高校图书馆期刊采购招标策略

孙圣迪 赵 莉

（1.吉林大学珠海学院 图书馆，广东 珠海 519041；2吉林大学 图书馆，吉林 长春 130012）

图书馆期刊资源建设是长期连续逐渐积累的。由于国家采购法和招标投标法的颁布和实施，大多数高校根据本校情况相继制定出本校的招标采购政策，成立了专门的采购招标管理部门。高校图书馆在文献资源的采购中也随之实施了招标采购方法，将高校图书馆文献资源采购工作正式纳入到学校的整体采购管理监督中，规范了图书馆文献资源采购招标和供应商的投标行为，是提高高校图书馆资源采集质量的有效措施。

1 期刊采购招标的内涵

1.1 摒弃供应商垄断，节省购刊经费

由于期刊载体具有的特殊属性，期刊供货商总是凭借其在发行中的渠道优势，进行垄断经营。如期刊的独家代理商及一家垄断等。在很多情况下期刊的价格和服务都是由期刊供应商定的。一些较大的期刊供应商在制订订购合同时，只单方面的约束图书馆，很少涉及自身应履行的责任和义务，如发刊的时间和方式、缺失期刊的赔偿等问题。因此，期刊招标采购在图书馆采集期刊中确实是一种有效的方法，既打破了大公司的垄断经营，有利于提高供应商的服务效益，使各书商在有序的竞争中提供价格的优惠和有效的服务，也使图书馆能节省经费，实现投入产出最大化。

1.2 不断规范市场竞争，促进行业清廉

由于期刊资源具有内容新颖、信息含量大、传播速度快等特点，已成为高校读者教学和科研的主要参考文献。目前，一般高校图书馆每年期刊资源的订购费用是几十万，有的甚至是几百万。利用采购招标的方式，由学校各职能部门共同参与，纪检部门严格监督。采购的透明度增加了，期刊采购中拿到的折扣，摊在桌面上、写进合同里，体现了市场竞争中“公开、公平、公正”和诚实信用原则，图书馆的期刊采购工作也进入规范性的良性运作，在一定程度上避免了书商间盲目“杀价”而产生的不良经营，使图书馆与书商互惠互利。

1.3 加大期刊加工的附加功能，减轻期刊人员工作强度

期刊出版发行业的不断竞争，使一些实力雄厚的供应商提高服务质量。在期刊采购招标中，对其供应商可提出一些配套方面的服务要求，而供应商为了获得订单，往往加大服务力度，增加期刊加工功能，如盖馆藏章、贴防盗磁条和书标、免费提供所采期刊数据编目等。实现提供期刊目录、发订迅速、送刊及时的一站式服务，减少图书馆在这方面投入的资金和人力，也减轻期刊工作人员的工作强度，有利于期刊工作人员开展深层次的工作。

2 期刊采购招标的形式及程序

2.1 期刊采购招标的不同形式

期刊采购招标的标准不同，其形式各异。常见的有邀请招标、公开招标、单一来源、竞争性谈判和询价采购等多种形式。高校图书馆在采购中文期刊时，由于市场经济条件，加上一些期刊发行商（如北京国家图书馆和武汉三新书业、北京人天等）瓦解了邮局长期以来发行期刊的垄断局面，发行渠道加大，所以一般都采取公开招标的方式。在采购外文期刊时，因需国家新闻出版总署授权，有进口外文原版期刊权的公司较少，只有“中国教育图书进出口公司”、“中国图书进出口（集团）总公司”和“北京中科进出口有限责任公司”等几家，所以在采购中一般采取邀标的方式。而对于外文版权期刊的采购，因是国家出版授权的独家代理，一般都是采取单一来源招标采购的方式。

2.2 期刊采购招标程序

通常，一个比较规范及完整的期刊采购招标程序如下：（1）图书馆提出采购项目，报请学校采购部门备案。（2）采购部门负责审定和修改采购招标书，确定采购招标时间和程序以及该项目的招标组成人员。一般高校都是由采购部门召集，财务、审计、监察、图书馆领导、国有资产管理等部门人员共同参加组成评标工作组。（3）评标工作组负责审定和评议投标书商的资质、业绩、价格、信誉及服务等综合情况。（4）确定期刊供应商。

