做好水电开发企业综合办公室工作的探讨

刘开燕

(四川盐源甲米河水电开发有限公司，四川盐源，615700)

1 概述

办公室被称为中枢神经，是直接为企业领导服务、工作的综合性办事机构;是企业的参谋中心、运转中心、信息中心、服务中心和指挥中心，具有参谋、助手、协调、服务、督办等五大主要职能。它不仅能够参与企业的政务及政策决策，而且是企业关键的政策推行与管理部门，在全企业中是沟通上下、协调左右、联系内外、保证各项管理工作正常运转的枢纽和桥梁，起着传递信息、研究方针政策、辅佐领导决策的作用。做好企业办公室工作，对于提高企业工作效率具有重要意义。

随着水电开发企业体制改革的不断深化，企业办公室普遍面临着人员编制少、管理摊子多、对口部门多、多级管理、工作压力大的困难，人人身兼数职。在这种新形势下，办公室只有与时俱进、立足于服务、着力于创新，才能有所作为、有所发展。

2 盐源公司办公室管理中的诸多问题

2.1 日常工作纷繁复杂。盐源公司作为水电四川公司的子公司，受水电四川公司直接管控，总经理工作部作为综合办公室，同时与党委办公室、纪委办公室、董事会办公室、工会办公室、人力资源部、监察部合署办公。一个部门同时承担上级单位八个部门的领导，日常事务类工作众多。而总经理工作部只有5人，同时还要负责管理公司档案、后勤、接待和车班，工作上容易出现信息不对称、信息传达不到位甚至误传的现象。

2.2 身兼数职，工作压力大。办公室人员一般跨专业和跨行业工作，没经过专业的学习和培训，总是会出现业务上的疏漏，工作效率低，完成质量差。同时，如果没有按时完成上级领导交办的事项，也给公司的经营业绩考核造成影响。因此人人身兼数职就很难以每份工作都十分出色，达不到领导的要求，经常受批评也影响工作的积极性。

2.3 因部门分工不合理，综合性的事项没人理睬，服务不到位，督办事项不到位，工作难以开展。同时工作上因缺少激励机制，导致员工工作不积极，工作上相互推诿，执行力不到位，责任不明确，存在相互扯皮的现象。

3 阐述办公室管理策略

3.1 坚持综合管理，建立完善企业管理新机制

新形势下，企业办公室必须坚持“科学、规范、高效”的原则，多管齐下、综合管理，按照“高标准、高质量、高效益”的要求，以“谋全局、求精细、跟上趟、创一流”为主题，建立健全管理工作的新机制。一是要善于观察，研究办公室政务、事务、服务工作的普遍性和特殊性，从中找出规律性的东西，并形成相互衔接的制度和体系，使方方面面工作都有章可循、井然有序，步入规范化轨道。二是要构建“工作有标准，过程有监督，结果有考核”的管理机制，充分调动办公室工作人员的积极性和主动性，有效应对办公室工作人员少、任务重的现状。三是坚持从基础工作入手，建立健全各类管理制度，明确各岗位人员的素质要求、职责范围、管理标准、主要工作和监督考核指标，将纷繁的办公室工作纳入标准化管理体系当中，形成各项管理工作忙而不乱、有条不紊，各类人员各司其职、各尽其责的良好局面。

3.2 加强动态管理，建立激励约束机制

要搞好办公室工作，光有日常制度、事前控制不行，光有总结表彰、事后批评也不行，还要加强动态管理，对每项工作实行全过程监控。一是严格执行资金预算计划，包括办公费、差旅费、招待费等的计划控制。为了做好这项工作，应实行严格的工作督查机制，加大资金使用过程的动态督查，定期监督费用的使用情况，发现问题及时纠正。同时注意加强项目、资金的优化整合，发挥整体效益，减少非计划使用资金情况的发生，使各项经费的使用均控制在预算框架内。二是要建立以目标为导向的激励约束机制。坚持公开、公正的奖励与考核，激发全体员工的工作积极性和主动性，提高办公效率，为员工绩效考评工作提供量化指标，增强绩效考评工作的客观公正性，促进部门的团结与和谐。

3.3 加强目标管理，建立科学的督查机制

办公室作为企业综合管理部门，承担着很大一部分目标管理工作，因此要努力加强办公室督查督办工作。

3.3.1 在狠抓督查上下功夫。督办工作是办公室一项重要职责，是加强执行力建设的主要途径，是确保各项计划目标和工作任务落实的基本手段。办公室工作必须紧紧围绕重点、难点工作，协助作好各阶段的策划工作，在狠抓落实上下功夫。必须把抓落实作为头等重要的大事，把关键绩效指标、重点工作指标、月度、季度会议及专业会议上明确的重点工作等作为全年督查工作的重点，不间断地定期进行督查。

3.3.2 创新督查工作的方式。不能只满足于写一、二篇督查报告，关键是要查有没有落实到位。凡是没有落实到位的，都要继续督查，直到落实为止。通过强有力的督促检查，推动重点工作落实，真正发挥督查在推动落实中的作用，提高督查工作的实效。要建立健全督办工作的责任、检查、通报、反馈、考核、专报等制度，形成完善的督办工作体系，确保督办工作效果。

3.3.3 抓好执行力。对领导的各项决策、工作部署、重要指示和规章制度等的执行和落实，办公室要建立科学的登记制度，进行分类登记，并根据领导的批示及时转交承办部门。完善督办手续，健全登记和签收手续，分轻重缓急及时催办，历次催办的过程及情况应有所记录。在督办中要精心组织协调，分阶段、有重点地进行督促和检查，全面了解有关决策的落实情况，善于发现和敢于反映工作中存在的突出问题，以使决策和工作部署贯彻、落实到实处。督办工作要严格执行保密工作规定，强化办公室督办人员的责任心，明确专人，办完办妥为止。

