电子文件档案管理工作的思考

彭群慧

（溧阳市住房和城乡建设委员会办公室 江苏 213300）

0 引言

近年来，随着电子信息技术飞速发展，各级政府部门使用办公自动化管理系统代替以往的形式，但随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。因此，这就要求档案管理工作者，加强对电子文件归档工作，以适应信息社会的发展，电子文件档案化管理。

1 电子文件档案管理与传统档案管理的区别

1.1 电子档案的归档时间与传统档案不同

电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，既避免文件漏归，保证归档率和完整率，又符合文字文件自身特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒破坏。

1.2 电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定。因此，电子文件在形成过程中随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护、保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

1.3 电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接受到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接受到电子文件后对文件进行格式转换，以通用，统一的格式存储接受到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案、保证信息资源方便利用。

1.4 电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检查工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

1.5 电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

2 电子文件对档案业务管理工作的影响

2.1 传统的档案工作

以纸文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿起直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享，这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件和立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

2.2 由于电子信息与载体的可分离性

档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

2.3 由于电子文件的保存价值

同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

3 电子文件档案管理的现状

3.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

3.2 档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3.3 档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化

但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

3.4 档案的技术标准

组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

3.5 档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

4 对电子文件档案应采取的对策

4.1 做好归档电子文件的技术处理工作

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

4.2 解决好电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰层、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，目前，对于长久保存电子文件，需要定期进行复制，以防信息损失。

4.3 档案人员知识结构的变革迫在眉睫

档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为电子文件档案信息资源共享作出应有的贡献。

5 结束语

电子文件管理在各级部门的应用有着十分明显的优势，不仅规范管理体制，统一相关流程和标准，而且提高工作效率，节省开支。因此，我们要不断的技术创新，将电子文件管理工作做的更好。