the wholesale prices of these items,but standard business ethics require us to keep this information confidential between the manufacturer and the dealer.［4］

该句没有直接拒绝对方询问批发价的请求，而是陈述了为什么要对此保密的原因。这遵循了策略准则。使用虚拟语气，避免了直接与收信人的冲突，更为礼貌，也更易为读者接。

（10）Should you be prepared to make a price reduction by,say 10%,we mightputthe dealthrough.［13］

例句选自要求降价的还盘信函。写信人的请求会给收信人造成损失，威胁收信人的负面面子。虚拟语气的使用从某种程度上缓解了面子威胁行为。遵守了礼貌原则中的策略准则：使他人受损最小。

（五）使用积极的语气

在传达负面消息的商务信函中，写信人应强调已做的和能做的，而不是把重心放在不能做的和不会去做的事上。例如：

（11）A.We can’t extend credit when this minimum ratio is not met.（poorly written）

B.In the belief that this minimum ratio is best for all concerned,we extend credit only when it is met.［14］

上述两例中，例（11）A的语气太僵硬，势必激起收信人的负面情感，很难为收信人接受。相反，例（11）B中用积极的语气指出，如果达到最低限额，收信人的愿望便可以得到满足。此句比例（11）A更为积极，更容易让人接受。

（12）A.We won’t ship the 500 cases of WS-14 items until we receive the authorized notification.（poorly written）

B.As soon as we receive the aouthorized notification,we will be happy to ship the 500 cases of WS-14 items.［15］

与例（12）A句不同，B句强调一旦满足条件，写信方便可以装船。负面面子礼貌策略减弱了要求的强制性。

使用积极语气有两种好处：第一，可以部分减轻、甚至是全部消除收信人对坏消息以及写信人的负面情感。很多情况下不是拒绝本身，而是否定词“no”激起了收信人的负面情绪。第二，使用积极的语气提醒写信人给出一个恰当的拒绝理由。一旦收信人理解了请求遭拒的原因，而且相信写信人别无选择只有拒绝的时候，也不至于因为失望而产生过多负面情绪。

（六）使用恭维

恭维可以产生良好的人际关系。恭维照顾了收信人的积极面子，目的是让收信人感觉良好。Leech礼貌原则中的赞扬准则提出：尽力夸大对别人的赞扬。恭维在日常生活中不可忽略。如果在应该恭维的场合不恭维，那就暗含着写信人不能恭维。换句话说，没有恭维就暗含贬损之意。

（13）Your order suggests that your company is making good progress.［14］

（14）Your college record is excellent,and I encourage you to apply for another position with us in the future.［8］

（15）It is clear that you are a motivated individual with some importantskills to offer.［12］

通常说来，人们都有着强烈的获取他人认同的愿望。因此，恰当的恭维有助于建立写信人的良好形象，并赢得收信人的信任。为了缓和坏消息，寻找与收信人的共同点，在拒绝类信函的开头恭维收信人所做的事情是合适的。

撰写负面消息商务信函绝非易事。写信人应该考虑收信人的面子需求，根据礼貌原则，实施正面面子礼貌策略和负面面子礼貌策略来减轻负面消息对收信人造成的面子威胁行为。写信人以一种积极的方式传达消极信息，有助于维护收信人的正面形象。相应的，也会维护收信人对写信人以及写信人所在公司的积极态度。由于在商务交流中撰写负面消息商务信函难以避免，学习如何减轻面子威胁，礼貌表达负面消息，对商务信函写作教学和商务沟通都有着现实指导意义。

［1］Stewart M M,Clark L R,Zimmer K.Business English and Communication［M］.New York:McGraw-Hill,1984.

［2］Wayne F S,Dauwalder D P.Communicating in business:an action-oriented approach［M］.Austen:Austen Press,1994.

［3］Locker K O,Business and administrative communication(6th ed.)［M］.Beijing:China Machine Press,2005.

［4］常玉田.英语商务信函写作［M］.北京:对外经济贸易大学出版社,2006

［5］Brown P,Levinson S.Politeness:some universals in language usage［M］.Cambridge:Cambridge University Press,1987.

［6］Peccei J S.Pragmatics［M］.Beijing:Foreign Language Teaching and Research Press,2000.

［7］俞东明.什么是语用学［M］.上海:上海外语教育出版社,2012.

［8］Alred G J.The business writer’s handbook［M］.Beijing:China Renmin University Press,2007.

［9］管春林.国际商务英语写作［M］.杭州:浙江大学出版社,2006.

［10］杨林聪.礼貌原则在商务沟通中的应用［M］.长沙:国防科技大学出版社,2002.

［11］Lesikar R V,Flatley M E.Basic business communication skills for empowering the internet generation(10th ed.)［M］.Beijing:China Renmin University Press,2004.

［12］王恒恩.商务英语写作［M］.上海:华东理工大学出版社,2009.

［13］李爽.国际商务函电［M］.北京:清华大学出版社,2008.

［14］陈苏东.商务英语写作［M］.北京:高等教育出版社,2002.

［15］刘志伟.国际商务函电与沟通［M］.北京:对外经济贸易大学出版社,2005.

A Pragmatic Study on the Application of Politeness Principle in Bad News Business Letters at the Syntactical Level

JIN Li
（College English Teaching and Research Department,Huaihua University,Huaihua 418000,Hunan,China）

The research corpus consists of 30 bad-news business letters from all kinds of Business English textbooks home and abroad.It is a qualitative study with exemplification on the application of politeness principle in bad news business letters at the syntactical level,aiming at providing some enlightenment for the teaching ofbusiness letter writing and business communication.

bad news business letter;syntactic;face threatening act;politeness principle

H315

A

1007-5348（2014）11-0074-04

（责任编辑：廖铭德）

2014-09-12

湖南省教育规划课题“EGP与ESP相结合的大学英语课程改革研究与实践”（XJK013BGD010）

金丽（1975-），女，湖南溆浦人，怀化学院大学英语教学部讲师，硕士，主要从事应用语言学与大学英语教学研究。