论ERP环境下企业采购管理机制的变革

鲁少勤

(常州信息职业技术学院 江苏常州 213164)

0 引言

制造企业都具有产品生产加工的过程，而物料的采购业务则是对生产过程的保障，为了准时交货满足客户的需求，要求企业的采购部门必须及时地采购到生产所需的各项物料，保证生产制造过程的顺利完成。自从20世纪90年代ERP的管理思想出现以来，在全球掀起了一场关于管理思想和管理技术的革命，越来越多的企业开始引进ERP先进的管理思想和系统，将它运用到实际管理工作中，借助其现代化的计算机管理手段和方法，不断提高自身的管理水平和企业的综合实力。而在ERP系统中提供了供应商计划这种采购管理工具，可以大幅度地提高企业采购工作的效率。

1 供应商计划管理

1.1 供应商计划

按现代供应链的管理思想和经营理念，制造企业与供应商的关系不再是简单的采购与供货的关系，而是一种长期合作的伙伴关系，双方建立一个长期的供需协定，按照供需协定的内容进行需求方与供应商间的采购和生产协同。在双方协定的时间范围内，把长期的供需合同与短期的采购订单结合起来，一次签订供需合同，分期多次采购，这就是采购计划，俗称供应商计划［1］。

企业的物料采购计划和车间作业计划一样，都属于MRP系统的输出数据，它是企业采购系统的一部分，用来维护采购订单的物料名称、数量和需求日期。企业使用MRP系统后，能够向供应商提供一个长期的采购计划(一般为6～8个月)，并且此采购计划在企业ERP系统中，随着每次MRP系统的运行而不定期进行更新，从而保证采购计划的准确性和有效性。基于ERP系统中物料管理系统的提前期计划是对未来采购周期的预测，在实际执行采购的过程中，可能会有误差。有了供应商计划，供应商可提前了解制造企业尚未下达的采购订单，使供应商能够提前做好物料的准备和生产，当制造企业下达订单后，供应商可以更好地履行采购计划。

1.2 计划展望期

供应商计划的计划展望期一般分为三个时域:①冻结时域，在最近的一段时间内，采购订单已经下达给供应商，并且供应商已经生产并准备供货;②需求时域，在冻结时域之后，采购计划已经下达给供应商，但供应商并未生产或生产计划尚未执行;③计划时域，在需求时域之后，制造企业仅仅向供应商提供参考的物料需求信息，未进行订货意向的确定。三个时域的划分对制造企业和供应商都有较大的影响，在冻结时域中，由于采购计划已经确定并执行，这时的采购订单不能进行变更;在需求时域中，双方的供需意向已经确定，但供应商并未执行，这时的制造企业可以对以前确认的采购订单进行细微变更;在计划时域中，由于未下达采购订单，对供应商的物料采购可以做大幅度变更。

如果企业中没有供应商计划和及时变更的工作环境，那么当采购提前期出现变化时，如:某项物料的采购提前期从6周变更为8周时，那么，第7周和第8周的采购订单将来不及下达，供应商也将无法及时供货。但在ERP环境下，制造企业使用了供应商计划管理，供应商可以在前8周内知道制造企业的采购需求，即使物料的采购提前期发生改变，也能够对供货计划作出预先的安排，以满足制造企业的采购需求。在整体供应链的管理思想中，供应商计划还可以作为供应商的能力需求计划，对于供应商来说，事先知道了客户的需求计划信息，就可以安排相应的生产计划和能力计划。供应商计划的计划展望期如图1所示。

图1 供应商计划的展望期

图1中，第1个月为冻结时域，以周为时区单位，冻结时域内物料的需求数量已经确定，供应商对此时域内的需求信息已经下达至车间进行生产或已经发货(执行)，并要确保本时域内制造企业的物料供给。第2个月为需求时域，也以周为时区单位，由于供应商的计划还未执行，制造企业的物料需求还可以进行微调(也即供应商的生产计划未被执行)，但不能违反双方签订的合同而取消订单。在需求时域之后，第3～6个月为计划时域，以月为时区单位，在这些时区内，制造企业仅要求供应商确认有能够采购需求的物料和这些物料的生产能力。

在供应商计划中，以周为时区来进行采购订单的下达，这其中包括了在采购提前期内已下达的采购订单、提前期外已确认的采购订单和未来向供应商采购的物料需求意向，这些计划既可以给供应商的能力作业计划提供需求来源，也为制造企业的采购计划做出长期规划。

2 ERP对采购管理机制的转变

2.1 管理理念与沟通手段的变革

1)厂外车间管理理念的变革。在制造企业的采购管理中，采购提前期的确定是个比较困难的问题，一旦物料的采购提前期发生改变，将会使需求的物料不能及时下达订单，从而导致物料短缺现象的出现。当供应商未完成的订单增多时，他们会给制造企业报个较长的提前期，而客户为满足在较长提前期内的物料需求，将订购更多的物料，从而又进一步增加了供应商的订单积压，提前期也将再被延长。解决这一问题的方法就是物料的需求企业做出相应的供应商计划。

