关于大学生心理档案规范化管理的思考

张立新

(长春师范大学档案馆，吉林长春 130032)

关于大学生心理档案规范化管理的思考

张立新

(长春师范大学档案馆，吉林长春 130032)

随着高校的扩招，大学生已经成为一个非常庞大的群体，大学生心理健康问题带来的悲剧也经常见诸媒体。鉴于此，教育部要求各高校从大学生入学起即为其建立心理档案，各大高校纷纷响应。然而，大学生心理档案管理过程中存在许多问题。本文就目前大学生心理档案管理存在的问题进行了相关探讨，并针对性地提出了规范化管理大学生心理档案的建议。

大学生；心理档案；规范化管理

自1998年大学扩招以来，更多的年轻人有机会进入高校学习，大学生成为一个庞大的群体。然而很多大学生适应能力较弱，不懂排泄压力的方法，易受情感、人际关系、学习压力、就业与择业等问题的困扰。加上21世纪以来网络的快速发展，大学生又爆发出网络问题，这一系列问题严重影响到大学生的心理健康，甚至发生大学生轻生的悲剧事件。因此，2003年明确发文指出，要大力加强大学生心理健康教育的工作。建立心理档案是预防大学生心理问题的有效途径，能够起到提前发现和干预的作用。2004年，教育部要求高校为所有大学新生建立心理档案，确保大学生在校期间能够形成健康的心理，促进和谐校园建设。目前，虽然绝大部分高校已经建立大学生心理档案，但是在管理过程中存在不少问题，心理档案还未能发挥应有的作用。因此加强大学生心理档案的管理的规范性，是一项意义重大的课题。

1 心理档案的内涵及内容

心理档案是心理教育机构根据每个人的发展阶段和心理特点，使用心理测评工具对个人智力水平、家庭背景、思想品德和价值观、个性特征等进行测量，并将测量结果进行记录、分析和保存而形成的文件资料。心理档案记录的是包括基本信息、测评结果、心理咨询记录等在内的个人心理发展历程，对未来的心理健康发展进行预测和预防。

大学生心理档案主要包括以下两个部分的内容：一是大学生的基本情况。主要包括基本信息：姓名、性别、民族、年级、专业、学号、出生年月等；家庭情况：家庭住址以及近亲中有无精神病史等；价值观：对学习和生活的看法、对大学集体的看法、对就业和择业的看法，学习上的困难和压力等；有关心理健康状况的自我描述：压力大需要排解时主要采取的排泄方式、是否需要进行心理咨询、对心理咨询的接受程度、接受过心理治疗的次数等。二是大学生心理测试资料。主要包括大学生的人格特点、心理需求以及当前的心理健康状态等。心理健康状态可以通过聊天观察得到；心理需求可以借助大学生心理调查问卷收集得到；人格特点可以借助大学生人格问卷、症状自评量表、卡特尔十六种人格因素测验等国际上信度较高的心理测试量表测试得到。

2 大学生心理档案的特点

2.1 保密性

当代大学生在生活中经历的挫折较少，抗压能力较差。而大学又是群居生活，某位同学的心理档案一旦泄露，大家发现其出现一定的心理健康疾病，会增加该同学的羞愧感，严重的可能导致其出现抑郁症等心理疾病。因此，大学生的心理档案具有高度保密性的特点，未经本人同意，不得将心理档案告知其他人。在档案管理方面，应该有专人管理，无关人等不得翻阅。心理档案内容一旦泄露，不仅会给当事人带来不必要的伤害，也将给心理档案工作和心理咨询工作带来极大的影响。

2.2 教育性

大学生心理档案是辅导员、心理咨询师对大学生心理健康状况进行监测的重要依据。在建立心理档案的过程中，辅导员和心理咨询师可以利用心理测评的结果对出现问题的大学生提供必要的帮助和指导，从而进行心理健康干预和心理健康教育，促进大学生心理健康发展，这样不仅可以提高大学生的认知水平和学习能力，同时也有利于提高学校教育教学的质量和效果。

