试析电子邮件归档凭证价值的宽泛性

卞咸杰

（盐城师范学院，江苏盐城，224051）

随着计算机技术、网络通讯技术的迅猛发展，电子邮件在全球得到了广泛的应用。借助于无所不在的网络，电子邮件的“足迹”遍及各行各业、各个领域，遍及办公机构乃至社会的基本细胞——家庭与个人，成为高效、便捷的现代通信手段和新的文件形式。归档后的电子邮件同样具有情报价值和凭证价值，其凭证价值宽泛性是指电子邮件凭证价值涉及的面很广，不仅包含与电子邮件相关的数据电文证据，还包括附属信息证据与系统环境证据。

1 归档电子邮件凭证价值宽泛性的理论基础

1.1 档案学理论

“档案学理论将档案的凭证价值基于其原始性”［1］对于传统意义上的档案，与其他事物相比，其本质属性体现在“原始性”方面。“档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用。”［2］这种原始记录性是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在，也是档案具有凭证价值最基本的特点。档案的凭证价值不仅取决于档案的信息内容，也取决于档案形成过程及形式特点。归档的电子邮件，作为档案家族中的一员，与传统的档案有一定的区别，其信息内容和形式是相对独立的，从根本上打破了传统档案从内容到形式统一的局面。但是，在界定电子邮件的凭证价值时，档案学理论同样适用于电子邮件，不仅仅从信息内容上界定，还要结合电子邮件的信头（邮件头）以及在编辑、发送、接收、采集时电脑的硬件和软件环境等。这表明电子邮件的原始性同样是档案的本质属性，仍然是凭证价值的重要依据。

1.2 法学理论

档案作为证据使用在法律上已有定论。但档案必须满足证据可采性要求，即在法律上要允许具有凭证意义的资料作为证据的资格。从国际上来看，1987年，国际商会决定只要当事人采用《电传交换贸易数据统一行为守则》，EDI（电子数据交换）就具有法律凭证价值；1996年，“数据电文的证据价值”在联合国制定的《电子贸易示范法》第9条中得到肯定；1997年8月1日，德国开始实施的《为信息与电信服务确定基本规范的联邦法》（又称《多媒体法》）对电子证据做出了同样规定；2002年，美国Sarbanes-Oxley 法案《萨班斯法案》正式颁布，其规定，上市公司必须具有电子邮件归档手段，必须至少保留7年的数据，其中包括邮件数据。

目前，我国档案证据的执法依据主要有两大类，一类是当然的档案行政执法依据，即档案法律、法规和规章明文规定并以法律形式表现出来的法律规范。另一类是间接的档案行政执法依据，即在档案行政执法范围内发生法律效力的档案规范性文件。就电子邮件而言，明确规定电子邮件具有证据效能的全国范围适用性法律是1999年3月15日第九届全国人民代表大会第二次会议通过的《中华人民共和国合同法》，该法第11条明确地确认了电子邮件作为证据的地位，“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式”；2004年8月28日，第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过的《中华人民共和国电子签名法》第7 条规定：“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用”，从中可以看出，该法确立了“对于包括电子邮件在内的数据电文应当作为证据使用而不得歧视的原则”［3］；2009年，由财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合制定的被誉为“中国版萨班斯法案”的《企业内部控制基本规范》在银行、证券、保险等行业率先正式执行。此外，《公务电子邮件归档与管理规则》、新《保密法》及政务信息安全等级保护管理等法规和指引文件陆续在各个行业陆续登台。由此可以说明电子邮件凭证价值的宽泛性具有一定的法学理论基础。

2 归档电子邮件凭证价值宽泛性的前提条件

2.1 证据的客观性

从证据的客观属性来看，“证据”必须是不以人们的主观意志为转移的客观存在。在互联网业务数据的前提下，电子邮件借助于数字信号将文字、图表、声像等各种信息传输到电脑终端，这种传输的行为以及行为的数字化表现形式并不以人们的意志为转移，而是客观存在的，如2012年6月19日15时46分，“神舟九号航天员飞行乘组在天宫一号成功接收祖国第一封电子邮件。”［4］通过电子邮件，航天员不但能接收地面发送的飞行计划、文本信息，还能接收新的视频、音乐、图片等资料，这种行为以及这各行为的数字化也是客观存在的，并非人们的主观臆断。电子邮件作为互联网时代的产物，是一种有别于传统邮件的新型通信方式，与传统通信方式相比，最大的区别就在于并不是通过纸质载体来进行传递，它把人们所表达的意思，无论是文字还是声频、视频，都可以转化为数字信号，借助于网络传输给对方，然后再将数字信号还原成文字、声频或视频，呈现在对方的电脑屏幕上。因此，“电子邮件的客观性就在于其内容必须是真实、可靠和完整的。”［5］非法虚构、篡改的电子邮件不能否定其客观性，这本身就失去了“原始”的特性，事实表明，电子邮件在传递过程中，符合记录内容、记录手段、记录载体都是原始记录的特点，其数字化形式是客观存在的，而不是人们无法感知的虚幻飘渺的东西。即使删改或者伪造电子邮件，现有的技术手段仍可以恢复其“真迹”。

