略论档案管理人员的素质

高楠

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

略论档案管理人员的素质

高楠

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

一个部门运作的好坏，不仅取决于管理者本身，也取决于全体人员，档案管理人员也是如此.档案管理人员的素质是决定档案管理、服务质量的关键，对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用.要想提升档案部门的效能，从提高人员素质入手是可取的途径.

档案；管理；素质

档案作为高校有机组成部分，其业务人员应具备较高的素质.档案人员的素质是由这项工作的性质、任务、目的、内容及环境决定的，档案工作的质量的高低，很大程度上取决于档案人员的素质高低.《中华人民共和国档案法》第九条对档案人员的素质提出了明确的要求：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识.”这是从法律的层面对档案管理人员的素质进行了明确的规定.时代在发展，社会在进步，档案也在不断发生着变化，特别是信息技术的不断进步，使档案工作环境发生了革命性变化，对档案工作提出了新的更高的要求，这势必对档案管理人员技术素质、业务素质提出新的要求.

1 高校档案人员应具备的素质

所谓素质是指人与生俱来的以及通过后天培养、塑造、锻炼而获得的身体上和人格上的性质特点.人的素质的高低不仅影响到他的生活，还会影响到他的工作，一般来讲，人的素质与其生活、工作质量成正比，素质越高，生活及工作质量越好.作为档案工作人员素质，由于其工作的性质、任务、目的、内容及环境的决定，其内容包括以下几方面.

1.1 政治方面的素质

档案工作是一项政治性很强、保密性很高的工作.因此，作为高校档案管理人员，应该具备较高的政治思想素质.首先要具有较高的马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及江泽民三个代表方面的知识，深谙党的路线、方针、政策，熟悉与高校档案工作有关的法律、法规及各种规章制度，具有坚定的政治意识.其次，懂得保密工作的重要性，自觉遵守保密规则，把保密作为档案工作的一项重要任务.

1.2 职业道德方面的素质

档案工作是一项十分繁琐的工作，它涉及到产生、立卷、归纳的过程，最终到传播使用，每一个环节都需要档案人员，耐得住清贫，守得住寂寞.繁琐、单调与高质量是这项工作的显著特点.所以，高校档案管理人员应该树立正确的世界观、人生观和价值观，树立全心全意为高校教学、科研服务的思想，爱岗敬业，不计名利，为高校及社会用户提供最佳服务，在平凡的岗位创造不平凡业绩.

1.3 创新精神方面的素质

档案部门要在高校现代化建设中发挥更大的作用，得到最大的发展，档案管理人员必须更新观念，解放思想，勇于开拓创新，克服看门守摊、墨守陈规的旧观念，从全新的视角审视档案资料.在信息时代，档案资料也是信息产品，也能创造价值.要善于运用现代化技术管理、归纳档案，不断提升档案资料的价值，使档案在信息时代产生更大的效益.

1.4 工作作风方面的素质

严谨、认真、勤劳、热情的工作作风，应是高校档案管理人员必不可少的素质.由于档案管理工作具有繁琐、单调、枯燥的特点，在实际工作中，就特别需要档案管理人员具有良好的工作作风.档案文件是虚拟档案的基础，虚拟档案作为一种信息资源，离不开各个具体的传统档案的支撑.档案管理人员要始终保持政治、学术上科学、严谨、认真的态度，对每卷档案，从整体到细微，都要注重规范，尊重客观事实，尊重档案的原始性，做到精益求精，一丝不苟.

1.5 业务技能方面的素质

在信息时代，档案的的内涵已经发生了很大变化，但是，传统档案文件仍然是虚拟档案的基础，虚拟档案离不开各个具体的传统档案的支撑.这就要求档案管理人员不仅熟悉传统档案管理技能，还要掌握电子档案的管理技能，以及网络使用技能.此外，高校档案管理人员还要掌握文秘、历史、目录学、社科情报、教育学等方面的知识，以保证高校档案管理水平满足高校教学、科研的需要.

2 影响档案工作者素质提高的因素

首先，受传统观念的影响，许多高校特别是地方高校，往往把那些年龄偏大、学历偏低的人员安排在档案室工作，造成我国档案专业人员队伍在文化程度偏低，专业素质、理论素养、思想境界参差不齐，部分人员专业知识老化、知识面较窄、计算机及外语水平很难满足高校建设及信息化的需要，也极大地制约了档案工作的信息化进程.