3 当前大学生心理档案管理存在的问题

3.1 对大学生心理档案管理的重视程度不够

建立大学生心理档案需要相关专业人员的支持，需要有专门的部门或地址保存。有些学校领导还没有认识到大学生心理档案管理的重要性，没有成立专门的部门对其进行管理、维护和研究；对大学生心理咨询资料不够重视，不能正确分析和妥善保存；建立心理档案，只是将档案资料简单地堆积，而缺少对其的管理和更新，不能记录和监测大学生的心理变化，无法发挥大学生心理档案的作用。

3.2 大学生心理档案管理人员素质不高

学校由于对大学生心理档案的重视程度不够，为其支付费用的意愿和数额都比较低。在此情况下，即使学校成立了专门的大学生心理档案管理部门，也只能雇佣一些与此专业不大相关的人员进行简单的管理。一方面，非心理档案专业人才，在管理过程中不能完全认识心理档案管理的重要性，有可能出现让他人随意翻阅、借阅而泄露大学生心理档案信息的情况，或者不注意档案的整理和归档而造成档案的流失。另一方面，非专业心理档案管理人员的知识水平和专业素养无法达到要求，只能进行简单的档案分类和管理，而无法根据大学生心理档案记录的数据和信息准确分析大学生的心理健康问题，这严重影响了大学生心理档案应有作用的发挥。

3.3 大学生心理档案管理制度不健全

目前，有些高校还未成立专门的大学生心理档案管理部门和单位，更无法制定相关的管理制度来规范；即使有专门的心理档案管理部门，也没有对从事心理档案管理人员的职业资格进行规定，没有对大学生心理档案的内容、类别、基本格式、建立时间、心理测试结果等进行规范化的整理和保存，没有对大学生心理档案的使用人员资格、时间范围作出限定。大学生心理档案涉及学生隐私，对于大学生心理档案的流失和泄露，很多高校没有作出相应的责任追究措施，大学生的权利保障仅能依靠管理人员的自觉。

3.4 大学生心理档案利用率不高

由于大学生心理档案的保密性以及学校对其的重视程度不够，心理档案往往在建立之后有两种处理途径：要么被封存起来，要么在心理档案管理室随便堆放。若是封存起来，只有专业的心理咨询老师在必要的情况下才能查阅心理档案，手续繁琐，不仅耽误大学生心理问题咨询治疗时间，更影响专业人员对其的使用。若是在心理档案管理室随便堆放，心理档案的管理则会杂乱无章，缺乏系统性，不能及时更新。很多高校将心理档案束之高阁，忽视对心理档案的跟踪和更新，心理档案的服务性不强，难以为专业人员所用，大学生心理档案的可用率和利用率都大打折扣。

4 规范大学生心理档案管理的措施

4.1 加强学校领导对大学生心理档案的重视

学校领导要高度重视大学生心理档案的管理工作，将大学生心理档案的规范化管理纳入日常管理议事日程，深化大学生心理档案管理人员的规范化管理意识。在大学生心理档案规范化管理的过程中，成立由校相关领导带头的大学生心理档案管理部门，并在人力、物力和财力等方面提供必要的支持，加大对大学生心理档案重要性的宣传，尽量使在校学生、老师、辅导员及其他相关人员高度重视大学生心理档案的管理，配合相关人员的工作，使大学生心理档案管理更规范、方便和有效。

4.2 加强大学生心理档案管理队伍建设

心理档案管理专业人员的专业素养是做好大学生心理档案管理工作的关键。学校首先需要选派一批具有高度责任感和专业知识能力的专业人才进行管理工作；其次需要不断更新管理人员的专业知识体系，提升心理档案管理人员分析大学生心理档案测试数据、发现问题的能力。这就要求由高校负责学生管理工作的学校领导牵头，成立由学生工作管理人员、学院辅导员、心理咨询人员及班主任等组成的档案管理队伍，并对管理队伍定期进行专业知识的培训。另外，可以组织团队去其他心理档案管理比较规范的学校进行参观、学习和交流。

