深入贯彻实施8号令 切实强化档案资源建设

欧阳旭明

（江苏省档案局，江苏南京，210008）

近年来，各地各单位以贯彻实施国家档案局第8号令为契机，普遍结合本地本单位实际，编制了本机关单位的《文件材料归档范围和档案保管期限表》，并经同级档案行政管理部门审核批准实施。这是新中国成立以来，首次以令的形式，规定了机关文件材料归档范围和不归档范围，同时要求按照单位职能“以我为主、以人为本”编制归档范围和保管期限，这是新时期加强机关单位档案资源建设的重大举措。

1 实施状况

根据笔者近年来所了解的实施情况看，就《文件材料归档范围和档案保管期限表》的编制和审核批准环节而言，大部分地区档案行政管理部门审核把关较严，介入编制指导和审核把关的全过程。很多单位在编制过程中，领导重视，部门配合，档案人员善于分析并归纳提炼，紧贴本单位实际，归档范围较详细，有较强的可操作性。但也有不少单位在编制时照搬照抄，过于宏观原则，结合本单位的实际不紧密，审批时没有把好关，编制和审批只是流于形式和过场。从近年来的归档情况看，归档文件材料的数量有了明显增长，不少账外文件归档了，部分单位能够切实按照新制定的归档范围认真实施，部门对照归档范围将自身职能活动中形成的应归档文件材料归档，档案部门档案人员积极主动上门提醒启发，较好地保证了归档文件材料的齐全完整。也有一些单位存在着“两张皮”现象，新制定的归档范围形同虚设，实际归档文件材料依然如故，交什么收什么，交多少收多少，与之前相比，差别不大。

2 存在的主要问题及其原因

2.1 归档范围原则笼统

一些单位在编制文件材料归档范围时，基本上按照国家档案局8号令所确定的归档范围照搬照套，没有根据单位内部部门职能实际，或者根本就没有让职能部门参与一起编制，对职能部门的职责范围，应该或可能会形成哪些方面的文件材料不清楚；有些单位则是将共性的应归档文件材料罗列在一起，觉得分设在各部门会造成重复。在归档时，不清楚各部门应归档的文件材料是否完整齐全。

2.2 账内文件全账外文件缺失

单位各部门所从事的职能活动，通过单位正式行文的文件归档比较齐全，但部门活动的过程性文件缺的比较多。诸如召开某某会议的通知，后面缺少会议材料的归档；关于开展某某专项检查的通知，后面缺少检查的过程性汇报、统计、报告、总结通报等材料；关于开展评比表彰活动的通知，后面缺少先进典型的推荐材料和审批材料等等。各部门的计划总结等材料严重缺乏；一些单位的党组会议记录长期没有归档，人事调整后也无正常交接；有的单位基本建设档案残缺不全。实际上是制度不健全或有制度未落实到位。

2.3 专项业务文件仍由业务部门保管

所谓的集中统一管理，仅仅是综合管理性文件、红头文件等由档案室统一管理，而一些专项业务性文件仍分散在相关部门保管，如行政许可的审批、登记等报批性材料，其理由是专业性强，在部门保管使用方便。实际上造成了各部门大量的专项业务文件材料到处堆放，无专人整理保管，管理混乱，档案资源和行政资源均未得到有效整合。

2.4 未按归档范围进行有效收集

有些单位的文件材料归档范围编制科学合理，按部门职能确定的工作范围应形成哪些方面的文件材料都已系统列出明细，但由于档案人员缺乏经验或责任心，致使一些应该归档的文件材料未归到位。

3 强化文件材料收集归档的重点措施

3.1 修订完善《文件材料归档范围和档案保管期限表》

这是一个单位文件材料归档能否齐全完整的基础文件。文件材料归档范围应按单位内设机构逐一编制，可根据各部门职责和近几年部门工作计划及年度总结，分析各个部门有哪些方面的工作，应产生哪些方面的文件，一一列出条目，进行系统梳理，最后形成整个单位的归档范围。在编制时，不要怕部门之间出现重复的归档条目，如工作计划、总结等，虽然条目名称相同，但实际内容并不一样。保管期限应突出“以我为主、以人为本”，单位自身形成的文件和涉及人的切身利益的文件材料从长。《文件材料归档范围和档案保管期限表》经同级档案行政主管部门审核批准后，由单位正式行文发各部门实施。单位内设机构职能调整或机构增减，应及时相应调整归档范围。

3.2 切实推进机关单位档案实体的集中统一管理

档案实行集中统一管理是档案法确定的基本原则，也是各单位实行集约化管理、系统整合档案资源和整合行政资源的有效途径。单位档案资源实行整合，既有利于档案的安全保管和系统开发利用，使单位员工共享档案成果，提升单位整体管理水平和工作效能，同时又节约了单位的管理成本和行政资源。

3.3 加强档案信息化建设

提供档案信息资源的快捷便利服务，是推进机关单位文件材料归档齐全完整的重要途径。一些部门和人员之所以不愿意将文件材料主动归档，其重要因素是归档后利用不方便，一是要层层审批，二是管理手段落后，查一份档案需要很长时间。“强化收集、简化整理、细化检索、方便利用”是新世纪以来国家对机关单位档案工作的一项重大改革，将档案人员从繁琐的档案组卷中解放出来，极大地方便了档案的整理与利用，但是必须要强化档案信息化建设。机关单位要将档案信息化建设与机关单位信息化建设同步规划、同步建设，使单位员工能够根据自己的权限，在自己的电脑上用上可用的档案材料，真正做到为利用者所想，实现资源共享，让大家感受到用档的方便。我想，文件材料归档不全的困惑将会迎刃而解。

3.4 确保文件材料收集归档齐全完整

确保文件材料归档齐全完整，档案人员必须把好关。可以在以下几个方面着手把关：一是党组会议、办公会议记录，有些单位会议记录人员认为要保密，不宜当年归档，解决的办法可以将会议记录列入年度归档文件目录首号，让记录员办理借档手续。二是有关通知方面的文件，有些单位归档文件目录中，只有通知，如部门召开的专项会议通知、检查通知、统计通知、评选表彰通知等等，没有后续性文件，档案人员应主动提醒相关部门，追缴相关材料。三是检查部门年度总结，了解部门开展了哪些方面的工作，哪些方面工作应该形成文件材料而没有归档的，应提醒及时归档。四是查阅单位年度大事记，寻求线索，看哪些大事应该形成文件材料没有归档的，然后找相关部门或当事人索取归档。

4 结语

档案是机关单位各项活动的真实记录，是机关单位的一项记忆工程，也是机关单位文化建设的重要组成部分，从中可以总结成败经验，探索规律。我们每个单位或多或少都有因为过去的记忆缺失给现行工作带来遗憾的教训，我们不能再将这种教训给后来留下遗憾。因此，加强档案资源建设应该成为一个有历史责任心单位的自觉行动。档案资源是档案工作的根本，缺少档案资源这一环节，就失去了档案工作的重心。作为档案工作者，无论是机关单位档案工作者，还是档案业务指导工作者，都应该将档案资源建设作为我们开展工作的首要任务，这是历史赋予我们的神圣职责！