2.2 证据的关联性

关联性是证据的自然特征，是证据与事实之间客观存在的必然联系。然而，证据的关联性并不是容易用语言来描述的概念，这正如美国证据法学者乔恩·R．华尔兹所言：“……相关性实际上是一个很难用切实有效的方法界定的概念。相关性容易判断，但却不容易描述。”［6］因此，关联性既是证据的基本特征，也是法律事务中采纳证据的标准之一。从证据的关联性来看，主要有两个要素，一是证明性，电子邮件在客观真实存在的基础上，与事实相关联并对事实起证明作用，就能作为证据来使用。二是实质性，主要体现在电子邮件欲证明的主张指向的是对裁判具有法律意义的待证事实。

对电子邮件作为证据使用的关联性，档案学界、法律界均已认可，争议不大。电子邮件在生成、传输、接收、存储、检索等过程中，电子邮件服务商会在服务器中自动地详细记载相关信息，并将整个过程保持一定的时间。此外，每一个电子邮箱只能对应一个注册用户，这也是电子邮件具有“惟一性”特征的缘由。所以，电子邮件与事实材料的关联性就更加有保障，对事实证明作用也就更加经得起推敲。但是，界于电子邮件容易被伪造、篡改等，在法律纠纷中电子邮件往往结合其他物证、书证和鉴定结论来共同印证事实真相。

2.3 证据的合法性

从合法性来看，电子邮件作为证据并非无法可依，而是有法定的表现形式。如电子邮件的拟写、发送、接收、阅读、存储是一个完整的过程。电子邮件作为一种外在形式或载体，就内容而言，正文的表现形式是文字、图表，附件的表现形式既有文字、图表，又有音频或视频，这些都可以分别与我国现行法律中证据的7 种分类相对应。例如，划为书证的可以有以文字、图表为内容的电子邮件；划为视听资料证据的可以是音频或视频为内容的电子邮件附件。据此，以电子邮件收发的证人证言或当事人陈述等言词证据不管来自于邮件的正文还是附件都不难归类到法律的证据中。

在法律上，电子邮件能否成为诉讼证据的关键和难点还在于其合法性地位问题。关于“合法性”这一法律概念目前有两种相左的观点。一种观点认为，只要法律明文规定为合法证据形式的，具有法律地位的电子邮件证据功能才能显现，也就是电子邮件作为证据使用有其合法性。与此相反的是，另一种观点则认为，“合法性”不仅指法律上有明文规定的，也可以在法律上没有明文禁止“电子邮件不能作为证据出现”的，同样可以通过法律解释将电子邮件涵盖到原有的法定的证据体系中去，并与其保持一致。这一新的表现形式的证据——电子邮件，同样具有合法性。针对上述观点的分歧，采用宽泛性原则就不难确定，即法律并没有禁止将电子邮件列为证据，电子邮件作为证据的合法性依然存在。

3 归档电子邮件作为证据认定与采信上的障碍

3.1 法律障碍

根据我国法律传统的证据原件的定义，电子邮件的打印件不像通过实体邮局传递的“邮件”那样，具有原件的特点，只能属于复制品。从档案的角度看，复制品不具备原始性，一般情况下不能作为档案保存。我国最高人民法院《关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉若干问题的解释》第78条规定：“证据材料为复制件”在诉讼中不得作为认定事实的根据；此外，《关于执行〈中华人民共和国民事诉讼法〉若干问题的解释》第53 条也有明确规定：“收集、调取的书证应当是原件”。因此，在司法实践中，能否界定电子邮件的法律效力非常重要，仅有法律部门出具的意见书证明电子邮件的原始性缺少法律依据。这是因为法律部门毕竟不是专门的技术鉴定机构，鉴定人员是否具有法定资格，鉴定行为是否符合法律规定，鉴定结论是否得到认同，一直存有争议。

3.2 管理障碍

尽管电子邮件商通过安装防火墙、杀毒软件等手段加强电子邮件的安全管理，但电子邮件证据的脆弱性量个不争的事实，其表现在邮件内容很容易被删除、篡改，这给证据的鉴定带来一定困难。IT行业的专家不一定通晓法律知识，而法律专家也不能熟练掌握和使用电脑技术和网络技术。因此，目前还缺少既通晓硬件软件知识，又熟悉诉讼程序和证据规格的电子邮件管理人员。在电子邮件的直接操作、控制和网络系统监视方面存在一定管理盲区。使得利用电子邮件作为证据在认定和采信上还存在障碍。