4 探讨办公室管理经验

4.1 坚持“谋大抓小”，提高管理效能

“谋大抓小”，就是精心谋划大事，严格管理小事。“谋大”，就是尽力为企业领导决策提供科学、有力的服务;“抓小”，就是对企业具体的事务管理提供有效服务。二者相辅相成，不可偏废。在企业办公室工作中，“谋大”应从以下几方面着手:一是加强与公司各部门的沟通联系，坚持每月跟员工交流、跟班组学习调研一次，全面了解公司情况，准确掌握员工关心的热点、难点问题，及时提出协调解决的预案供领导决策参考。二是主动加强与兄弟单位的横向联系，加强各类信息的沟通与交流，为领导决策服务。三是发动办公室管理人员围绕企业热点、难点问题开展专项调查研究，集思广益，献计献策。

在企业办公室工作中，“抓小”应从以下几方面入手:一是抓好公文处理，这是办公室的“当家活”。要按照公文处理的有关要求，把好公文的“进口”关和“出口”关，严格控制发文数量，不断提高公文质量。二是抓好后勤服务保障工作。后勤保障是企业办公室的一项重要职能，也是办公室工作的难点。为了提高后勤保障能力，公司从建章立制入手，狠抓规范化管理。在加大硬件设施投入、改善后勤服务条件的同时，提高服务质量，加强对后勤服务的监督、检查。结合电力生产、经营工作特性，不定期开展问卷调查，多方位了解职工对后勤工作的建议、意见，并将意见及时反馈到相关部门和单位，采取切实有效整改措施，使后勤工作满足职工生活需要。

4.2 强化服务意识，鼓励创新思维

做好办公室工作必须强化服务意识，转变工作作风，树立良好形象，以领导和职工群众的满意度作为衡量办公室工作服务水平的基本依据。

4.2.1 为领导服务。一是要全面、准确、及时地掌握企业实际情况，广泛收集信息，深入调查研究，增强认识问题的前瞻性、科学性，更好地为领导决策提供有价值的意见、建议。二是要坚持从员工中来到员工中去，注意研究基层和员工的需求，增强服务工作的积极性、主动性，深入基层调查研究，真实地反映基层情况，保证基层的合理要求在领导决策中得到充分体现。三是领导的指示、决策和意向等，办公室要第一时间领会并安排和传达，周密督办，及时反馈，遇到问题及时向领导汇报，与部门沟通，提高办事效率。

4.2.2 为职工群众服务。随着厂务的公开，企业管理的民主化程度大为提高，使职工群众都能参与到企业的管理中来。为此办公室一定要改进为基层服务的方式，提高服务能力，克服“门难进、脸难看、话难听、事难办”的工作作风，如实反映员工和群众的意见和建议，有效加强领导与基层的联系，构建和谐融洽的企业环境。

在综合办公室工作，要有与时俱进、开拓创新、敢于突破一些与时代发展不相适应的工作理念和工作模式，努力学习新的科学文化知识，注意吸取和利用基层和群众创造的新经验、新做法、新技术、新手段，不断用新的思路、新办法，解决办公室工作中遇到的新矛盾、新问题。

4.3 注重效率和质量，不断提升自身素质

提高办公室工作效率和质量，需要从以下几方面努力:一是要培养扎扎实实的工作作风。要牢固树立“今天再晚也是早，明天再早也是晚”的时间观念和强烈的事业心、责任心及荣誉感，养成今日事今日毕，急事急办、特事特办的习惯，踏踏实实、任劳任怨、埋头苦干，不管在什么情况下都不能拖拖拉拉。二是要提高工作质量。办公室工作从内部来说面对的是领导、部门和员工，从外部来说面对的是公司主管部门，其工作和服务质量的好坏不仅影响领导、部门、基层工作的运转，而且影响企业的形象乃至企业整体的正常运转。因此，我们要努力把办公室的每项工作做到最快最好。三是要强化内部管理，加强作风建设。办公室工作十分繁杂、辛苦，也十分敏感，容易让人误解。因此，在办公室工作中要严格按各项管理制度、规矩和程序办事，不能自作主张、自行其事。作为办公室工作人员，要有为企业工作、为企业奉献的意愿，始终保持一颗平静的心态，严格自律，谨慎言行。首先要做好廉政工作，做到有权不乱用，只求搞好工作;有钱不滥用，只讲自觉奉献;有成绩不骄傲，只顾企业大局，为企业的稳定发展贡献一份力量。四是要加强学习，提高人员素质。现代企业制度在不断完善，企业管理也在不断更新，办公室的工作涉及面比较广泛，需要办公室工作人员不断加强学习，努力提高政策水平、综合管理水平和现代化管理水平，成为既是智囊型又是管理型的综合性人才。

5 结语

随着水电企业体制改革的不断深化和企业实力的发展壮大，进一步做好企业办公室管理工作十分重要。一要加强学习，充分认识学习对做好办公室工作的极端重要性，引导办公室系统员工自觉地抓好学习，努力把办公室系统办成学习型组织，切实提高办公室人员的综合素质，加深对办公室工作规律性的认识，自觉围绕企业中心工作，努力创新管理机制。二要提高办公室工作的效率和质量，拓展服务领域，强化服务意识，为电力生产、经营做贡献。