研究生档案管理的现代化之路

李洪梅

摘 要：文章从研究生档案管理的现状入手分析研究生档案管理的社会性、系统性、综合性、通用性和复杂性，在此基础上分析研究生档案管理存在的问题，并就研究生档案管理提出建议和对策。

关键词：研究生 档案管理 现代化

近年来，我国研究生大规模扩招，社会就业压力突增，报考研究生人数越来越多，越来越多的人选择深造，各个研究生培养单位的研究生规模不断增加，无形当中对研究生的档案管理提出了严峻的挑战，研究生档案管理手段现代化越来越被各研究生培养单位需求，同时，各个研究生培养单位也在不断摸索档案管理现代化之路。

一、研究生档案管理的特点

1.研究生档案管理的社会性。研究生教育的目的是培养人才，研究生来自社会，毕业后又要走向社会。研究生的档案资料，反映着研究生的学业、学历、思想政治素质等方面情况。

2.研究生档案管理的综合性。除了学术教育，还有针对性的社会实践活动。研究生档案除了反映研究生个人信息，还包括实践活动等各种综合档案。

3.研究生档案管理的系统性。研究生档案材料种类过多、数量大，能够成为一个独特的档案管理系统。既有纸质载体，又有音像材料和电子档案材料。

4.研究生档案管理的通用性。研究生教学档案管理存在着共同的特点，某一专业的教学大纲、教学计划和课程设置可在不同培养单位同时使用，还可以对其他专业起到一定的借鉴和指导作用。

5.研究生档案管理的复杂性。由于研究生招生规模不断扩大，研究生档案越来越呈现出数量急剧增长、内容逐渐丰富、类型日趋复杂、需求日益提高等现象，给研究生档案管理提出了新的挑战。

二、研究生档案管理的现代化之路存在的问题分析

（一）学生档案内容不统一，规范性较差

1.研究生分为学术型和专业型两类，研究生的档案管理内容侧重点也应有所不同。

2.研究生生源不同于本科生，既有应届的本科毕业生，也有着往届毕业的在职人员。研究生来自不同学校，在其档案最初记录时期有着很大的差异性，档案管理花费的成本更多。

3.研究生档案中包括研究生的学籍、培养、学位、思想品德和实践创新能力等信息，而这些信息同时涉及研究生培养单位的多个部门，很难做到及时归档、存储。

（二）研究生档案管理人员的素质有待提高

研究生档案管理人员是档案管理的主体，直接决定着研究生档案管理的水平和绩效。研究生档案管理既具有服务性和科学性，同时也有着复杂性和烦琐性。

（三）研究生档案管理方式相对落后

目前大部分的档案仍然是纸质材料，一方面不利于保管，另一方面给档案的查询设置了障碍。

（四）研究生档案管理的单向性

研究生档案填写由研究生管理部门完成，研究生档案的交接也是直接通过调档函进行公对公的发送与接收，这就导致了研究生并不能完全了解其档案里面的内容和信息，与研究生紧密相关的个人档案似乎与本人一点关系也没有，透明度不够，这一点是目前档案管理过程中存在的通病。

三、研究生档案管理现代化发展建议

第一，统一建档标准，明确研究生档案的内容和范围

研究生档案是研究生未来走向工作岗位的人事档案的基础，国家相关部门应该制定适合研究生使用的统一建档标准、统一的档案内容，并进行规范化管理。

第二，提高研究生档案管理人员的综合素质

研究生档案管理人员首先要有高度的责任感和职业道德修养。其次要提高档案管理的业务水平，学会利用现代化科技知识应用于档案管理。

第三，完善研究生档案管理体制

研究生档案管理人员应定期考核业务工作。档案管理工作人员的调动不应该过于频繁，确需调动的工作人员，应做好工作交接。还应该定期让研究生查看了解其档案内容，这样可以防止一些不必要的失误。

第四，充分利用办公自动化和网络，实现档案管理的信息化档案管理

信息化也是档案管理之路上的一个里程碑，是档案管理现代化的必然趋势。

由于我国特有的情况，导致我国研究生档案管理还存在着巨大的地区差异。但是，档案管理现代化是档案发展的必然趋势，随着我国对档案管理工作越来越重视，研究生档案管理工作必将迎来一个新的时期，但是，不可否认，研究生档案管理现代化之路仍然任重道远，这就要求档案管理人员在新时期要不断利用新科技提升业务水平，提高自身业务素养。

参考文献：

[1]李润红.研究生新生档案管理中主要问题及对策思考.云南农业大学学报，2011（5）

[2]王娟.高校研究生档案管理现代化探析.教育研究，2009

[3]郭小青.高校研究生档案管理与利用.内蒙古农业大学学报，2009（1）endprint