4.3 完善大学生心理档案管理制度

学校领导要加强大学生心理档案管理制度建设，使大学生心理档案的管理有据可依、有章可循。首先，学校应成立专门的心理档案管理部门。其次，要制定《大学生心理档案管理工作条例》，规定具体的归档范围，以便对大学生心理档案进行分类，方便查阅和使用；根据心理档案的问题和价值确定保管期限，对于一般心理档案可以进行登记销毁，对于特殊案例的心理档案可以永久保存；设定密级，严禁泄密。各项制度必须严格执行，对于违反制度的个人必须按照规定严肃处理。

4.4 及时跟新、动态管理、提高心理档案利用率

大学生的心理状况是一个动态变化的过程，因此心理档案也应该是一个不断更新的系统，不能仅通过表格基本信息资料的填写或者一次两次的心理测试就得出结论，也不能仅仅维持一次测试的结果不变，这就需要从多方面、采用多种手段及时补充心理档案，对心理档案进行动态管理，分析大学生的心理变化特征，根据心理档案结果有针对性地做好心理辅导教育工作，提前发现和预防大学生心理问题的发生，使心理档案真正实现其作用。

4.5 加强大学生心理档案管理网络系统建设

高校应该抓住网络高效、快捷和便利的特点，建立大学生心理档案管理网络系统。一方面，利用电子档案记录、查阅和使用大学生心理健康信息，可以实现随时随地的更新和利用；另一方面，大学生心理档案电子档案不会因翻阅而出现纸质档案的缺损和流失情况，其管理更加规范和便捷。但值得注意的是，大学生电子档案网络系统应该加强防火墙建设，防止资料泄露。

另外，高校还可以充分应用大学生心理档案网络系统。主要表现在：心理档案网络系统可以根据人群分类，设立辅导员和班主任、心理咨询人员、心理档案管理人员以及学生等几种身份登录，每种身份可查阅的心理档案的范围和等级都只能在本人身份的范围以内，一方面保护了相关人员的知情权，另一方面有利于心理专业人员对心理档案的合理利用。应用主要表现在：当发现大学生出现心理问题时，不必进行面对面的交流，通过心理档案网络系统即可完成对大学生心理问题的咨询和教育工作，有利于减轻大学生的心理负担，心理咨询人员得到更全面和真实的结果，以便作出客观、全面的分析，切实解决大学生心理问题。

[1]焦阳.大学生心理档案管理机制研究[J].哈尔滨学院学报,2009(12):136-138.

[2]朱小根.建立高职学生心理档案若干问题的思考[J].兰台世界,2012(2):42-43.

[3]范士青.大学生心理健康档案的建立、管理与使用[J].湖北第二师范学院学报,2012(5):92-94.

[4]李向辉.大学生心理健康档案建设的问题及伦理规约[J].教育理论与实践,2012(9):51-53.

[5]袁付成.浅析学校青少年心理健康档案管理[J].云南档案,2012(1):45-46.

On the Standardized Management of University Students’ Mental Record

ZHANG Li-xin

(Archive of Changchun Normal University, Changchun Jilin 130032, China)

With wider access to higher education, the number of university students has greatly increased and become a huge group. The tragedies caused by their psychological/mental health problems were often reported in the media. In view of such situation，educational department require colleges and universities to create records on mental health for freshmen. However, some problems are still to be solved because of lack of a good management. This article aims to probe into these problems and makes some suggestions on standardized record management of university students’ psychology.

university students; mental record; standardized management

2014-10-03

吉林省教育厅“十二五”社会科学研究项目(吉教科文合字[2013]第563号)。

张立新(1962- )，男，吉林长春人，长春师范大学档案馆副研究馆员，从事档案管理学研究。

G444

A

2095-7602(2014)06-0187-03