3.3 技术障碍

不可否认，电子邮件作为电子文件中的一种类型，也具有电子文件的特点，如计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删和更改十分方便，动态文件中的数据不断地被自动更新和补充。法律专家在电子邮件作为证据时，该如何审核、鉴别真伪和认定其证明力高低时，以电子邮件在具体认定中牵涉到相关专业技术知识需求助计算机专家为由而无法认可。同时，作为技术领域的计算机人员，往往又因为如病毒攻击、黑客侵入的可能性等，在识别、界定、判断电子邮件的真伪时，过分强调技术上作伪的可行性，“从而陷入了‘电子证据无法证实’的论调，或者对于举证责任方提出过高的举证要求。”［7］电子邮件的出现与使用是现代科技发展的产物，与电子文件一样，收集、保管和利用电子邮件牵涉到网络技术、通信技术和计算机技术，特别是涉及到专门性问题时，应由专门机构和相关的技术专家进行鉴定审核，这就需要既有法律资质又有专有计算机技术的人员对电子邮件的证据效力出具意见书。

4 归档电子邮件宽泛性的保障措施

4.1 邮件来源安全

电子邮件的法规遵从原则要求确保电子邮件信息能够在适当的时间以适当的方式被访问。这实际上是强调电子邮件的来源要安全可靠。要能保证电子邮件来源的安全，必须从电子邮件的源头上进行控制，对电子邮件的创制者、创制时间、创制地点、创制对象及创制过程都要进行全面地审查，只有这样才能确定电子邮件所反映内容是否客观真实。

4.2 邮件系统可靠

电子邮件系统主要用于产生和接收邮件信息，借助于附件传递更多格式、更大容量的文件。电子邮件系统应具有日志记录功能，真实记录发出和接收邮件的人员和具体操作信息。这样，即使电子邮件的邮件头被他人伪造或篡改，可以通过对比系统日志，来审查电子邮件是否可靠，邮件来源是否安全。当电子邮件被收发人从其计算机中永久删除并据此否认收发电子邮件时，也可以根据系统日志进行证实。

4.3 背景信息全面

在保存电子邮件以备日后查考和取证时，也应保留足够的背景信息，防止在存储和传输的过程中不被偶然或蓄意删除、修改、伪造、乱序、重放、插入等破坏和丢失，以便为核实电子邮件的真实、可靠性提供鉴定性材料。电子邮件不仅有数据电文，还有附属信息和系统环境。如硬件、软件环境有设备名称、硬件配置、设备型号、软件版本等信息记录。这些信息记录是以电子形式材料转化来的附属材料，即电子邮件的派生物，也应当列入电子邮件凭证的宽泛性范畴。

4.4 邮件内容真实

电子邮件内容真实是指要反映发件人的意思表示是真实的。邮件内容在收件箱的后缀为“.eml”有只读文件，拒绝删改，可以认定为发件的真实意思。此外，电子邮件的附件也是其重要组成部分，它可以是文本、软件、图片、声频、音频等文件，对于直接在收件箱内打开的附件能够保证其内容的真实性。

总之，随着法律体系的完善和现代技术的发展，电子邮件将会更加广泛地应用于公务活动、商务活动。一方面，电子邮件以其独特的传递渠道和高效便捷、突破时空的优势成为现代办公环境中必备的信息传递手段，另一方面“电子邮件作为一种媒介，它所承载和传递的信息是机构活动中产生的记录，是机构活动真实、可靠的证据，具有证据价值”［8］，正确认识电子邮件归档凭证价值的宽泛性，有助于进一步贯彻“法规遵从”原则，排除电子邮件认定与采信上的障碍，使归档的电子邮件凭证价值在司法实践中能够得到更好地体现。

［1］景红.电子档案凭证价值探析［J］.档案与建设，2000（10）：9-11.

［2］冯惠玲，张辑哲.档案学概论［M］.北京：中国人民大学出版社，2001：6.

［3］费震宇.电子邮件证据在司法实践中的问题及对策思考［J］.科技传播，2012（3）：175-178.

［4］仲玉维.航天员收到地面首封电邮［N］.新京报，2012-06-20（A10）.

［5］刘家真等.电子文件管理—电子文件与证据保留［M］.北京：科学出版社，2009：273.

［6］（美）乔恩·华尔兹.刑事证据大全［M］.北京：中国人民公安大学出版社1993：64.

［7］费震宇.电子邮件证据在司法实践中的问题［N］.上海法治报，2012-3-21（B7）.

［8］冯惠玲.电子文件管理教程［M］.北京：中国人民大学出版社，2001：225.