3 编撰期刊招标采购书

期刊采购招标书是投标和评标的主要依据，内容由学校采购部门统一编制期刊采购招标书。包括：招标项目和要求、投标人资格审核、投标报价要求、评标标准以及签订合同时的主要条款等。合同条款具体有以下4点：（1）给供应商的邀请函。（2）投标说明。进一步说明和规定投标书商的内容。如标书的编写要求、采购项目的评审标准、定标的原则和评标方法等。（3）标书的编写。这是期刊招标要求的说明，如期刊的供货形式、期刊配套服务、期刊价格折扣以及书商违约需承担的责任等。（4）合同主要条款的拟定。是从法律的角度对招投标双方行为进行约束，提供权利保障，一般包括的条款有：期刊订到的比例、价格及付款方式、送货地点、验收标准、售后服务以及违约责任等。主要条款要求详细、科学和严谨，符合有关法律并避免发生纠纷。

4 开标、评标、定标流程

（1）学校期刊采购工作组人员在规定的时间和地点公开开标，宣布招标程序和评标原则；（2）各投标商分别介绍各自的投标情况；（3）采购工作组根据招标的具体要求和投标商的情况认真和严格地进行评议；（4）评标专家依照各项评分标准分别打分，综合打分结果确定中标书商。

5 通知中标商并签订合同

中标书商评定后，学校采购部门及时将中标结果通知中标商和所有未中标的投标商。规定中标商应在中标通知书下发之日起30日内按照中标通知书上指定的时间、地点，按招投标书内容要求与采购部门签订期刊采购的书面合同。

6 现存的问题与对策

期刊采购通过招标的形式，其目的就是使图书馆投入和产出达到最优比，既在价格和服务上获得最优化。因为期刊采购在总体上要求应具有一定的连续性、完整性和系统性，特别是能及时提供阅览服务的需求，所以期刊是否订到和到货是否及时显得尤为重要。现阶段期刊已经采取招标采购的图书馆，普遍仍存在有以下问题。

6.1 行业间盲目的竞争，其服务质量必然下降

书商间有序的竞争是良好服务的前提。从现阶段图书馆期刊招标采购中看，招标过程较多地考虑价格折扣成最大的误区之一，这也是导致书商间恶性竞争的根本所在。有些书商为了获得订单，以最低报价中标。因为不考虑自身的成本和实际承受能力，供应商必然在服务等其他方面力不从心。如一些专业性很强的期刊，因其出版发行量较低，只有较少的折扣空间，个别书商会以漏订、停刊或订不到为由来降低成本。而这类专业期刊一般都是学校重点学科领域需要的核心刊，馆藏不全严重影响到读者对这些期刊的利用，也必将导致图书馆服务质量和馆藏期刊质量的降低。

6.2 招标过程缺乏有效的监管机制

从目前期刊采购招标的全过程看，在监管方面缺乏有效的监管机制。如在评标过程中，评标专家只能根据书商提供的标书和介绍来判断，对投标商的服务能力和信誉等方面很难做出审查，更难判断投标商的承诺能否践行。对于中标的个别书商是否兑现承诺，自然就成了图书馆与供应商的事。

6.3 书商的服务承诺和违约责任

期刊由于内容新、传播速度快且信息含量大而备受读者的欢迎，是高校教学和科研的主要参考文献。因此，订购期刊质量的好坏不但直接影响到馆藏期刊质量，更影响到学校教学科研工作。尤其是价格昂贵的外文期刊，一旦出现缺刊或漏订等问题，会给图书馆造成极大的损失。因此，在期刊采购招标中，应特别注意将服务承诺内容和违约责任以书面合同的形式记录下来，明确责任权利关系，详细规定违约补救措施。

7 应对策略

细化具体评标方法和各项评分标准，为评标小组专家提供参考。以中文期刊为例，标准如下：

评标项目，包括评标值、评标项目及分值、评标说明、得分四项。

（1）资质（35 分）。 1）注册资金：＞500 万元（10 分）；＞300 万元（5 分）；＜300 万元（0 分）。 2）商务网站：功能完善、性能稳定（5分）；无专业商务网站（0分）。3）财务状况：财务状况良好（5分）；财务状况一般（3分）；财务状况差（0分）。4）采购能力：及时提供刊目及价格（15分）；提供部分刊目及价格（10分）。

（2）服务（35 分）。 1）订到率：98%以上（10 分）；92%以上（5分）；92%以下（0 分）。 2）到刊周期：7 天以内（10 分）；15 天以内（5分）；超过 20 天（0 分）。 3）送货服务：专人免费送达（10 分）；邮寄送达（5 分）。 4）同行评议：第一名（5 分）；第二名（3 分）；第三名（1 分）。

（3）投标报价（30分）：折扣率正常刊价 20%以上（20分）；正常刊价20%以下（10分）。

总之，高校图书馆实行期刊采购招标制，从实践看既能节省人力物力和财力、提高采购质量，又能规范行业和市场。随着招标采购机制的建立和完善，高校图书馆在期刊招标采购中必将更为成熟和规范，从而不断加强高校图书馆的期刊资源建设。