浅析水利工程档案中电子档案与纸质档案的差异

□李俊莲（河南省水利勘测有限公司）

0 前言

随着计算机技术迅猛发展和普及应用，出现了大量的电子文档，传统的纸质档案管理模式和利用方法也随之发生了很大的变化，对此，文章对水利工程档案中电子档案与纸质档案管理中存在的差异作一下比较。

1 电子档案与纸质档案管理方法的差异

1.1 归档上的不同

1.1.1 归档时间不同

电子档案归档时间具有随意性，它既可以在工程项目完工后随时归档，也可以在某一工程周期统一归档，由施工部门在文件形成后按照归档要求通过网络传送给档案部门，也可以通过光盘、移动硬盘或U盘交给档案部门，而纸质档案归档时间是文件形成后第二年上半年归档和工程结束后归档。由档案工作人员接收登记。

1.1.2 归档方式不同

纸质档案归档是很直观的，容易辩认。电子档案在形成过程中必须要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，这样才能保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件是最原始的、最真实的、最准确的。

1.2 环境条件影响的差异

1.2.1 温、湿度影响的差异

经科学实验证明，纸质档案保存标准温度为14~24℃，相对湿度为45%~60%，高温高湿会使纸张发生水解或氧化反应，导致字迹发生扩散、洇化现象。电子档案的适宜温度为17~20℃，相对湿度为35%~45%，该载体在温度过高过低的情况下，易膨胀或收缩变形，影响信息数据的读写。

1.2.2 光线和灰尘影响的差异

对纸质档案而言，光线会使纸张的强度降低；灰尘会给纸张带来霉菌和磨损，使纸张发生粘结，但可以通过修复恢复其所记录的信息，而对电子档案载体损坏很大。强光能使电子档案载体材料发生光氧化反应，破坏磁性载体的稳定性，影响信息读写效果；灰尘携带的霉菌中分泌的酶、有机酸会使电子载体所记录的信息无法读出，数据丢失；所含的化学成分对电子载体腐蚀、降解。载体一旦损坏，则很难恢复，使电子档案失去保存价值。

1.2.3 磁场和磁性物质影响的差异

对纸质档案没有任何影响，而对电子档案的影响很大，会使电子载体消磁或磁化，造成信息丢失或无法读出。

1.3 利用的途径和方式不同

1.3.1 利用途径不同

对纸质档案而言，用户可以直接利用原件，也可对档案副本和档案信息加工品进行利用，其载体具有相对的稳定性，文档中的文字有个人字迹特征，还有书写墨迹的新旧之分，不容易篡改和伪造，而电子档案是通过网上咨询、网上的档案展览和网上借阅等途径进行利用。

1.3.2 利用方式不同

纸质档案可以给需求者提供阅览室阅览、档案外借、制发档案复制件、制发档案证明、档案咨询等利用方式，而电子档案利用上不受时间和空间的限制，用户可以利用网上开放档案，利用计算机对数字化的档案进行多种形式的信息处理和分析，不仅可以阅览原件，还能够对其中信息进行统计、分类、打印、复制等，满足用户的需求。档案管理人员还可以对电子档案按照一定专题进行编辑，形成档案汇编或其他形式的编研成果提供给用户利用。因为电子档案容易更改、复制和信息的共享，所以要使用计算机的限读功能，反删改，反复制，反销毁功能，才能防止泄密，其利用方式是通过计算机上的用户界面利用，还可通过网上传输和所需档案信息的光盘、U盘等提供利用。

1.4 使用效率上的不同

纸质档案利用时需要经过检索、调档等程序，才能查到所需要的档案，而电子档案利用时只需输入相关的检索词，就可以快速、准确地查阅到所需要的档案文件。在利用所需档案时，比纸质档案要简单、快捷得多，因而提高了档案的使用效率。

2 电子档案与纸质档案载体寿命的差异

纸质档案寿命长短主要取决于所用纸张纤维素的性质，纸张纤维素在特定条件如强光、高温、高湿、酸、酶等情况下，会发生水解和氧化反应，降低纸张强度，缩短纸张寿命，但只要我们在档案保护过程排除以上因素，就可以使纸质档案的寿命大幅延长至千年之久。而电子档案载体是光盘和磁性物质。光盘是利用激光进行信息存取的，构成光盘的碲、碲合金、硒、碳铝等化合物材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，在激光热效应下易物化变形。磁性物质载体的支持体聚酯底基，很容易产生静电而吸引尘埃，导致载体卷曲变形、容易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等特性；连接底基和磁粉的粘连剂，具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，影响信息再现；磁性载体记录信息和显示信息的决定因素是磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度，它极易受外磁场影响，而导致磁性载体退磁、消磁等。与纸质档案载体寿命相比短得多，一般仅为5—15年。

3 电子档案与纸质档案技术寿命的差异

纸质档案一旦形成，所使用的纸张、形成字迹的材料、字体的形状和内容就永远结合在一起，不会再有任何变化，其寿命就由书写纸张的质量、字迹材料的选用及形成的字迹和保存的环境因素所决定。而电子档案的寿命与载体的利用和保护环境条件有关，还与设备技术环境有关。因为电子档案是按照一定格式储存在载体上的，只有通过计算机系统识别才能读取。一旦设备技术环境发生变化，则载体上的信息就无法读出。因此，电子档案在硬件设备更新换代时，必须及时做好电子档案的一系列转换工作，以便技术发展后，仍能读取以前存储的档案，确保信息资源利用。

4 电子档案与纸质档案其它方面的差异

4.1 占用空间不同

纸质档案随着时间会年年递增、馆藏不断增加，所以在馆藏上要占据大量空间，档案管理者在保存、管理和利用中需要耗费许多体力和精力，而电子档案载体具有信息存储量大，体积小，占用空间小、密度高等优点，与纸质档案相比节约空间、节省体力和精力。

4.2 资源共享不同

对纸质档案而言，用户在同一时间借阅时，只能被一个用户利用，其他用户就无法查阅，在共同使用上它不具有可共享性，但电子档案可以不受时间、空间的限制，多人同时共享同一份文档。

4.3 法律效力不同

纸质档案的字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪，容易判别，其证据作用和法律效力已无异议，而电子文件起草、印发、使用、保存等整个过程都在计算机上进行，修改后不留任何痕迹，不易判断和确认极易失真，它的完整性很难保障，电子档案的可靠性及法律地位一直为人们所怀疑。

5 总结

总之，只有充分认识电子档案与纸质档案的本质差异，才能做好电子档案的管理，维护电子档案的安全，使其与纸质档案共同为水利工程建设提供更高效的服务。

[1]付潇.浅谈纸质档案与电子档案在保护技术上的差异[J].黑龙江档案,2012(2).

[2]谢维丽.浅析加强电子文件的管理[J].中国科技信息,2005(9).