刍议文秘工作与档案管理的一体化

姚新颖 （吉林省双辽市人力资源和社会保障局 136400）

文秘工作具有较强的综合性、专业性和实践性。档案管理是文秘工作的重要内容。1文秘工作与档案管理是相辅相成的密切关系，二者同时也是行政管理工作当中的主要组成部分。与此同时，档案管理工作也是文秘工作的一部分。实践证明档案管理工作离不开文秘工作，因为，没有文秘的前期准备工作，档案管理工作也是无法顺利进行的。有效地将文书、档案实施体化管理是推动办公自动化进程的有效途径。作做好文秘工能为档案工作提供良好的条件，而档案工作反过来对文秘工作进行检验，促进文秘工作规范化。现就文秘工作和档案管理一体化，谈一些粗浅的认识和看法。

一、文秘工作与档案管理之间的相互联系

文秘工作是文书、秘书工作的统称，是组织部门日常工作的重要组织部分。它既是实现部门职能的重要手段，又是承上启下，联系内外，沟通左右的纽带，对领导工作起着参谋和助手的作用。它的基本任务是：正确地建立文书处理工作秩序，及时、准确、安全地处理来往文书；辅助机关领导者处理日常活动中的政务事项；密切机关之间、上下之间的联系。文秘工作的任务同机关内部机构的设置和机关领导如何使用而有所不同，其具体工作包括：文件收发、登记和处理、文件承办和催办检查，文件起草和核稿，文件缮印和校对，文件传阅和管理，文件清缴、移交和销毁，文件立卷和归档，机要文件的传递，为领导人准备和综合参考材料，调查研究，会务组织，政务接洽，印信管理，人民来信处理，领导交办事宜等。文秘工作与档案管理存在着相辅相成的关系，档案管理是文秘工作重要构成部分；档案工作离开文秘工作的支持，有了文秘工作的前期准备档案管理工作才能够顺利实施。2现在的机关单位，一般都是秘书兼职档案管理人员。因此，一个合格的文秘工作者，必须具备专业的档案管理知识。

二、文秘工作与档案管理一体化的意义

相关文献认为文档的一体化是信息化时代产物。所谓一体化就是指从公文处理与档案管理的连续性与整体性规律出发，并与计算机技术有机地联系按照相应的规范与标准组成综合性的管理系统，从而对公文处理与档案的“存储、控制、加工、传输”，实现对公文与档案管理上的整体优化。3文档一体化的实现具有重要意义。它使档案事业的关注焦点从文件实体转向文件形成过程；从注重分散的个别文件的性质和特征，转向关注导致文件产生的业务职能、活动、任务、事物处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，挑选出反映其主要工作活动的文件加以保存；从对文件实体的整理、编目和保管，转向根据信息系统和形成者在相关文件之间的有机联系进行整理；档案馆从希望与文件形成机构合作的“恳求”机构，转变成为一个监督形成者及维护档案文件活动的审计机构；档案馆建筑从文件保管基地转变为一个便于公众利用各种文件的信息中心。4

三、实现文秘工作与档案管理一体化的措施

对于文秘工作和档案管理一体化实现而言，本文认为要做好这样几个方面的工作。第一，是质量管理意识的树立。这是因为无论是文秘工作，还是档案的管理工作，其过程中都要树立质量第一的观念，明确自岗责任。第二，要制定与执行质量标准。第三，要进行组织机构地完善，进行优秀工作队伍的建立。第四进行有效管理制度的相关工作程序建设。第五引进与运营现代的设备与技术。

综上所述，文秘工作和档案管理两者间的关系是相辅相成的关系，并且二者还是行政管理工作中较为主要的组成部分又密不可分。档案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者综合素质的一个有效手段；在实践工作中档案管理工作是离不开文秘工作的，如果没有文秘在前期阶段地准备工作那么档案的管理工作也是无法顺利进行的；有效地将文书、档案实施一体化管理是推动办公自动化进程的有效途径。并且认为实现文秘工作与档案管理一体化必须要树立质量管理意识，要制定严格的质量标准，要完善文秘与档案的组织机构并建立一支优秀的工作队伍；要建立较为有效地管理制度，规范相工作程序并依靠先进设备与技术优化文秘和档案管理工作。

注释：

1.陈建林主编.文秘与档案管理[M].人民邮电出版社，2011.09

2.章俊豪. 文秘工作与档案管理工作的关系[J].中外企业家，2013（33）

3.孙荣，杨蓓蕾，徐红等著.现代办公室管理.复旦大学出版社，2012.02.

4.陈祖芬主编.秘书文档管理.中国人民大学出版社，2011.07.

[1]张瑞丽.现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].中国科技信息.2011(07)

[2]惠芬，王永君.信息时代的文秘工作与档案管理工作[J].宝鸡文理学院学报(社会科学版).2006(06)

[3]余红梅.如何做好文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].陕西档案.2007(05)

[4]王瑛.实现文秘工作与档案工作一体化——提高企事业单位档案质量的思考[J].云南档案.2008(04).