视频会议技术保障工作研究

李 伟

（国家开发银行，北京 100031）

1 引言

通信及多媒体技术的飞速发展，以及视频会议系统的推广应用，给各行业带来前所未有的远程沟通体验和沟通效率。视频会议逐渐成为政府机构、企事业单位日常办公、远程协作的重要沟通工具。

视频会议技术保障工作是指视频会议过程中，担负各参会会场音频、视频、数据信息的采集、处理、播放，以及各会场间多媒体信息的交互传输，保证会议声音、图像清晰、稳定，提升与会人员感受的技术工作。

视频会议技术保障工作也是近年来逐渐被各单位重视起来的一项IT服务工作，但因设备繁杂、实时性强、用户要求高等特点，极易出现问题和疏漏，影响会议质量，因此需要认真加以研究。

2 视频会议技术保障工作的难点

（1）设备数量多，种类繁杂。视频会议使用到的设备可划分为视频会议系统和会场系统两大类。视频会议系统主要包括视频会议终端、多点控制单元（MCU）、录播服务器等设备。会场系统主要包括会议室中的显示器、话筒、摄像头、音箱、视频矩阵、音视频播放器、调音台以及中控等设备。上述设备数量多、种类繁杂，部署分散，且单一设备的性能表现又往往影响到系统整体效果，给管理和操作带来非常大的困难。一般情况下召开的视频会议，都涉及到视频会议系统以及至少两个或两个以上的会场系统，随着会议规模的扩大，涉及到的设备数量就会增多，技术保障工作的难度也相应增加。

（2）网络传输质量要求高。视频会议通信流量大，占用网络带宽高，对网络的传输时延和抖动都有严苛的要求。很多视频会议，除了使用局域网以外，还会使用广域网传输线路，这些通信线路传输距离长，传输质量容易受到干扰，从而导致视频会议的音视频信号质量的下降，严重情况还会导致会议中断。

（3）操作多、实时性强。视频会议过程中，根据会议议程的安排，与会人员会交替发言或有场景的变换，这都需要技术人员及时、准确地调整和切换视频及音频设备，使分会场的画面和声音与现场情况达到同步。有些视频会议还会要求为发言人添加字幕，这就更加强调技术人员设备操作的精准度。为了使视频会议能够流畅、自然，视频会议过程中，技术人员要完成大量的实时操作，这些操作一方面与会议议题紧密贴合，时机的把握上非常重要；另一方面又不允许出差失误，因为一旦出现失误，马上就会被与会人员感知，干扰到会议的进行，影响与会人员感受。

3 保障工作的总体思路

（1）加强系统建设。在视频会议系统及会场系统建设之初，就要着眼于未来的使用要求，认真做好系统设计、安装和集成。要在确保系统联通性的基础上，增强系统的健壮性，关键设备和关键节点上要适当考虑冗余备份设计，提高系统整体可用性和可靠性。同时，在系统集成测试中，要对分会场系统和视频会议系统进行联调测试，不仅测试单一设备的功能、性能，还要强调系统整体功能及性能的测试，要确保视频会议所涉及的设备全部达到技术规范标准。在系统建设后期，要及时组织运维人员的培训，做好设备操作及日常维护等知识的转移，使技术保障人员能够胜任保障岗位要求。

（2）加强制度建设。视频会议技术保障工作千头万绪，需要制定一套制度、规范和流程，使各项工作有条不紊地进行。首先，要建立保障人员的岗位职责及操作规程等制度规范，明确人员分工及各自职责、操作内容。其次，要建立会议的保障流程，从会前、会中直到会议结束，梳理和规范各阶段的主要工作。此外，还应建立系统的运维制度及设备管理制度，确保系统运转正常。

（3）加强队伍建设。视频会议技术保障工作是一门跨学科、跨专业的技术工作，并且视频技术也是一门快速发展的专业，这些特点都决定了从事此项工作的技术人员必须加强学习，不断更新和完善自身的知识结构。要注重建设一支稳定、专业的技术保障团队，加强人员的思想教育，提高做好视频会议保障工作的意识，定期组织人员的技术培训，定期组织操作考核和应急演练。

4 保障工作的阶段划分及工作要点

视频会议技术保障分为会前准备阶段、会中保障阶段、会后收尾阶段。各阶段的主要内容及工作要点如下：

（1）会前准备阶段。工作内容包括明确会议的技术需求，做好会议的保障方案，组织设备测试以及操作彩排。

在明确会议技术需求时，除了记录好用户提出的技术要求外（如是否使用投影、是否需要录制会议），还要充分了解会议的议程，并根据议程识别出潜在的技术需求（如培训讲座可能会即兴提问，需要准备无线话筒等）。

在制定会议保障方案时，重点考虑现有设备如何满足用户需求，并综合各会场的网络条件和设备配置情况，如有问题应立即与用户进行沟通协调。要根据会议的级别和重要程度，制定应急预案，越是重要的会议越要做好应急预案以及演练，确保一旦发生故障可以迅速、有效地采取措施。

会议召开前，要组织各会场的联调测试，有发言的会场要测试话筒的拾音是否达到声音清晰、声场均匀的要求，有画面转播的会场，要提前设置好镜头的位置，调整好画面的大小。各会场之间要及时反馈接收的音视频信号质量。操作彩排是按照会议的议程，模拟会议期间的各种操作，通过操作彩排，一方面测试设备和查找漏洞，另一方面也是熟练保障人员的操作动作。

在会前阶段的设备测试及操作彩排阶段，还应协调会议主办方派人参与并确认最终效果。另外，还要通知网络技术人员做好网络实时监控，提前检查各关键节点的网络设备配置，如QoS配置等。发现网络丢包要及时解决，如发现广域网线路问题，要立即通知运营商给予解决。

（2）会中保障阶段。会议召开过程中，技术人员要按照会前确定的分工，各司其职，专心致志地完成好本岗位的技术操作。主会场应设置一名导播人员，全面协调各项操作。导播应熟悉会议的技术保障方案，了解会议议程，对可能采取的各种应急预案熟练掌握。会议过程中，网络技术人员应实时监控网络，发现网络问题及时处理。分会场出现设备及网络故障时，要及时通知主会场技术人员。各会场的技术人员应把手机等通信工具置于静音状态，避免干扰会场秩序。

（3）会后收尾阶段。主要工作内容包括设备的收存、故障的排查处理、用户意见的收集、会议录制材料的提供等。

视频会议结束后，技术人员要逐一检查各设备的状况态，并按操作规程完成相应的维护关机等，以利于下次使用。会议过程中如发现设备出现故障来不及解决的，会议结束后要及时组织故障排查，必要时通知设备厂商参与，故障处理完毕后，要填写故障报告留存。

视频会议结束后，还应与会议主办方进行沟通，了解用户对会议整体技术效果的评价和意见，以期改进提高。如用户会前提出会议录制要求的，在会后要主动与用户联系约定录制材料的领取时间和领取方式。

5 结束语

总之，视频会议技术保障工作是非常重要的，除了做好上述工作之外，还要要定期对视频会议技术保障工作进行总结，统计一定时期内的视频会议数量及技术要求，存在的问题和改进的计划，以求不断提高视频会议技术保障工作水平。