随着计算机信息处理能力的增强，使用ERP系统制订供应商计划，把供应商看作“外部工厂”，为供应商提供制订其能力作业计划和物料需求计划的信息，从而保证企业的物料采购需求。企业在几个月之前把预期计划转化为供应商工作中心上的标准工时和生产能力，这就意味着供应商的工艺路线已经在物料需求企业的外部工作中心中，在实际操作中，有些企业甚至给供应商发放派工单，而这些派工单日常只发放给自己的工作中心，现在发给供应商，以保证供应商计划的及时更新。

2)信息沟通手段与方法的转变。对于制造企业来说，供应商计划是一项非常重要的工作。在ERP系统出现之前的1973年，一篇有关美国Tennant公司的文章指出，检查4 000份采购订单中，有3 200份的需求日期是无效的。使用ERP系统的企业采购中，向供应商提供的是所需物料的到货日期，这个日期是否有效是衡量计划执行结果的重要标志。在系统中输入错误的信息，将导致供应商计划将毫无意义，也将导致供应商的供货计划和生产计划不能准确执行。使用ERP系统中的MRP工具，对供应商的供货准确率和及时性可以明确地按计划日期进行检测，并可以全程跟踪供应商的供应计划和执行情况。企业与供应商的通信过程见图2。

图2 企业与供应商的通信过程

通过ERP系统，供应商计划可以成为供需双方沟通的渠道，把需求企业的生产计划作为供应企业的需求来源，从供应链的两端实现企业与企业之间的信息共享，从而提高供应商供货的准确率。高度的信息共享，不但提高了企业采购和生产的工作效率，保持双方的伙伴关系，还能实现企业管理理念与管理方式的变革，使得供应商、制造企业以及客户之间形成了虚拟企业的供应、生产和销售部门，企业和企业之间的信息传递变成了虚拟企业内部部门之间的信息交流。

2.2 ERP对采购管理的影响

1)ERP可以帮助企业明确与供应商的合作关系。企业与供应商的关系，既是买卖的关系，又是相互合作的关系，在传统管理阶段，后一种关系表现得并不是太明显。企业处于供应链管理时代，企业与企业之间共享市场信息，消除不必要的库存，共同提高盈利能力是共同的目标。ERP项目的实施与应用，为实现这一目标奠定了技术基础。如在物料的库存管理中，采购提前期是个重要的技术参数，但在传统手工管理方式下，采购提前期一直就是一个模糊的概念，特别是在企业生产不均衡的情况下，采购提前期就更难说得清楚，这就人为增加了供应商的供货困难，造成供货的不及时，影响了企业的正常生产、产品正常投产以及对客户的送货，从而影响到双方的共同利益［2］。

2)ERP可以帮助企业实现规范化的采购管理。ERP系统中的采购管理，符合企业物资采购管理的相关规定。如企业一般规定物资采购应实行分级管理，而ERP系统中的采购管理可进行多级权限与审批设置;企业一般要求实行比质比价采购，而ERP系统中的采购管理可进行询价报价、管理供应商文件，对供应商进行业绩考核;按企业实施ISO9000质量体系论证的要求，必须对供应商进行合格供方认证，而ERP系统可进行供应商的选择，进行相关业绩考核;企业一般都实行物资的分类管理，而ERP系统可实现物料分类;一般企业都会进行采购数量控制，而ERP系统可通过物料清单(BOM)加以控制;企业都规定未经质量检验的物料不得入库、不得结算，而ERP系统可通过要求采购单、入库合格单、发票相一致来保证［3］。ERP系统中采购工作的职责与工作对应表见表1所示。

表1 ERP系统采购工作职责表

3)有利于控制采购成本，提高企业的盈利能力。采购成本的下降对企业利润的增加具有突出的作用。降低采购成本有多种不同的方法:①在ERP系统中可以针对不同的物料采取不同的订货策略，如有的物料的订货量以将库存补充至最高库存为宜，而有的则适宜于按订单进行采购，也有的是按库存的平均消耗量和一定的采购周期来确定采购量;②可通过改变库存管理的策略来实现，如实行供应商管理库存，由供应商来实现对库存的连续补充;③就是加强信息的交互，企业采购部门下达给供应商的采购订单，对供应商来说就是它的销售合同(订单)，企业采购部门就要与供应商的营销部门、生产部门等加强联系，互通信息，以保证最终客户产品的顺利产出和及时交付［4］。

3 结束语

随着企业管理理论的发展和市场竞争的加剧，企业的管理模式逐步走向虚拟企业和协同商务。企业实施ERP系统，利用MRP系统所产生的采购计划来制订供应商计划，将这种先进的管理机制应用到企业的采购业务中去，不但可以保证物料供应的及时性和准确性，同时也利用ERP系统作为双方信息沟通的渠道和桥梁，构建了企业与供应商之间的伙伴关系，提高企业对市场的反应速度，保证了企业对客户的准时交货，实现企业综合竞争力的提升。

［1］ 中国就业培训技术指导中心.ERP工程师职业能力认证培训教程［M］.北京:人民邮电出版社，2007:136-137.

［2］ 宋卫.企业资源计划原理与实施［M］.北京:机械工业出版社，2006:157-158.

［3］ 卫荣太.ERP对企业采购管理的影响［J］.经济研究导刊，2013(21):16.

［4］ 孙仁宝.ERP对采购管理带来的效果［J］.经营管理者，2011(8):237.