外贸服装跟单中大货服装的质量管理和跟进

蒋小明 叶甫荣

外贸公司的服装跟单员是公司主要的质量管理和代表客户要求的人员，因此如何处理好各方相互的关系并在跟单管理中抓住重点就显得十分重要。

现根据我们在外贸服装公司跟单过程中的实际经验，认为应从以下几个方面加强：

1 供应商的选择

由于一家外贸公司同时和多家服装工厂合作，操作着多个客户的服装订单；一家服装工厂也同时交叉生产多家外贸公司不同客户不同品种的服装产品；服装工厂基本上属于劳动力密集型的民营企业，一般生产规模不大，管理机构设置少，人员配备较紧张，管理人员身兼数职，基础管理比较薄弱；服装产品款式多，单子批量小、原辅材料杂，工艺流程长、管理环节多，质量要求高，产品从打样到订单完成的跨越时间长，但大货订单实际生产时间又要求比较短等特点。这些增加了其订单的生产管理跟进和质量控制的难度。因此，对供应商的选择和评价是非常重要的。

在实际的工作中，我们认为要从这几个方面考虑：1）服装企业应有一定的规模；2）质量管理机构健全；3）人员素质特别是技术和质量管理人员的素质水平达到一定程度；4）生产设施齐全，能满足生产需要；5）以往供应的产品质量能满足客户要求。跟单员必须要明确认知不同客户、不同服装款式的类型和特点，不同工厂的管理和技术水平，从各方面综合考虑，尽量选择合理的供应商。

2 流程管理模式的应用

服装跟单管理是一个系统的管理流程，它包含：从客户要求的识别、样衣制作、服装生产过程的策划、生产实施、服装的检验和交付等。根据外贸服装公司的接单程序和服装工厂的生产流程，服装跟单员的跟单流程可划分为样衣和大货服装生产2个方面：

样衣生产过程：初样（或首样）→修改样→推销样→产前样（或 PP样）→生产样或跳码样→船头样→大货留样。

大货生产过程：大货生产前期→大货生产中期→大货生产后期。

从以上流程可以看到，服装跟单工作多而复杂，对跟单人员的知识面要求宽而广，要求跟单员不但掌握服装生产、技术要求，还要掌握相应的管理要求和方法。掌握流程管理知识是跟单员能圆满完成工作的基础。

3 大货服装生产过程的控制

按照服装工厂生产流程可将大货服装生产阶段划分为前期、中期、后期3个阶段。因为大货每个阶段的进度和质量跟进的好坏，直接影响着整个服装工厂生产流程是否能按时按质按量完成，所以外贸公司服装跟单员要圆满完成任务，就必须做好这3方面的工作。

3.1 大货前期生产阶段

大货前期生产阶段是指从客户正式下订单签合同开始，到服装工厂的各种大货面辅料准备结束。客户对产前样（或PP样）已确认，工厂生产样或跳码样已制作完成，准备进入面料开裁和缝制的阶段。

跟进的内容和重点：首先要核对资料。外贸公司服装跟单员收到订单资料后，务必仔细查看资料，结合以前各个阶段的样衣资料，查看从样衣的尺寸→修改意见→面辅料种类→印绣花资料→辅料的车法和位置→包装方法→装箱资料→产前样和船样的交期等资料是否完整准确。因为订单资料是跟进订单的依据，只有完整的资料才能确保订单的跟进工作；其次，制定跟单计划。制定科学合理的的跟单进度计划是成功跟进的前提，所以要根据订单交货时间和工厂的实际情况，初步计算从服装工厂面辅料准备和到厂检验→产前样、生产样或跳码样的制作和确认→大货生产→大货后整理的时间，列一个初步的各阶段完成时间表，然后根据不同阶段不同侧重点跟进；第三，跟好大货面辅料进度、数量和质量。做好大货面辅料样的颜色、品质等的核对和抽检，样衣的跟进和检查。

