浅谈如何提高档案信息自动化系统管理

邱鹏

摘 要：科学技术的不断发展使得人们的生活和工作发生了很大的变化，在进行档案管理工作的时候对科学技术进行利用也是非常必要的。以前，人们在进行档案管理工作的时候通常都是依赖手工进行完成的，但是，在计算机技术和网络技术快速发展的时期，档案工作也慢慢实现了自动化，这样就使得在进行档案管理的时候如何实现档案信息自动化系统管理成为了要解决的重要问题。

关键词：档案管理；信息自动化；措施

档案信息自动化系统是一个非常复杂的学科，其中应用了很多的学科，因此在综合性方面非常高，在实现档案信息自动化的时候并不是能够通过一个部门来实现的，因此，在这个过程中要各个部门一起合作，在各个环节上都要进行配合。档案信息自动化系统在不断发展过程中经历了很长的时间，而且，在不断发展过程中，科学技术水平也在不断提高，这样就使得设备和技术在慢慢的完善，因此，在进行档案管理的时候在水平方面也是要进行提高的，这样能够更好的使技术水平和管理水平不出现差距。对档案信息自动化系统进行管理的目的就是为了更好的对档案信息进行利用，这样能够更好的促进企业发展。在加强管理方面，思想意识是要发生改变的，对先进的技术要进行利用，同时对系统的综合性和统一性发展情况要进行了解，然后进行全面的安排。在管理方面要从实际出发，这样能够更好的对自动化系统出现的问题进行解决，同时也能更好的对出现的问题进行分析。

1 提高档案自动化系统的整体水平

1.1 提高档案规范化

档案信息系统在发展过程中存在着很多的问题，其中技术水平方面的问题非常重要，技术水平在进行提高的时候，档案的规范化程度也要进行提高，这样能够避免出现两者之间差距越来越大的情况，同时也能更好的对档案信息系统进行发展和推动。档案管理工作在进行的时候一定要有相应的制度，这样能够更好的形成一套非常有效的制度，同时在进行档案管理的时候也能更好的形成规范化发展。在科学技术水平不断发展的情况下，档案信息系统的规范化程度要进行提高，这样能够避免出现滞后的情况，避免在档案信息自动化管理工作中出现矛盾和冲突，在进行档案信息自动化建设的时候一定要对相关的制度进行规范化，这样能够更好的实现系统的集成化发展。档案信息自动化建设要对整个系统的发展负责，因此，在进行管理的时候要从纵向和横向方面都达到一定的水平，这样能够更好的发挥档案的作用，同时也能更好的提高系统的综合能力。

1.2 数据库建设

档案信息自动化系统在进行建设的时候要完善数据库建设，在进行档案信息工程建设的时候，开发和建设数据库系统是非常重要的组成部分，同时也是核心部分。数据库在进行建设的时候是为了更好的利用先进信息技术对资料进行科学的管理和使用，这样能够在查找资料的时候更加方便和快捷，同时也能更好的对档案信息进行利用。建立数据库系统是一项非常复杂的过程，同时，在进行建设的时候，也是一项长期的工作，这样在进行建设的时候是一个非常缓慢的过程，在进行数据库建设的时候，计算机技术人员要和档案管理人员进行配合，这样能够更好的实现数据库以后的使用效果。数据库在进行建设的时候一定要保证能够突出重点，同时在进行建设的时候要保证数据库能够更好的综合发展，这样能够更好的对档案信息进行利用，同时也能更好的实现档案目录建设，在进行档案查找的时候进行索引的时候能够更好的便捷。

1.3 技术路线的选定

信息技术的快速发展使得现在的技术也在不断发展，在进行档案信息自动化发展的时候，要不断的对新的技术进行利用，这样能够更好的提高服务器的性能，同时，也能更好的使数据库技术和应用技术更加的完善。网络技术在发展过程中在不断进行改变，这样就使得信息在不断的实现，信息技术的发展是非常快速的，这样就使得档案信息自动化系统在技术路线选择上出现了一些问题，在进行路线选择的时候，先进的技术能够更好的实现经济效益和技术先进性的统一，同时也能更好的使技术路线满足人们的要求。档案部门在管理过程中对先进技术的潜在需求是非常大的，这样就会慢慢出现需求无法满足的情况，避免出现这种情况，人们在进行宏观监测的时候要对信息量和使用频率进行必要的分析，这样能够更好的对设备进行使用，同时也能更好的对实际情况进行分析，对技术发展情况进行掌握。

2 管理制度的改进

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。

3 系统建设上的投资管理

目前档案信息系统的建设需要相当大的资金投入，可以说是档案部门的主要资金投入点，因此档案信息系统的建设需要对资金进行良好的利用，特别是管理方面，应该以项目为管理单位，对各项目进行跟踪考察。可是现在档案部门在项目方面并没有一个长期投入发展的项目，而且在项目资金获取方面也不是非常容易，需要得到很多领导的批文才能申请到，为此，档案部门的领导大部分精力都是耗费在获取批文这个过程上，只能有少部分精力投入到档案信息系统建设上，这样的局面很难促进档案信息系统建设工作的发展。应该在档案信息系统建设资金来源上进行改革，例如开辟绿色通道，减少审批步骤，亦或是开展和社会、企业之间的合作来获取资金，这些都可以缓解因为资金问题而阻碍档案信息系统建设的困难。

4 档案人才管理

档案信息系统建设是一项现代化档案管理建设工作，现代化不仅体现在设备、技术和思想方面，档案人才也是其中的重要内容。优秀的档案信息自动化系统管理队伍可以促进档案信息自动化系统的建设和发展。关于档案信息化系统操作和管理人才都应该要具备很多要求，像是先进设备的使用，能够自我学习新的管理技术，除了有档案管理专业知识还应该要涉猎其他学科的知识，这些要求都比较严格，因此对档案人才的要求也比较高，这也是为了能够让档案人员更好的参与到档案信息系统建设中来，让他们能够胜任这样的工作。而且除了知识和技能方面的需要，档案人员的职业道德素养和工作责任心也都必须具备。档案队伍的建设还需要加强档案队伍管理，对档案队伍人员进行调度和配合，以发挥每一个个体的优势，才能做好档案信息自动化系统建设工作。

5 结束语

我国档案管理工作面临的问题非常多，而且，档案工作也在不断的发生着改革，在这种情况下，我国的档案工作也出现了很大的变化，使其慢慢向着更好的方向发展。在进行档案管理的时候，要不断提高档案管理队伍的水平，同时在先进的技术和设备方面也要进行更好的利用，这样能够更好的使档案管理人员对档案工作的处境进行了解，同时对档案管理工作中存在的问题能够更好的分析，找到解决问题的方法。档案信息自动化建设并不是能够在很短的时间内实现的，在建设过程中要不断的进行更新和改善，同时对遇到的问题要及时进行解决，这样才能更好的使档案信息自动化系统更加的全面和完善。

参考文献

[1]白锦玲.浅谈如何提高档案信息自动化系统管理[J].科技创新与应用，2012.endprint