其次，许多高校在机构设置上，往往把档案部门挂靠在学校办公室，作为一个办公室的下级科室，其职能就是执行，很难有自主决策功能.这势必造成档案部门缺乏主动性、创造性，使他们满足于执行，进而影响他们的工作热情，影响他们自身素质的提高？

再次，领导的档案意识薄弱，认识不到高校档案的重要价值，对档案工作不能给与资金、技术、人员、设备的支持；认识不到档案人员素质关乎档案工作的成效，不能对档案馆员进行必要的培训，使他们的素质很难获得提高.

第四，由于缺乏资金、技术的支持，档案部门大都设备陈旧，工作手段原始，许多还停留在手工阶段.这样就影响了档案人员对技术、知识的探求，满足最原始的工作手段.

第五，部分档案工作人员没有认识到信息时代对档案工作带来的挑战，没有认识到信息化对档案工作方式的巨大影响，满足于自己已掌握的技能，缺乏进取的动力，不能主动花费时间、精力来提升自身技能.

3 提高档案人员素质的途径

随着我国高等教育事业的飞速发展，高校档案管理的信息化不断发展，高校档案管理将日益自动化，各种高新技术将日益得到运用，这对档案管理人员的素质素质提出了新的要求.提高馆员素质，应从以下几个方面下功夫.

3.1 加强宣传教育，培养档案人员良好的职业道德

由档案工作所具有的特点所决定，良好的职业道德可以说是这项工作成败的首要因素之一.职业道德是素质的核心元素，离开良好的职业道德谈素质是不可想象的.职业道德是指人们在职业生活中应遵循的基本道德，它是一般社会道德在职业生活中的具体体现.要做好档案管理工作，具有良好的职业道德是前提.档案管理是一门专业性强、创新性不明显的工作，这需要管理人员具有高度的责任感、良好的工作态度、仔细认真的工作作风和执着的工作精神.但是，良好的职业道德并不是凭空就有的，除了本人注意自觉养成外，单位也要注重培养教育.通过教育员工遵守《工作守则》，养成按时上下班、按时完成工作任务的习惯；通过思想教育工作，培养员工工作一丝不苟、勇于创新的品质；通过营造和谐的人际关系、工作关系，培养员工团结、合作的良好风尚.

3.2 加强制定建设，培养依法治档、按规章办事的意识

档案管理工作有别于其他工作之处在于各种严格的规章制度，离开这些规章制度，不按规章操作，档案工作将一事无成.所以，在遵守法律法规的同时，还要注重制度建设和规范化建设.制度建设是档案工作的基础性工作，加强制度建设，严格依法治档，是加强档案工作的需要，也是提高档案工作人员素质的需要.根据高校发展及人员素质提升的需要，应当对现有的档案制度进行修订，如归档制度、保管制度、借阅制度、保密制度、统计制度、文书档案分类编号办法等，使档案制度更趋完善.要教育档案人员，在工作中要严格遵守各项规章制度，做到有章可循，依章办事.同时，要组织员工学习《中华人民共和国档案法》，使他们养成按法律办事的行为方式.

3.3 注重服务意识的培养

档案工作只要是服务高校的教学与科研，因此，强化服务意识，提高服务水平是档案工作的主要内容.同时，服务意识也是人员素质的构成元素.档案十分琐碎，包括接收、征集、整理、鉴定、保管、利用等方面，哪个环节出现问题，都会给整个服务工作带来不利影响.而需求方往往又不得门径，没有档案人员周到的服务，他们的需求是很难使得到满足的.因此，档案人员要树立“工作就是服务”的观念，把“增强服务意识”和“主动服务”作为自己工作的中心内容.档案人员在提高优质服务的同时，他们自身素质也会不断得到提高.

3.4 通过培训和自学，提高档案人员的素质

提高档案管理人员的素质，最有效的途径是提高业务能力.档案管理人员的业务能力决定着档案管理工作的质量.高校领导要重视对档案管理人员的培训，建立制度化的培训模式，强化继续教育，通过进修、短期培训、学术活动，开阔他们的视野，提高他们的业务能力.随着信息技术在档案工作的应用越来越广泛，这对对档案工作人员提出了更高的要求，档案管理人员不能再满足于收集、整理、归档等原始的工作方式，需要档案工作人员熟练操作计算机、网络技术，如电子文件归档、电子文件保密等.档案管理人员要尽快适应电子化、信息化的新环境，学习档案专业知识，计算机、网络知识，不断提高自身技术水平，提高自身素质，使自己成为一名合格的档案管理人员.

总之，不断提高档案管理人员的素质，是档案管理现代化的需要，是为高校教学、科研提供优质服务的需要，无论是高校领导还是档案管理人员自身，都要予以重视.

G271.6

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1673-260X（2014）01-0103-02