3.2 大货中期生产阶段

大货中期生产阶段是指整个订单从正式进入缝制阶段开始，到约70%～80%衣服完成所有的缝制工序，进入整烫查验阶段为止。

跟进的内容和重点：抽检工厂所做服装的缝制质量→辅料订法和位置→整烫的外形是否美观和符合要求→线头是否处理干净→成衣尺寸是否在允许范围→定制的胶袋和箱子是否正确→及时挑选船样。同时做好质量和尺寸记录，写好初期验货报告，按客人要求的颜色和尺码挑选船样。因中期进度作为头尾衔接的中间段，占据的时间与内容都是整个生产阶段比重最重的，也是最关键的跟进阶段[1]。因此对于不同的订单，中期生产进度跟进的难点与重点不同，要根据具体情况区别对待。对外贸公司的服装跟单员来说，要求尽快熟悉产品的整个生产流程，充分了解整个订单的生产进度和每道工序的生产难点，对一些容易出问题的关键点进行重点质量跟踪和抽查，对关键工序一定要增加抽检频率，及时将发现的问题反馈工厂，并跟进解决的办法，尽量将问题消灭在出现的萌芽状态。

3.3 大货后期生产阶段

大货后期生产阶段是指大货服装完成80%的缝制工序，进入整烫、检验、包装，直至装箱送货进仓的过程。

跟进的内容和重点：服装的抽检和检查→吊牌、贴纸等辅料用法是否无误→衣服包装是否正确→装箱是否符合要求、箱子高低如何→箱唛填写是否正确→送货日期和送货地点→挑选大货留样，认真书写中期或终期验货报告。这个阶段跟进的重点还是服装工厂的生产进度和质量。如果跟进的服装工厂前期与中期的进度和质量控制的好，那么后期跟进就相对轻松些，但也不能掉以轻心，要认真地做好尾部的质量监控，把好进度关的同时把好质量关。尤其是最后生产阶段，是产品成品检验出货前把关的关键阶段。如果前期与中期进度和质量控制不好，则将生产的压力延续到尾部，后期生产将困难重重[1]。这时有的工厂要临时找外发工厂加工，或要连续加班和开通宵来进行赶货，不得已还要进行空运，这样既要承担赔付空运费，又要影响衣服的质量，从而引起客户的索赔。如果因为各种原因而不幸导致后期生产进度延误，作为外贸公司服装跟单员一定要尽早了解情况，一方面要协助工厂积极采取各种措施来解决，另一方面应尽早告知公司业务员，让其及时与客户沟通，争取客户的谅解，协商适当延长交货期，以确保按质按量按时的圆满交付订单。

4 跟单的注意事项

外贸服装跟单员在整个服装的跟单过程中，要注意3个问题：一是合理抽检。在对服装进行抽检时，要根据不同工厂的技术水平、不同服装款式的类型、特点、大货数量等，对其按照不同比例抽取一定的数量来进行检查；要根据不同的生产阶段进行初期、中期和终期的查货抽检，以便及早发现问题，解决问题。每次的抽检结果，均要认真书写书面验货报告一式二份，并让工厂有关人员签字；二是注意沟通，避免对立。在检查各个阶段的样衣和抽检大货服装的过程，也是外贸公司和服装工厂保持密切良好沟通的过程，大家都应在相互合作和尊重对方的基础上进行友好沟通。在对存在问题的描述时，应特别注意文字的措词，用对方容易接受的语气，既要明确指出存在的问题及严重性，也要提出要求对方改进的目标。四是多与自己公司的业务员沟通。在跟单过程中，对样衣和大货订单的进度要及时汇报，对存在的问题要及时沟通，以取得业务员的理解、支持，以便保持同客户的及时沟通。如果客户对大货有反馈意见，要及时总结经验教训，以避免下次重蹈覆辙。在和不同的工厂接触的过程中，要注意留心观察和积累，在服装的报价、质量、交货及时性和做单配合等方面要多方联系和比较，尽量寻找和服装款式相适合的供应商做单，平时还需留心是否还有其他更合适的供应商作为储备。

[1]庄鹏姬.服装跟单员全程跟进生产进度的重点与技巧[J].针织工业，2012（1）：58-59